如何做好職務分析

不過，一般企業，如中小企業只要使用定性分析方法，進行初步的職務分析就足以應付日後的人力資源管理各項工作了。

下面就以乙個擁有30人以上，500人以下，集開發、生產加工、維修、銷售為一體的中小型電子科技企業為例，詳細談談使用定性分析方法，如觀察法、訪談法、關鍵事件分析法等，開展職務分析工作的關鍵步驟和技術規範。

步驟一：各類職務資訊的初步調查

1．瀏覽企業組織已有的各種管理制度檔案，和企業組織的主要管理人員進行交談，對組織中開發、生產、維修、會計、銷售、管理等職務的主要任務、主要職責及工作流程圖有個大致的了解。

2．準備乙個較為粗略的提綱，並確定幾個關鍵的工作崗位和事件，作為深入訪談和重點觀察分析的參考、指南。

3．列出各職務的主要任務、特點、職責、要求等。

步驟二：工作現場的初步觀察

1．對預先確定的關鍵或不太熟悉的工作崗位、現場進行初步觀察。

2．工作現場的初步調查的目的是使分析者熟悉工作現場的工作環境、條件，了解工作人員使用的工具、裝置、機器，一般的工作條件、工作內容、工作環境特點及工作崗位對工作人員的要求和工作職責。

3．對複雜或不太熟悉的工作裝置、流程、環境及條件親自進行觀察了解，便於進一步分析。

4．最好由熟悉相關工作崗位的人員或由任職人員的上級陪同參加現場觀察，便於了解個工作崗位的情況，並可隨時得到有效的諮詢。

步驟三：深入訪談

1．確定深入訪談的物件，主要是該職務的實際擔任者，如技術開發、維修、銷售人員等，他有責任完成此工作崗位的各項任務，對調查人員了解職務資訊最為直接詳盡；其次，應選擇職工中的典型代表作為訪談物件，如部門經理；當然，關鍵崗位的管理人員也是十分必要的，如總經理、總經理辦公室主任等。

2．根據初步的調查、了解和所應收集的職務分析資訊要求，制定較為詳細的結構化訪談提綱。比如，針對電腦光碟機維修這一職務，就可以提出這樣的訪談問題：光碟機維修一般包含哪些程式？

每一維修程式具體應做些什麼？作為乙個光碟機維修人員應掌握哪些知識？作為乙個光碟機維修人員的心理、生理、及手腦技能主要應有哪些要求？

工作中需要哪些人的配合？疲勞情況怎麼樣？維修工作對工作環境、工作條件有什麼要求？

……3．第一次的談話物件最好是基層的管理者，他們能更好地提供有關工作的情況，並能將職責與職務很好地聯絡起來。其次，是從事某一職務的具體工作人員。在這個訪談的過程中，要不斷與關鍵管理崗位的人員溝通。

4．每天的談話物件最好不要超過兩人，談話時間每人不超過三小時，談話過程中最好有較為詳細的記錄，便於分析。

5．針對某一關鍵事件，如顧客投訴公司的產品質量及售後服務，召集各部門關鍵人員進行座談，就可以深入了解開發、生產、維修、銷售等職務的職責要求及存在的問題等。

步驟四：工作現場的深入觀察

1．深入觀察工作現場，主要是為了澄清、明確或進一步充實通過前期調查和訪談獲得的資訊。

2．深入觀察工作現場之前，應擬定需明確的有關問題、資訊，如想弄清：每人每天能維修多少臺光碟機？維修質量怎麼樣？一般工作多長時間後會出現疲勞現象？等等。

3．深入觀察工作現場，最好仍由最初陪同觀察和訪談的基層管理人員一同參加觀察。

4．深入觀察，不應僅僅停留在觀察上，應工作人員多交流，並不斷諮詢相關人員。最好有錄音機進行記錄。

步驟五：職務資訊的綜合處理

這一階段的工作較為複雜，需要投入大量的時間對材料進行分析和研究，必要時，還需要用到諸如計算機、統計分析等分析工具和手段。

1．對根據檔案查閱、現場觀察、訪談及關鍵事件分析得到的資訊，進行分類整理，得到每一職務所需要的各種資訊。

2．針對某一職務，根據職務分析所要蒐集的八點資訊要求，逐條列出這一職務的相關內容。即為初步的職務說明書。

3．職務分析者在遇到問題時，還需隨時與公司的管理人員和某一崗位的工作人員進行溝通。

步驟六：完成職務說明書的撰寫

1．召集整個職務分析工作中所涉及的人員，並給每位分發乙份職務說明書初稿，討論根據以上步驟所制定的職務說明書是否完整、準確。討論要求仔細、認真，甚至每個詞語都要認真斟酌。職務分析專家應認真記下大家的意見。

2．根據討論的結果，最後確定出乙份詳細的、準確的職務說明書。