第11講如何對下屬做溝通、協調工作
【本講重點】
會談溝通的準備
會談溝通的注意事項
會談溝通的方式與程式
會談溝通的技巧
會談溝通的準備工作
在會談溝通前，上司應做好準備工作與前導工作：
◆依企業組織系統，收集下屬的有關資料如姓名、職位、職責說明、目標內容、評語等；
◆事先作必要的調查，充分了解下屬的目標及業務；
◆發放目標卡給下屬。此卡在制定目標會談（第一次會談）時，由上司交下屬填寫；
◆事先總結出修改部屬所定目標的理由或說明；
◆擬定面談的計畫，再次詳讀部屬以往的目標記錄表；
◆發出通知，約定會談日期。
會談溝通的注意事項
上司要順利同下屬進行良好的溝通，就不能忽視下列注意事項：
◆上司平時就要與部屬保持良好的溝通關係；
◆氣氛輕鬆，態度認真；
◆任何會談均應是一項有準備的會談,而非臨時的湊數；
◆上司對事情的看法要旗幟鮮明，處理問題則應有幽默感；
◆應該讓部屬多說話，而對於不善辭令的部屬，則要誘導其發言；
◆保持平等立場，如果部屬有自卑感，應設法消除；
◆使部屬多思考；
◆產生意見分歧時，切勿意氣用事，也不要爭論——只有冷靜下來才能產生正確的結論；
◆會談應有書面記錄；
◆會談環境宜寧靜，不受外界干擾；
◆利用會談機會，提供情報資料，使部屬擴大眼界；
◆把握要點，發掘問題；
◆培養部屬有承擔責任及嘗試失敗的勇氣；
◆上司要顯示完成目標的決心和協助部屬克服困難的勇氣。
會談溝通的方式與程式
1．會談溝通的方式
◆按接觸方式分直接溝通（直接會談）與間接溝通（間接會談）
◆直接會談是指上司與部屬面對面直接商定工作目標；間接會談則間接進行。
◆間接會談，是在企業龐大，分支機構多，直接會談有困難時，通過文字材料按行政程式，事先頒發總目標的有關資料，使各級人員研閱，事後把各級下屬目標的調整意見發回。若能把握激勵的要領，擅於誘導，同樣可以制定合乎目標原則的目標。不過，由於間接會談以文字傳達為主，文義常有晦澀不明的地方，容易引起誤會或不同的解釋。
◆對於目標制定會談，最好採用直接會談。如果明顯存在困難，則採用間接會談。
◆按接觸人數分個別溝通（個別會談）與集體溝通（集體會談）
◆個別會談有利於開發下屬能力，集體會談可發揮集體智慧型。
◆提高業績型的目標管理，以組織為中心，大多採集體會談方式。
2．雙方溝通的程式
◆上司向部屬說明本單位目標的範圍與方向；
◆事前個別地與部屬討論各人的工作範圍、面臨的一般環境和條件及達到目標的途徑和手段，指出各人承擔的職責；
◆交換意見，聽取下屬對目標的意見和看法，討論下屬最適合的工作專案；
◆徵詢下屬對完成目標的看法；
◆發放目標卡——此卡在制定目標會談後，由部屬填寫；
◆若有必要，約期後再次會談。
會談溝通的技巧
◆力求會談氣氛和諧融洽，保持雙方平等互助的立場，贏取部屬的尊重與承諾。
◆預先通知討論的目的、重要性及時間，使部屬有所準備。時間一旦決定，即應如期舉行。
◆保持會場安靜不受干擾。如果不斷有事插入，不僅無法專心，同時會使部屬以為上司尚有重要事務待辦，或認為上司不重視該討論。
◆態度應誠懇親切，把握下屬優點，適時巧妙地讚揚。
◆誘導部屬多思考、多發言。對不善辭令的部屬，要引導其發言，以便訓練其表達能力；在部屬發言時則應注意傾聽，不打斷、不爭辯、不露懷疑之色，必要時隨聲附和。
◆把握要點，發掘問題，該指點之處應明白指出，切忌含糊不清。
◆保證時間充裕，從容不迫。若草率從事，雙方肯定無法充分溝通，會議效果將大受影響。
◆注意激勵部屬，同時利用機會提供情報資料，使部屬擴大眼界。
◆若討論的問題下屬難以接受，不妨先擱下，在稍後或下次會議時再誘導，不可使用強迫手段。
◆上司要顯示完成目標的決心和協助部屬克服困難的勇氣，以便培養部屬承擔責任與嘗試失敗的勇氣。
◆對會談結果進行書面記錄，以供日後遵行、檢查與考核。
【自檢】
在工作中，你制定目標最少要經過幾次雙向溝通會議？為什麼這樣設定？
【參***】
一般要經過兩次溝通：第一次明示上級目標與方針，討論上司的考慮、打算，以及下屬工作需要改進的地方，以便下屬制定目標；第二次則討論調整下屬目標草案，使之適合個人實際情況。
【本講總結】
溝通是一件藝術性的工作，在進行前要做好準備，熟悉注意事項；在進行中，既要遵循一定的程式和方式，又要掌握一定的技巧。其核心為：上級要始終把自己放在平等、協助的位置上。
【心得體會】
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