辦公室檔案管理制度

第七條檔案袋內檔案的排列。檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計畫、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。

第八條檔案歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重份檔案，需要辦理銷毀手續。

第九條歸檔時間。部門應於活動後一周內，將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔檔案案卷的要求。部門移交歸檔檔案案卷，應符合下列要求：

1、歸檔檔案齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷檔案目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份。

第十一條案卷檔案一式兩份，乙份作為紙製文件儲存，另乙份電子文件儲存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

第十三條經鑑定失去儲存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批准後，按程式進行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹「以防為主，防治結合」的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計畫的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發現對檔案有損壞或洩密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十九條確保檔案、材料的安全，做好保密工作。