辦公室檔案管理制度

為加強醫院辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔(聘請縣檔案局專職人員)

第一條各部門平時要做好檔案的收集、整理，檔案的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

第二條各類檔案材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門檔案立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔檔案案卷的接收歸檔工作。

第三條檔案立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種檔案（包括收、發文電，內部檔案，各種會議檔案，檔案匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁碟等），均屬立卷歸檔範圍。

第四條立卷的原則。遵循檔案的自然形成規律，保持檔案之間的歷史聯絡，區分檔案的儲存價值，便於保管和利用。

第五條立卷方法。根據立卷原則、檔案的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將檔案按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將檔案按其重要性分成公文和一般檔案。

3、分問題。將檔案按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據檔案的不同儲存價值，將檔案按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

（1）永久儲存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文等）有長遠利用價值的檔案，劃為永久儲存。

（2）長期儲存。凡是在相當長時間內部門需要查考的檔案，劃為長期儲存。長期儲存為15年至50年。

（3）短期儲存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種檔案，劃為短期儲存。短期儲存為15年以下。

第六條檔案的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性檔案，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、**件與原件，應組合在一起。

2、會議檔案應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類**檔案，應組合在一起。

4、工作計畫、總結等檔案，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性檔案材料，可根據具體情況進行組合。

第七條檔案袋內檔案的排列。檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計畫、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。

第八條檔案歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重份檔案，需要辦理銷毀手續。

第九條歸檔時間。部門應於活動後一周內，將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔檔案案卷的要求。部門移交歸檔檔案案卷，應符合下列要求：

1、歸檔檔案齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷檔案目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份。

第十一條案卷檔案一式兩份，乙份作為紙製文件儲存，另乙份電子文件儲存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

第十三條經鑑定失去儲存價值需要銷毀的檔案，應經分管領導審查批准後，按程式進行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹「以防為主，防治結合」的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計畫的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發現對檔案有損壞或洩密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十九條確保檔案、材料的安全，做好保密工作。