備用鑰匙管理制度

一、目的

規範備用鑰匙管理工作，確保妥善保管託管的備用鑰匙。

二、適用範圍

適用於物業管理處在非正常狀態下啟用託管之備用鑰匙的使用制度。

三、職責

1、大廈物業管理部負責管理已入駐單元的備用鑰匙管理工作；

2、大廈物業管理處各部門員工須按本制度執行。

四、程式要點

1、管理處可以進行鑰匙保管的範圍

（1）發展商交樓後，業主未入住時由發展商託管的鑰匙。

（2）特定情況下業主託管的鑰匙。特定情況是指：業主確有實際的生活、工作困難確需託管鑰匙，又不至於給管理處工作帶來額外端的情況。

2、發展商託管的鑰匙

（1）物業接管驗收工作結束後，管理處可以根據發展商的託管要求接管未入住單位的鑰匙。

（2）接管過來的鑰匙由服務中心管理員清楚標明鑰匙單位編碼並整齊有序的放置在鑰匙櫃中。

（3）鑰匙的發放工作詳見《入住管理標準作業規程》。

3、業主在特定情況下託管的鑰匙

（1）業主委託保管鑰匙時，管理員應按《業主託管鑰匙委託書》（一式兩聯）要求填寫日期、單位編號、業主姓名、鑰匙數量、托存原因及領取鑰匙的要求等專案。

（2）管理員應特別向業主說明本管理處不承擔為業主保管家庭財產的責任，業主同意後，請業主在《業主託管鑰匙委託書》的「業主簽名」欄簽名確認。

（3）管理員將《業主託管鑰匙委託書》第二聯交業主保管。

（4）管理員將《業主託管鑰匙委託書》上的有關內容登記在《業主託管鑰匙登記表》內，並在託管的鑰匙上貼上標有業主姓名的標識，然後將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙櫃中儲存。

４、託管鑰匙的管理

（1）管理處有維修或空置房管理需要使用託管的鑰匙時，由服務中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續後，將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續的輸程式為：借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數量、預借期、借鑰匙原因、借用人聯絡**等內容，然後簽名確認。

（2）辦理鑰匙退還手續時，管理員應在核對鑰匙數量後，在《借用鑰匙登記表》中標註鑰匙退還日期，並在「接收人」一欄簽名確認。

（3）服務中心主管應安排管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發現借期超過三天不還鑰匙者，應致電借鑰匙部門或個人催還。

（4）當接到丟失或損壞鑰匙報告時，管理員應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經過並報告服務中心主管；服務中心主管與房地產開發商／業主聯絡，徵得同意後，採取補配鑰匙或抵達鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全，管理員將處理結果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。

（5）業主或業主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時，管理員憑《業主證》／領鑰匙人的身份證移交鑰匙給領鑰匙人。同時應在《業主託管鑰匙登記表》中標註移交日期，請《業主／領鑰匙人簽名確認。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業主／業主指定的領鑰匙人時，管理員不得將鑰匙轉交。

５、所有與鑰匙管理有關的記錄應由部門歸檔儲存兩年。

６、本規程執**況作為相關人員的績效考評的依據之一。

五、記錄

１、《業主託管鑰匙委託書》

２、《業主託管鑰匙登記表》

３、《借用鑰匙登記表》

４、《鑰匙管理備忘錄》

六、相關支援檔案

１、《物業接管驗收標準作業規程》

２、《入住管理標準作業規程》