辦公室管理制度

1、總則

為加強對會議時間的控制，提高會議質量，特制定本制度

2、範圍

本會議管理制度適用於公司主辦的各種行政辦公會議

會議分類及組織

（1）公司級會議：參加人員為公司領導班子成員，每週召開一次。會議由公司總經理或總經理指定的副總經理主持

⑶部門會議：系公司各部門、各所屬企業組織召開的工作例會，每週一召開。會議由部門負責人或企業經理主持

⑷專業會議：系公司內部的技術、銷售業務及業務綜合會（如經營活動分析會、質量分析會、生產技術會、生產排程會和安全工作會等），根據需要不定期召開。總部由分管副總經理或總工程師主持，所屬企業由分管副總經理或總工程師主持。

⑸臨時會議：根據工作需要，為解決某些重要問題而臨時召開的會議（如公司職工大會和公司黨、團員大會，以及各種代表大會等）

⑹定期匯報：公司各部門和各所屬企業負責人，每月以書面形式向主管副經理或總經理匯報一次工作。

4、例會執行與安排

⑴公司原則上每週召開工作例會一次。工作例會是各部門溝通資訊的主要渠道之一，也是公司管理決策和實施工作指導的重要形式。為增強公司各部門管理人員的管理角色意識，發展管理人員的交流、溝通能力，每兩周工作例會實行「輪值主席制」，即每次工作例會由公司各部門負責人輪流出任會議主席，負責會議召集和主持。

⑵會議主席制要求輪值主席在會前做好充分的準備，了解本次會議各部門需要匯報或討論的重要問題，形成書面的主持提綱。

5、會議主持人職責

⑴會議主持人應預先將會議內容通知與會者使會議討論有的放矢

⑵會議開始後就議題的要旨必須做簡潔說明

⑶引導討論並在預定時間內作出結論

⑷就會議討論整理出的結論交全體與會人員確認，需表決的應通過表決確認

⑸確定專人做好會議記錄，及時整理會議紀要、編號、下發及歸檔管理

6、會議紀要管理規定

1）會議紀要的形式與簽發

⑴公司辦公例會會議紀要、決議，由行政管理部整理成文

⑵行政管理部根據會議內容的需要在限定時間內完成紀要和決議的整理工作

⑶會議紀要和決議形成後，參會的公司領導班子成員簽字確認

⑷會議紀要發放前應填寫（會議紀要發放審批單）。審批單內容包括紀要編號=發放範圍、主管領導（主持會議的領導）審批意見

⑸會議紀要應有發文號，發放時應填寫〈檔案簽收記錄表〉，並由接收人簽收

⑹會議紀要應分類存檔，並按重要程度確保儲存期限

2）會議紀要的備忘

會議紀要作為公司的重要檔案，備忘已研究決定的事項，發至參加會議全體人員，以便對照核查落實

7、會議注意事項

⑴要求參加會議人員提前5分鐘到場

⑵實行會議人員簽到制度

⑶做好會議內容準備，並做好會議記錄

⑷會議期間會議人員注意力集中，禁止打瞌睡或做與會議無關的事情

⑸會議期間將通訊器材設定在靜音狀態或關機，非緊急事件應盡量避免接**。

附表：會議計畫表附表11-1

會議審核表附表11-2

會議議程表附表11-3

會議通知單附表11-4

會議記錄表附表11-5

年月日編號

審核會議發言要點記錄表附表11-6

會議室是公司舉行會議、接待外賓和客戶的場所，為加強其使用管理，特制定本制度

⑴會議室由行政部歸口管理

⑵各部門需要使用會議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會議室拘役申請方法如下：

①各部門有重要會議需要使用大會議室時，需由會議主管部門事先填寫〈會議申請單〉經行政辦公室主管批准方可使用

②審核之後的申請單需貼於會議室門口，會議完畢後由行政辦公室人員將此單收走

③其他部門如有重要會議與此預約相衝突時，由行政辦公室協調解決

⑶會議室只限公司內部各部門和子公司使用，外單位借用會議室需經公司領導批准，並到行政辦公室辦理借用手續。任何部門和子公司無權將會議室借給外單位使用

⑷各部門和子公司使用會議室需經行政辦公室同意，領取會議嗣後要鑰匙

⑸會議室布置前必須考慮周詳，根據布置任務來確定執行人員，並做好明確分工

⑹會議現場要做好清潔保護工作

⑺會議室一切公物未經行政辦公室主管許可，不得隨意搬離辦公室

⑻愛護會議室的設施，保持會議室清潔

附表：會議室使用申請表附表11-7

年月日會議室使用登記簿附表11-8

1、總則

為保證公司印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發生，特制定本制度

2、印章的刻製、該刻和廢止

⑴公司印章的刻製、該刻與廢止的方案由總經理辦公室和總經理審批。其他單位或人員未經批准嚴禁私自刻製印章

⑵公司各單位內部印章，必須持公司證明，到公安部門指定的刻字單位製作。並由公司總經理辦公室備案

⑶廢止的印章應交總經理辦公室儲存，儲存期限一般為三年

⑷公司的印章在遇到散失、損毀或被盜時，各管理者應迅速向總經理提交說明原因的報告書，由總經理根據具體情況做出處理決定

3、印章的保管與使用

⑴工程專案部實行印章保管、使用登記制度

⑵印章要指定專人負責保管，並存櫃加鎖，要建立印章保管登記冊，載明什麼印章、印文、印模和保管人姓名等項

⑶印章保管人員要明確責任，保證印章的正常使用和絕對安全，防止印章被濫用或盜用。印章保管人員不得委託他人代取代用

⑷一旦發現保管的印章有異常情況或丟失，印章保管人員應及時保護現場並報告有關部門

⑸用印時，印章保管人員首先應檢查是否有部門負責人批准的用印章批單，再審閱了解用印內容，杜絕未經審閱其內容盲目蓋印的現象。每次蓋印都應進行登記。

附表：印章使用申請單附表11-9

使用印章審批表附表11-10

填表人填表日期：年月日

注：除了單位介紹信有存根，發文有發文登記簿而不用登記外，其他每次用印，不論大事或小事都應進行登記。

填表人填表日期年月日

⑴公司職員出差或到外單位辦事，一律持公司介紹信並加蓋公司印章

⑵開具單位介信要先填寫簽批單，經部門批准後，由總經理辦公室據此單填寫介紹信，蓋章後交給需用人

⑶介紹信要編號和存根，存根和發出的信要一致

⑷對未使用的介紹信要及時收回

1、總則

為保證專案施工現場使用的檔案和資料得到有效管理，特制定本制度

2、適用範圍

本制度適用於對公司實施專案管理體系要求所形成的全部檔案和資料，包括適當範圍的外來檔案和資料的管理

3、職責

⑴經理辦公室負責組織貫徹實施本制度

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