遵義芝林大藥房零售連鎖****
質量管理檔案
一目的為了加強對配送後退回藥品、配送後召回、購進藥品退出和退換的質量管理，明確各部門職責，特制定本制度。
二適應範圍
本制度適用於公司配送退回和購進退出藥品的管理。
三相關規定
3.1退貨指令的下發
3.1.1任何商品的退倉、清場及退貨指令統一由質管部下發，其他部門不得向門店或庫房下發指令；如果是廠商通知採購部要求退貨或清場的，採購部應使用書面方式（qq或《工作派遣單》）告知質管部，然後由質管部下發退倉、清場或退貨指令。
3.1.2 質管部在向門店下發退貨通知時務必要同時告知物流部負責人和退貨員以及採購部，並明確規定門店或倉庫的退貨期限以及退給廠商的期限，以利於退貨員考核；
3.1.3門店在接到退倉或清場指令後應在規定時間內辦理退貨，退貨時應填寫《退貨記錄表》，並在退貨包袋上註明門店、件數及退貨人，同時每件包裝內必須附有退貨記錄。
3.1.4門店商品出現積壓或滯銷可以申請退貨，退貨時應先填寫《退貨申請表》並經採購部、商管部、質管部批准同意後方可辦理，退貨時門店必須在包裝上註明門店名稱、件數及退貨人，同時包裝內必須附有《退貨申請表》。
3.2 門店退貨商品的驗收和退出
3.2.1門店退倉商品應交付給退貨員進行驗收，驗收應在退貨區進行。
3.2.2 對不需要確定質量責任歸屬的商品的退貨（如廠商主動提出退貨和召回等），退貨員在核對退倉商品無誤後，直接辦理退貨手續，退貨單（三聯單）一聯交相財務下賬，一聯退貨員儲存，一聯作為廠商隨貨同行單。
3.2.3門店在來貨驗收時發現不符合效期要求的近效期商品或有明顯質量問題的不合格商品，應在24小時內**告知配送中心，同時將商品存放於門店退貨區並在下一次配貨時交由配貨司機帶回倉庫，沒有在規定時間內報告的視同接收；配送中心在接到告知後應立即通知退貨員辦理退倉手續，退貨員應在退倉單備註欄上註明「門店來貨拒收」並請配送中心負責人簽字確認。
退回的不合格商品按「不合格商品退貨流程」處理。門店對來貨質量有懷疑但不能肯定的應暫時將商品存放於門店退貨區，同時**上報質管部進行確認，質管部應在3天內到門店複查確認，確認為不合格的按前款進行處理。
3.2.4 門店在養護檢查和銷售過程中發現的不合格商品或質量有疑問的商品，應填寫《藥品質量問題報告單》，在每月20日前將報告單和商品一同帶到質管部進行確認，確認為不合格商品的按不合格商品退貨流程處理。
3.2.3 門店臨失效期商品的退貨
3.2.3.1 門店在當月的10-15日將在下月即將失效的商品退回到倉庫，退貨時必須填寫《門店退貨記錄》；
3.2.3.2 倉庫退貨員在16-20日期間將臨失效期退貨商品清點完畢並將單據傳遞給採購部進行勾單；
3.2.3.3 採購員必須在21-23日期間確認效期商品是否可退，並將單據返回給退貨員；
3.2.3.
4 退貨員將勾單後的《門店退貨記錄》影印乙份交給質管部對不可退商品做損溢，質管部必須在當月30日前將不可退商品做完損溢並公布門店效期賠償金額；退貨員必須在當月30日前辦理好可退商品的退貨手續。
3.2.5 退貨員應按規定及時辦理退倉、退貨手續，不得超過規定時間，尤其是要在規定時間內將商品及時退給廠商；退貨員有責任提醒門店及時退貨；對於未及時退貨的門店，退貨員要按公司相關規定進行嚴格考核；對於因退貨員不及時辦理退貨導致商品無法退給廠商的，由退貨員承擔相應損失。
3.2.6 退貨員在辦理退貨時發現退貨商品在公司系統裡沒有購進記錄的，應立即上報質管部和採購部，質管部如核實該商品不是公司所購進的，應立即扣押該商品並上報總經理，公司將依據事情的嚴重程度做相應責任追究。
3.2.6 辦理退貨手續的商品應存放在退貨庫區，退貨庫區由退貨員專人管理。
退貨員在廠商前來取貨時應能快速找到需要的退貨商品，若有短缺由退貨員負責賠償。退貨商品最長儲存乙個月，超過乙個月未拿走的由採購部、質管部、退貨員清點打包登記造冊後備查，與報廢商品一起統一銷毀。
3.2.5門店商品退貨的數量達到或超過1件時，應在下次配貨時將退貨交與運輸員帶回配送中心並做好交接手續，退貨的商品應盡量密封；運輸員不得以任何藉口拒絕收貨。
3.3 購進商品退出流程
3.3.1總部驗收員在來貨驗收時發現有不符合效期要求的近效期商品或不合格商品時應拒收，填寫《拒收報告單》，經採購部批准後將商品交給保管員，保管員應在隨貨同行單據上減去相應商品數量並將退貨商品存放於退貨區，但採購員在做訂單時應輸入供貨方隨貨同行單標註的數量，驗收員在操作《入庫驗收單》也輸入隨貨同行單上標註的數量，同時對不符合要求的商品立即進行退貨減帳操作，列印《退貨單》（三聯），驗收員、收貨員和配送中心負責人簽字後，一聯交給採購部，由其告知**商有退貨；一聯交給財務下賬；另一聯交給退貨員辦理退貨手續。
3.3.2配送中心有商品退給**商的，退貨員依據退貨指令將商品移庫至退貨處理中心，同時列印《移庫單》（三聯），其中一聯交給倉庫保管員，保管員依據《退貨單》將商品移交給驗收員存放於退貨區；退貨員將退倉商品辦理退貨手續，列印出商品《退貨單》（三聯），其中兩聯分別傳遞給採購部和財務部，採購部負責通知**商在規定時間內取貨，財務部負責下賬扣款，另一聯由退貨員儲存留底。
3.4 退貨人員職權歸屬
3.4.1 退貨員的日常工作安排、管理和考核由物流部部長負責，其他部門如質管部不得對其工作進行干涉。
3.4.2 本工作重新劃分和界定職責後，各部門、各崗位各司其職、分工協作，發現問題及時溝通和解決，崗位之間協調不好的報部門領導協調，部門之間協調不好的報綜合管理部部長協調；不准爭吵漫罵，更不准進行人身攻擊，若發生吵架事件對當事人按50元/次進行處罰，情節嚴重者處以換崗、停職停薪反省1個月或降職和辭退處罰。
四責任部門考核方法
4.1質管部
4.1.1質管部接到採購部傳送的退貨通知沒有及時下發退貨指令的，處罰其責任人100元；導致商品無法退回給**商的，其責任人承擔100%賠償。
4.1.2其他部門直接向門店或配送中心下發退貨指令的，處罰相關責任人100元。
4.1.3質管部下發退貨指令後沒有告知門管部、採購部、配送中心以及退貨人員的，每少乙個部門扣質管部責任人20元。
4.1.4質管部沒有在規定時間內對門店報告的有質量疑問的商品進行複查的，處罰責任人50元。
4.1.5驗收員沒有按規定程式操作的每次扣20元。
4.1.6 質管部沒有及時對不能退貨給**商的不合格商品進行損溢處理的，處罰相關責任人50元。
4.2門店
4.2.1門店沒有及時檢視退貨通知而沒有在規定時間內退貨的，處罰其責任人50元；因錯過退貨時間致使商品無法退給**商的，由其責任人買單。
4.2.2門店沒有按要求在包裝上註明相應內容的，處罰其責任人20元；沒有在包裝內附退貨記錄的，處罰責任人50元。
4.2.3門店將不合格商品陳列於貨架上進行銷售的，每品種處罰店長50元，該不合格商品由店長當場買單；引起糾紛的，加倍處罰。
4.3配送中心
4.3.1配送中心接到門店報告沒有通知驗收員辦理退倉的，處罰責任人50元。
4.3.2**商前來提取退貨商品或者為**商辦理退貨託運而無法找到商品的，該商品金額由退貨人員承擔全部賠償責任。
4.3.3 退貨人員沒有及時將退貨商品存放於退貨區的，每批次商品處罰責任人50元。
4.3.4運輸員拒絕帶回退貨商品的，每次處罰其50元，處罰倉庫負責人50元。
4.5財務部
4.5.1財務部沒有對退貨商品進行下賬的，處罰責任人100元，無法將扣款歸於**商的，由其承擔100%的賠償。
4.6人事部
4.6.1人事部沒有將門店或配送中心商品賠款在工資上扣除的，處罰責任人50元。
4.7 採購部
4.7.1 採購員沒有在規定時間內告知**商取貨導致商品過期失效而無法退給**商的，由其承擔主要賠償責任。
五附則5.1此規定自2023年9月1日起執行。
5.2支援**
《退貨記錄表》
《退貨申請表》
《藥品退貨通知單》
《藥品質量問題報告單》
《不合格藥品報損審批表》
《不合格藥品報損台賬》
《退倉單》（電腦）
《退貨單》（電腦）
《報損/損溢單》（電腦）
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