會議管理制度
孝昌縣海達房地產股份****
二零一一年元月
目錄1 總則 1
2 會議管理體制 1
3 會議準備 1
4 會議組織 2
5 會議記錄 3
6 會議跟進 4
7 獎懲 4
8 附則 4
1. 為使公司的會議管理規範化和有序化，提高會議形式的行政決策效率，特制定本規定。
2. 公司會議規定本著精減、有效、節儉的原則執行。
1. 公司會議分類：
1) 公司年會：由公司總經理召開公司的所有部門負責人及以上人員參與的關於公司一年工作總結及下一年公司整體安排的會議；召開時間由總經理確定，原則上在每年農曆十五後召開；
2) 公司月會：由公司總經理召開的所有部門負責人及以上人員參與的關於公司下月整體工作部署的會議，原則上在每月第一周星期一上午9時召開；
3) 公司部門例（周）會：由公司各部門經理召開的所屬部門相關人員參加的關於本部門上階段經營管理的總結會議，以及下階段安排。時間由公司部門經理自行制定；
4) 專題會議：由公司相關負責人召開的關係到某項業務的重大決策或公司的重大決策的會議，參與人員根據會議需要由發起人確定；
5) 臨時會議：臨時會議是在公司特殊緊急情況下臨時召開，時間以通知為準；
6) 聯席會議：對於某項決策需要公司各部門之間自己協商，由相關部門自行協商召開。
2. 會議管理要求：
1) 公司年會、公司月會由總經理負責，其他會議由公司各部門自行管理執行；
2) 公司嚴格控制未預見的臨時性會議；
3) 會務工作主要由召開人承辦，其他部門應予協助；
4) 公司財務部門應加強對會議開支預算方案的審核，減少不合理費用，並確保合理經費及時到位；
5) 公司各部門自行主辦的會議資料除各自存檔外，會議資料應提交乙份給總經理查閱；
6) 各部門工作例會必須服從公司的統一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則；
7) 公司會議記錄提倡無紙化辦公。
1. 已列入年度、月度會議計畫表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由各部門按計畫表直接通知與會人員。
2. 屬下列情況之一者，按「誰提擬，誰通知」的原則進行會議通知。
1) 未列入年會、月度會議計畫而臨時提擬的會議；
2) 雖然已列入月度會議計畫，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；
3) 其它提擬人認為應另行通知的情況。
3. 應提前三天以上，通知物件為與會人、會務服務提供部門。會議通知形式一般為**通知。
但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。
4. 會議的其它準備工作遵照以下規定：
1) 會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；
2) 會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；
3) 公司會議會務服務有召開人管理負責，其他部門協助；
4) 部門召開的會議需用公共會場的，應向會議室管理部門書面提出，由會議室管理部門統籌安排。
5. 會議因故取消或延遲，至少提前半小時通知相關人員。
1. 會議組織遵照「誰提擬，誰組織」的原則。
2. 會議主持人須遵守以下規定:
1) 主持人應不遲於會前 10分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
2) 主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
3) 會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
4) 屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
5) 主持人應將會議決議事項付諸實施的程式、實施人（部門）、達成標準和時間等會後跟進安排向與會人明確。
3. 與會人須遵守以下規定:
1) 應準時到會，並在《會議簽到表》上簽到。
2) 會議發言應言簡意賅，緊扣議題。
3) 遵循會議主持人對議程控制的要求。
4) 屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。
5) 遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機來電轉駁至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽**，如須接聽，請離開會場。
6) 做好本人的會議紀錄，以便於會後向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務。
7) 臨時突發事件導致不能準時參加或缺席，至少提前半小時，通知會議主持人，並委任職位**人參加。
1. 公司各類會議均應有記錄。
2. 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄，無規定由與會人員自行記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：
1) 各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內務文員），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
2) 會議記錄遵照「與會人員自行記錄」的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。
3. 會議記錄員應遵守以下規定:
1) 以記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要。
2) 會議記錄應盡量採用實錄風格，確保記錄的原始性。
3) 對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣。
4) 會議原始記錄應於會議當日、會議紀要最遲不遲於會議三日後整理成書面文字呈報會議召開人審核簽名。
5) 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核准的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
4. 下列情況下，應整理會議紀要：
1) 公司年會、月會。
2) 公司各類臨時行政會議、總經理參加會議、聯席會議等關係到公司的重大決策的會議。
3) 須會後對會議精神貫徹落實進行跟進的會議。
4) 其它主持人要求整理會議紀要的會議。
5) 會議紀要的發放或傳閱範圍由主持人確定。
5. 會議原始記錄的備檔按以下規定：
1) 本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完後的記錄本應作為機要檔案不得遺失。
2) 本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。
3) 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。其調閱應嚴格遵照部門領導人同意，更不得遺失。
6. 重要會議決議或記錄未正式公布前或未經研究決定前，與會者不得提前透露會議內容。會議內容有明確要求保密的，不得洩露。
1. 會議決議、決策事項須會後跟進落實的，遵照「誰組織，誰跟進」的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。
2. 會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。
1. 獎勵。按有關獎懲管理規定執行。
2. 遲到、早退、缺席
1) 遲到。所有參加會議的人員在會議規定召開時間後 5 分鐘內未到的，計為遲到。
2) 早退。凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前 5 分鐘提前離開會場的，計為早退。
3) 缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批准而不參加會議的，計為缺席。
3. 處罰
1) 無正當理由遲到、早退每次處 10 元的罰款。
2) 無正當理由缺席每次處以 20 元的罰款。
3) 凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。
1. 本制度由總經理批准後生效，自頒布之日起執行。
2. 會議通知
3. 會議簽到表
海達會議管理制度修改稿
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