1.目的
通過制定和執行本程式，進一步規範和加強公司erp系統的使用者管理, 明確erp系統使用者的管理流程和erp使用者增加、變更、註消的操作流程，使erp系統安全有序地執行。
2.適用範圍
適用於公司各erp系統模組實施部門。
3.職責
3.1財務部負責erp系統的規範集中管理、資訊共享的要求，結合公司管理體制等實際情況，嚴格erp系統的日常使用及規範管理。
3.2總經辦負責erp系統硬體維護。
3.3品管部負責erp系統質量模組業務操作規範及日常操作問題解決。
3.4人力資源部負責erp系統ehr模組業務操作及日常操作問題解決。
3.5工程部負責採購備品備件物料編碼申請。
4.術語和相關檔案
無5.內容
5.1系統日常使用及使用者職責管理
5.1.1系統操作人員新增：
系統操作人員新增：根據新增人員崗位職責，由各部門綜合管理員填寫總部統一的使用者維護申請表申請人基本資訊及業務需求，經本部門負責人審核批准後，報公司系統管理員，。
第一次登陸系統，須修改密碼並牢記，在系統提示密碼到期時應修改密碼並牢記。對系統新增使用者，申請人所在部門乙個月內負責完成對新使用者進行培訓，以確保新使用者能夠熟練的使用erp系統，培訓應做培訓記錄，培訓記錄已書面形式報財務部及人力資源部。
5.1.2系統操作人員更換職責，同新增使用者申請流程相同，統一由公司資訊管理總部對其使用者進行更換職責。
5.1.3使用者離職和登出：離職人員存在系統操作職責的，在辦理離職手續前三天同新增使用者申請流程相同，統一由公司資訊管理總部對其使用者進行註消後方可辦理離職手續。
5.1.4使用者密碼重置：使用者長時間不登入系統或忘記密碼無法登入時，同新增使用者流程相同，統一由公司資訊管理總部對其使用者密碼重置。
5.1.5系統管理員定期檢視使用者的使用情況，超過三個月未登陸使用的使用者名稱，系統管理員有權直接將該使用者刪除。
5.1.6使用者名稱命名規則：
公司簡寫＋姓名簡寫，例：sccd_nhm四川成都_鈕紅梅)，如本公司兩個人姓名一樣，第乙個申請人按此規則定義，第二個申請人姓為全拼， 例：sccd_niuhm。
5.1.7口令設定規則：
系統管理員通知申請人使用者名稱和初始密碼。申請人使用該使用者名稱和初始密碼登陸應用系統，並根據提示將初始密碼修改為個人密碼，密碼長度不少於5個字元，系統每60天會提示使用者修改密碼。
5.1.8財務模組操作使用人員職責許可權包括：
超級使用者、錄入使用者和查詢使用者，超級使用者負責系統維護、系統功能設定；錄入使用者負責在授權範圍內業務錄入、查詢；查詢使用者僅在授權範圍內查詢相關業務。
5.1.9質量模組操作使用人員職責許可權包括：
質量管理使用者、質量分析使用者、質量管理審核使用者，質量管理使用者負責在授權範圍內錄業務錄入；質量分析使用者負責在授權範圍內進行資料統計和分析，質量審核使用者負責在授權範圍內進行資料統計和分析，為質量審批關閉責任人，維護本廠質量內控標準。
5.1.10人力資源模組操作使用人員職責許可權包括：人事查詢普通使用者、人事管理（基本）使用者、人事工資查詢使用者，查詢使用者僅在授權範圍內查詢相關業務，普通使用者負責在授權內業務錄入、查詢；
5.1.11終端使用者的操作許可權根據各部門崗位職責及崗位分工可以配給乙個或多個職責。
5.2系統維護管理
5.2.1硬體維護主要內容：在裝置更新、擴充、修復後，由公司資訊管理人員安裝和除錯，在系統執行過程中，出現硬體故障時，及時進行故障分析，並做檢查記錄具體由公司資訊管理人員負責；
5.2.2軟體維護主要包括：
正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程，由系統管理員和軟體**商負責；適應性維護是指單位的會計工作發生變化時，為適應而進行的修改活動，由系統管理員負責。完善性維護是為了改善已有功能的需求而進行的軟體修改活動，由系統管理員和軟體**商負責。
5.3系統業務管理
5.3.1電算化會計資訊系統的檔案管理主要是指列印出的各種賬簿、報表、憑證、存貯會計資料和程式的光碟，系統開發執行中編制的各種文件以及其他會計資料。
會計檔案管理是在會計電算化後會計工作連續進行的保障；是電算化會計資訊系統維護的保證，是保證系統內資料安全完整的關鍵環節，也使會計資訊得以充分利用。
5.3.2記賬憑證的生成與管理。
記賬憑證分總賬手工憑證，採購、庫存、資產、應收、應付、經常性自動生成憑證兩類。
5.3.3總賬日常業務
5.3.3.1日記賬按批次錄入日記賬憑證，每天每人建立乙個批日記賬，批名規則為：使用者名稱拼音簡寫（大寫）＋日期＋序列號，比如20091008.001。
5.3.3.2原始憑證的錄入按審核無誤的原始憑證業務內容對原始憑證進行分類，每類內容錄入一張憑證，當天的業務須當天處理完畢，禁止積壓業務。
5.3.3.3經常性憑證，應及時根據業務內容的變動進行修改和維護，執行該項業務應嚴格按照要求進行，已發生的業務應及時進行業務處理。
5.3.3.
4子模組業務匯入按公司要求匯入總賬，生成憑證，注意子模組產生的科目禁止隨意在總賬內調整，影響子模組與總賬科目餘額產生差異，如：應付賬款不可在總賬內手工錄入，導致應付系統應付賬款餘額與總賬內應付餘額差異，每月結賬後負責相應科目的人員應核對子模組與總賬科目是否一致。
5.3.3.
5總賬錯誤更正，發現錄入錯誤，在未過賬時對該錯誤憑證可直接進行更正，對已進行過賬處理的憑證採用「衝消」錯誤憑證，錄入正確憑證；子模組業務產生的錯誤應在子模組處理，禁止在總賬進行調整。
5.3.4應付日常業務
5.3.4.1發票. 貸項通知單的錄入，根據審核後的發票及相關單據錄入，彈性域欄中收料單號碼的必須正確，審批後狀態應為「批准」並建立會計科目及時傳至總賬。
5.3.4.2預付款發票的錄入錄入前應注意有無未付款發票，付款後狀態應為「可用」錄入發票，當系統提示有預付款未核銷時,，應及時核銷並及時傳至總賬。
5.3.4.
3付款根據相關付款單據錄入，付款時根據發票的入賬時間按順序付款，錄入完畢審核無誤後，建立會計科目或執行「應付款管理系統會計核算流程」成批建立會計科目，執行「 應付款管理系統傳送至總賬管理系統」 傳送至總賬。
5.3.4.
4月末對賬，執行「未入賬事物處理報表」檢視有無未入賬的業務，執行「預付款賬齡報表」「發票賬齡報表」 在總賬中執行「庫存應付未匹配單據統計表」將「預付款賬齡報表」與「 預付賬款」科目相核對,金額應一致「發票賬齡報表」與「應付賬款--外部(內部)」 科目相核對,金額應一致「庫存應付未匹配單據統計表」 與「應付賬款暫估」 科目相核對,金額應一致，應付系統各科目餘額與總賬餘額進行核對一致。
5.3.5應收日常業務
5.3.5.1銷售發票：原始發票在錄入之前必須經過審核，包括客戶資訊、產品資訊及稅務資訊等，以確保錄入源的準確性。
5.3.5.
2收款：收款收據錄入前要經過出納的審核，應確認收據的客戶資訊、銀行資訊以及與之相關聯的發票資訊，如果預收款或核銷完發票後有餘額，應作為記賬收款，另外對發票的核銷要匹配，而不是有票就銷。
5.3.5.
3匯入總賬：所有業務當天下班之前完成匯入總賬工作，以保證財務資訊及時性。在匯入總賬過賬前要列印輸出《事務處理登記》和《收款登記》報表，用以檢查每天的錄入是否正確。
5.3.5.
4對賬：對賬工作一般每月一次，在會計期間的最後一天執行。包括應收賬款內部的對賬、和總賬的對賬。
應收賬款內部對賬主要針對客戶餘額，在指定期間應滿足以下公式：客戶期末應收餘額=客戶起初應收餘額+發票交易金額-收款金額。和總賬的對賬主要指以下報表的核對：
事務處理登記、收款登記、按gl賬戶列出銷售日記賬。相關科目的金額要核對一致。
5.3.6資產日常業務
5.3.6.
1資產的錄入包括固定資產、低值易耗品、在錄入之前一定要注意原始憑證是否正確和全面。固定資產的序列號要嚴格按照公司總部統一下發的《青島啤酒股份****—固定資產說明及編碼》的分類和要求執行。
5.3.6.2執行折舊，本會計期間的資產相關工作已經完成後執行折舊，如在執行折舊後又出現資產相關的業務，應執行折舊回滾後對其業務進行處理。
5.3.6.3對賬工作一般每月一次，在會計期間的最後一天執行。包括資產盤點報表和總賬的對賬：核對日記賬、核對成本賬戶、核對累計折舊賬戶。
5.3.6.4確認本期不在發生業務，期末對賬完成並確保無誤後，關閉會計期間，開啟下乙個會計期間，資產模組會計期間關閉後將無法開啟。
5.3.7採購日常業務
5.3.7.
1工程部負責向公司資訊管理總部申請負責採購物料新的物料編碼，各部門提交新物料編碼申請報工程部後，各部門和工程部必須到系統核心對是否存在該物料，工程部經確認系統內無該物料後向財務部提交書面和電子版申請，由財務統一上報總部，並在五個工作日內追蹤完成。
5.3.7.2採購員根據各部門提報的需求計畫，下採購訂單，貨到驗收合格後，倉管員根據採購訂單及實際到貨資料進行接收。
5.3.7.3採購員報銷時發票數量應與採購入庫單數量核對一致，應付會計進行匹配報銷業務。
5.3.7.4採購入庫業務每月倉庫處理完相關業務後，將採購管理系統產生的會計資訊轉至總賬。
5.3.7.5月未所有業務處理完成，匯入總賬後採購模組與總賬核對無誤後通知系統管理員關閉採購會計期間，開啟下一會計期間，結賬後未開啟下一會計期間前不得在系統內處理業務。
5.3.8庫存日常業務
5.3.8.1庫存業務錄入，業務發生時，填製原始單據，根據符合要求的單據將業務內容及時、準確地錄入系統，並及時傳遞單據，當天的業務當天處理完畢。
5.3.8.3錯誤更正，發現業務錄入錯誤，嚴格按照公司相關要求進行更正，不得在總賬隨意調整。
5.3.8.4標準成本維護，保證物料標準成本資訊的合理性，定期進行更新維護。
交通系統會計內部控制制度
3 單位應當合理設定有關工作崗位，制定崗位責任制，確保不相容職務相互分離 制約和監督。不得由一人辦理貨幣資金業務等會計業務的全過程。要做到管錢的不管帳，保管票據與開票 開票與出納 出納與審核 審批與付款 採購與驗收等分開。4 單位必須明確規定涉及會計及相關工作的授權批准的範圍 許可權 程式 責任等內...
ERP管理系統在企業內部控制中的應用
廣東省農業機械研究所曾瑞勇 摘要 本文從erp管理系統的特點結合內部控制的要素和內部控制的措施入手，闡述了在公司erp管理中如何提公升公司的內部控制效率。關鍵字 erp 內部控制 erp管理 隨著資訊科技的飛速發展，為了適應企業內外部經濟環境的變化，現代企業的有效管理已經離不開erp系統管理。而基於...
20制定資訊系統內部控制制度
20.3 制定資訊系統內部控制制度 20.3.2 資訊系統開發管控制度 資訊系統是指企業利用計算機和通訊技術，對內部控制進行整合 轉化和提公升所形成的資訊化管理平台。中小企業制定資訊系統開發管控制度，有序組織資訊系統的規劃與開發，優化管理流程，能防範經營風險，並全面提公升企業現代化管理水平。中小企業...