二、客戶名簿處理制度
□ 目的
交易往來客戶名簿是公司對於往來客戶在交易上的參考資料的整理，將交易狀況記錄下來。例如：往來客戶的信用度，及其營業方針與交易的態度等資料都在這裡面。
也就是說交易往來客戶名簿是要將交易往來客戶的現狀經常性的記載出來。
□ 交易往來客戶名簿的種類
(一)交易往來客戶名簿是以交易往來客戶原始資料(以卡片方式一家公司使用一張)和負責部科別的交易往來客戶一覽表來區分。在總務部財務科裡記載、訂正等。前者留在總務部經理室備用，後者則分配給各負責部門使用。
(二)交易往來客戶原始資料是將交易往來客戶的機構、內容、信用，與本公司的關係等詳細記入，而交易往來客戶一覽表則將這些簡單的列入記錄。
□ 交易往來客戶原始資料的保管和閱覽
各部門在必要的時候，可隨時向經理室介閱的常備的交易往來客戶資料，在這種情況各負責以外的人如要閱覽時，則必須經過總財務科的承認才行。
經理對於資料的保管要十分留意，避免汙損、破損、遺失等。
□ 做成記錄及訂正
(一)無論買或賣，對於開始有交易往來的公司，各負責者要在「交易開始調查書」裡，記入必要事項，並且取得單位主管的認可並稟報董事長。
取得董事長的承認後，依照調查書，在財務科裡將交易往來客戶原簿作成，並在交易往來客戶一覽表裡記入。
(二)財務科應一年2次(2月、8月)定期對交易往來客戶作調查，如果有
變化的時候，在交易往來客戶原簿及交易往來客戶一覽表裡記入、訂正。
(三)財務科對於有關交易往來客戶的記入事項的變化，或有其他新的事項時，隨時記入之。
(四)交易往來客戶如果解散或者是與本公司的交易關係解除的時候，財務科應該儘速將其從交易往來客戶原簿及交易往來客戶一覽表中除去，並將其交易往來客戶原始資料分別保管之。
□ 各負責者的聯絡
各負責者對於擔當交易的狀況要經常注意，如果有變化的時候，要向財務科傳達，經常保持交易往來客戶原始資料及交易往來客戶一覽表的正確性而努力去做。
□ 不要資料的整理及處理
交易解除後的資料要以「交易中止」或者「交易過去」的資料裡分別放入並整理。完全不可能恢復交易來往的名簿，取得主管經理的承認後將其處理掉。
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