*******藥業****銷售部管理制度
一、合同管理
1、公司所有產品的銷售均應簽訂相應的合同。並按合同規定執行，所有合同上必須填寫完整、清晰、規範、準確。
2、所有產品的購銷合同由各相關人員按照公司有關政策與客戶簽定，經辦事處經理認可，銷售部經理審批後，方可執行。
3、對於新客戶，簽約人員在簽約時必須向對方出具加蓋本企業公章的藥品生產、企業許可證、營業執照的影印件，授權委託書以及本人身份證影印件，同樣也要求客戶出具同樣資料，對於不能提供相關證照的客戶，應採取現款現貨的支付方式。
4、公司提供給各辦事處的合同，事先編號蓋章，領用時必須登記，由辦事處經理分發給各相關業務人員，每季度對合同的使用情況進行核對。
5、所簽定的合同，原件一式兩份，銷售部乙份，客戶乙份。
6、銷售部內勤辦負責公司所有合同的管理歸檔工作。
二、發貨管理
1、各辦事處根據各市場的年度銷售計畫，並結合本區域具體情況，分解每個月的需貨申請，並應於每月25日前以書面形式，報公司銷售部。
2、銷售合同簽訂後，由辦事處將合同傳真到銷售部，經銷售部經理核准，報財務部經總經理審批後發貨。由銷售內勤負責發貨。
3、各辦事處申請給新的客戶首次發貨時，除了提供合同外，還須提供企業的相關證件以及客戶檔案，以確定首次發貨數量。
4、發貨程式：辦事處向公司申請發貨時，還須填寫《申請發貨清單》（詳見附表1），並由辦事處經理簽字後傳真至銷售部。銷售內勤收到申請後，轉銷售經理審核，並填寫要貨申請單（詳見附表2），由銷售內勤填寫六聯內部結算單，並憑內部結算單和要貨申請單至倉庫提貨，倉庫保管員憑以上兩份清單，方可發貨。
發貨流程圖如下：
簽訂銷售合同辦事處經理認可，填寫發貨申請單銷售部內勤填寫要貨申請單
銷售部經理、財務經理審批總經理審核銷售內勤填寫內勤結算單
倉庫提貨裝車發貨客戶簽收辦事處內勤存回執
5、貨物發出，客戶收到貨物後，各發貨申請人應收回客戶簽字的貨物驗收單或回執聯，並由各辦事處銷售內勤儲存。
6、公司只負責倉庫到對方車站、港口、碼頭的運輸費用，到站到港後，收貨方的提貨費用由提貨方自理。
7、各辦事處銷售內勤必須在內部結算單上簽字確認。
三、退、換貨管理
1、因產品本身的質量問題或公司手續不全，而不能在當地銷售的，客戶可以向公司提出退貨，但退換必須先由各辦事處向銷售部提出書面申請，經銷售部經理審批後方可。相關費用，由公司承擔。未經批准，各辦事處擅自退貨，由此而發生的一切經濟責任由辦事處自行承擔。
2、對即將超過保質期的產品，客戶應提前三個月以書面形式通知公司銷售部，經檢查確定後，由辦事處辦理退貨手續。費用由公司承擔。
3、因合同規定雙方協商退貨的，由客戶提出，辦事處辦理退貨手續，相關費用由客戶承擔。
4、辦事處因業務需要在客戶單位調貨要先向銷售部進行書面申請，並在得到銷售部經理書面批准後方可調貨，申請內容包括調貨原因，被調貨單位名稱、調住單位名稱、品種、批號、規格、數量等，調貨後及時把被調貨單位出具的調貨證明傳真回公司以便調帳。由辦事處發貨的單位調貨後，要在當月有關報表中註明並寄回有關調貨憑證以便記帳。未經同意私自調發造成的不良後果由辦事處自負。
5、退換貨程式：
由客戶提出意見辦事處提出書面申請公司銷售部及總經理審批
辦事處辦理退貨質檢部驗收入庫財務部帳務處理
四、貨款**管理
1、每月25日前各辦事處應填寫下個月回款計畫，以書面形式報公司銷售部。
2、各辦事處向公司回款時，必須填寫《回款清單》具體內容詳見附表3。
3、為保證公司貨款及時回籠，公司採取收支兩條線的管理辦法，辦事處不得挪用現金收入，對現金收入應在收款後三日內匯往公司財務部。
4、每月25－28日公司財務部與各辦事處內勤人員結帳核對一次，由公司財務部提供當月銷售結算單給予各辦事處核對。各辦事處收到銷售結算單及時核對並提出異議，3個工作日未提出則視同無異議。
5、辦事處督促客戶收到貨物之日起，120天內支付貨款，對三個月以內不能回款的客戶，應停止供貨，並由各辦事處負責將此貨款**。
6、對於出貨超過150天尚未收回貨款的，除繼續催收外，呈報總經理，並採取必要的法律保護措施。
7、公司規定各辦事處壞帳比例為3％。
五、發票開據管理辦法
1、對需要開具正式發票的客戶，辦事處應以傳真或書面形式向銷售部提出開票申請，申請內容詳見附表4。由銷售內勤負責辦理，並在開票後2天內，發至各辦事處或相關客戶。
2、辦事處收到發票後二周內負責貨款的**，如因特殊情況不能按時回款，發票由辦事處銷售內勤儲存，如有丟失、個人應承擔相應損失。
3、對於金額較大的貨款，公司憑相應的商業合同方可開票，特殊情況必須開票的，須經公司總經理批准。
六、貨物與貨款的安全管理
1、各辦事處客戶收到公司貨物後，如有短缺（包括內包裝短缺、運輸途中發生丟失等），在三天內以書面形式向銷售部申報，並附上有關證明，銷售部落實核銷。
2、辦事處在業務過程中由於個人原因造成貨物、貨款丟失的，由其本人負責。
3、各辦事處下屬人員攜貨逃走而造成的損失由辦事處經理負責，公司協助追回，市場開發前期，終端鋪貨造成的損失，公司酌情處理。
4、辦事處經理要全權負責區域內貨物的安全銷售，如因商業單位信譽下降、銷售不暢，應按公司有關調貨規定辦理調貨手續。如貨已銷完。但商業單位支付能力低，不得不採取貨物抵沖我方應收帳款時，辦事處要向銷售部提出情況報告，銷售經理核實並提出處理意見，總經理批准後由財務辦理抵貨部分的帳務處理。
5、如商業單位破產，辦事處要負責提供有關該單位破產證明，由銷售部核實，按財務核實。
七、廣告投入管理辦法
1、由銷售部制定全國各區域的整體投放策略，原則額度，由各辦事處經理根據各區域實際情況，提出廣告計畫、預計費用，報銷售部經理審核，費用一次超過2萬元需公司總經理審核批准。
2、辦事處根據業務需要開展的**活動，事前應提出詳細的活動計畫及費用預算報銷售部經理審批，批准後方可實行。計畫應包括**活動的目的、時間、方式、次數以及預計活動地點、規模和所需物品。所有未批准的活動一律不予報銷費用。
報銷費用所需憑證、所有費用正式發票，附說明及當事人簽收單、工作人員工資單、現場**。每次**活動完後三天內應上報活動總結至銷售部。
3、各產品pop宣傳用品及**小禮品，由公司統一製作，銷售部不定期的向辦事處提供最新的相關實物樣品及**、目錄、用途。各辦事處將所需的品種數量上報銷售部。如有特殊情況需在當地製作的，需填寫《戶外廣告製作申請表》，詳見附表5，經銷售部核准後方可實施。
4、醫院開發費用由各辦事處根據業務需求提出詳細的開發計畫和費用預算，報銷售部經理審核後執行。
5、廣告費用投入必須具備如下條件：
①其區域內80％藥店有平安藥業產品的銷售以及相應的pop等宣傳品。
②該區域有相應的otc終端推廣人員，每人都有明確的負責區域以及藥店數量，並建立藥店檔案。
③每次的廣告必須要有相應的**、活動等相配合，必須有相應的計畫及實施方案和監控措施，並應有效果反饋。
八、市場維護及管理
1、各辦事處有責任維護本區域內的整個**體系的安全，對私自降價者，將處以重罰。
2、對需直接鋪貨的零售終端點，鋪貨應按其銷量確定，並且應有專門的otc終端人員負責終端維護，嚴禁大量鋪貨，人員不去工作，坐等零售場所自動要貨的狀況發生。
3、各辦事處應在本區域範圍內銷售產品，不許以任何方式直接或間接跨區域銷售。特殊情況須以書面形式申請批准方可。
4、對違反規定，擅自進行跨區銷售或低價出貨及經銷商選擇不當，控制不嚴而形成跨區銷售，一經發現，依據情節輕重分別處以警告、扣罰獎金、處分、降級以及辭退等行政處罰。
九、樣品管理
1、樣品的使用僅限於產品樣品檢驗，新開發的商業及醫院單位的業務洽談、會談等方面。
2、各辦事處申請樣品必須先向銷售部遞交樣品申請單，經銷售部經理審批後方可。
3、新開發的省級市場，年樣品的申請數量額控制在三膠20盒以內，龜鹿二仙膏40瓶以內（其中最少開發4個地級以上城市）。老市場區域限在三膠10盒以內，龜鹿二仙膏20瓶以內。
4、各辦事處申請的樣品，由公司財務掛帳。每季度各辦事處上報樣品使用清單，由銷售部審核轉財務作銷帳處理。超出部分由辦事處低價購買。
十、費用管理
1、各辦事處由辦事處經理全面負責人員管理、財務管理以及貨物管理，以及相應區域內產品網路的建立，辦事處經理為辦事處第一責任人。
2、各辦事處所有人員原則上每月回公司報到一次，具體時間，由辦事處經理安排。差旅費用按照銷售費用管理辦法執行（其中湖北辦事處每月2次）。
3、公司根據辦事處的日常費用和月度銷售費用計畫向辦事處借支一定額度的備用金。每月25－28日辦事處內勤人員到公司財務部報帳一次，公司財務部根據辦事處的需要補足備用金。辦事處應設立銷售臺帳和資金帳。
4、每月25－28日，辦事處內勤人員應向銷售部內勤組報送相應報表，具體如下：
下月回款計畫表6
下月需貨計畫表7
下月費用申請表8
費用明細表9
回款明細表10
應收帳款表11
客戶檔案表12
5、辦事處所有的費用開支需經辦事處經理審批。辦事處費用報銷必須有正規的稅務發票，確實不能提供正規稅務發票的，需由收款人提供條便條的有效憑證，寫好姓名、經辦人、證明人。
6、辦事處的備用金必須用於市場業務，不得挪作他用。否則，將按挪用**嚴肅處理。
有限公司績效管理制度 銷售部
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