財務審批及費用報銷管理制度
一、總則
為了進一步加強財務管理和監督，規範財務行為，公司執行費用預算審批及非正常性開支事前簽批制度，維護財務收支計畫的嚴密性，提高經濟效益，根據《中華人民共和國會計法》，結合xx行業的經營特點和公司財務管理實際情況，制定本規定
二、財務審批的許可權
1、正常性費用開支
1.1總公司費用報支程式：經辦人填寫報銷憑證→部門主管確認簽字後歸集到→財務部→出納通知報支，有借款時先歸還借款。
1.2分公司報支程式：經辦人填寫報銷憑證→財務審核→部門經理審核→出納報支。
1.3開支範圍：
1.3.1訂閱報刊、購買福利用品及零星辦公用品等費用，按職責分工，由相關經辦人統一安排，由相關領導審批（依據《採購申請單》限額採購，並且採取貨比三家的原則採購）。
1.3.2正常開支的水電費、物業管理費、房屋及倉庫租金、稅金等按照合同和有關規定執行；（合同交財務部備案）
1.3.3正常的郵件費、固定**費用、手機費用、市內交通費用按公司規定的標準報銷；市內交通費用報銷時須在車票背面註明時間、起始站和到達站；
1.3.4自有車輛的加油費、車輛保險費、車輛管理費、停車費、過路過橋費、養路費、正常的維修費用等支出根據里程和車況按實報支；
1.4正常性費用開支的簽批責任：
1.4.1財務人員應根據費用預算表、簽訂的合同以及相關的開支標準等對正常性費用開支認真審核.
1.4.2經理應對正常性費用開支嚴格簽批，並對簽批的費用報銷負完全責任。
1.5支付方式：凡1000元以上的費用應要求對商家開票統一用轉帳的方式支付，請相關經辦人員填寫單據時，註明商家的帳號；
1.6資金申請：
1.6.1申請人(分公司)請在每日的下班前傳真到公司財務部，財務部將及時做出安排.
1.7審批許可權：
1.7.1分公司經理對分公司正常費用審批許可權為500元以內。
1.7.2財務部審批許可權為5000元以內。
1.7.3超過以上許可權的由總經理審批。
2、特殊費用開支
2.1報支程式：
2.1.1經辦人填報銷單→總經理→出納支款。
2.2開支範圍：
2.2.1大批量的辦公用品的採購；
2.2.2出差人員的差旅費用、業務招待費用、廣告費、培訓費用等；
2.2.3會議費、裝置購置費（低值易耗品）、車輛維修費（詳見第四費用報銷標準中的（五）汽車費用條款）、辦公場所、倉庫、宿舍維修費等經費支出；
2.2.4分公司或辦事處的籌建期間採購的物品等開辦費及支付的倉庫、辦公場所的租金；
2.2.5公司對外簽訂合同所承擔的風險抵押金（業務保證金）等；
2.2.6固定資產（如汽車）的購置、出租、轉讓、改擴建、報廢的處理；依據國家有關法規對呆壞賬、盤盈、盤虧的處理；
2.2.7其他一切計畫外的開支專案、一次性在2萬元以上的（除分公司正常營運資金外）2.2.8總經理提出的其他經濟事項。
2.3.1公司的非正常性開支費用必須徵得有決策權的領導的同意，即按規定的程式辦理有關手續，並嚴格按照指定的標準開支，事前把關核報。
2.3.2擅自開支的、超越領導審批限額的費用不得報銷。
2.3.3由於當事人工作失誤，開支後沒能達到預期效果或損失的，不得全額報銷，只報銷部份費用，損失嚴重的不予報銷。
2.3.4為確保費用的及時核銷，經辦人在費用借支後必須及時到財務部門辦理結算手續，無正當理由，在一周內報支的完畢，每逾期一天，財務部有權對經辦人按開支的5%進行扣罰。
三、費用報銷管理規定
1.原始憑證包括外來原始憑證和自製原始憑證。外來原始憑證主要是供貨單位提供的，蓋有全國統一發票監製章的發票；自製原始憑證主要是按公司有關財務管理規定自行制定的收貨收據、運費結算單、回扣憑證等。
2.採購員必須向供貨方索取正式發票，預付款必須取得供貨方的正式收款收據，如有特殊情況必先請示公司領導。
3.原始憑證必須填寫日期、供貨單位的名稱（聯絡**）及填製人姓名並蓋章、接受單位的名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額（大小寫）。原始憑證記載的內容均不得塗改、挖補。
4.對於購入商品或按受勞務的經濟事項經辦人必須是兩人以上，屬於物資採購的，經辦人(部門)、驗收人(部門)、入庫人(部門)、使用人(部門)必須相分離並簽字註明用途，當天採購的物品等必須當天進倉，否則由採購員自負。
5.對於購入商品或接受勞務辦理的借款，經辦人應在一周內把由部門主管簽批的報銷單據交財務經理處，待手續齊全後，出納通知領款（有借款的先歸還借款後再支付餘款）。對於已有借款未清的人員財務不再辦理下一筆借款。
對於超過規定時間未交報銷單據的人員，財務要從其當月工資中扣除，並處每天5%的滯納金。
四 、費用報銷標準
（一） 、手機（含小靈通）費用：
1、總公司手機報銷標準：
2、各分公司報銷標準：
1、 出差漫遊費按實報銷（非工作原因的漫遊費不予報銷）。
2、凡享受手機報銷的人員，必須24小時開機，如遇特殊情況，及時通知主管領導，總公司須在部門主管處備案，否則取消手機報銷。
3、各職位人員按以上限額標準嚴格執行，憑電信發票報銷；超支部份不予報銷；低於以上限額的以發票實際金額報銷；
4、充值發票不允許單獨作報銷憑證，必須附電信發票，否則不能報銷。
5、（**費充值時）電信發票金額為零時，必須附充值發票，否則不能報銷。
（二）、差旅費報銷制度：
1、出差人員在出差前必須事先填報「出差申請單」，寫明日程、目的地、大體交通路線及出差事由等，呈部門經理經陳總核准後方可出差，借差旅費時送存財務中心，報銷時作為審核出差費用的依據，並附在費用後作附件。
2、出差人員的住宿費、交通費、補助費，根據合法有效票據按出差標準報銷。
3、公司人員因工作需要乘坐飛機的須書面報告總經理方可報銷。
4、出差補助金含伙食補助及交通補助，出差人員不再報銷餐費和市內交通費。
5、在6個小時以內能到達目的地的短途出差或中轉的，所有人員乘坐火車硬座或汽車。
6、出差人員必須在公畢返回後三日內填寫：「費用支出報銷憑證」，預算內費用送請各部門主管領導核准，預算外費用呈總經理核准後，財務人員方可報銷。
7、出差期間無特殊情況不得私自乘坐計程車，使用公司交通車輛或借用車輛者不得報銷交通費。
8、住宿費按出差人員在外住宿日數定額支給，超支不報，出差人員住宿費必須取得住宿費正式發票。與部門經理以上人員隨行，其住宿費不夠時須呈經部門經理核准，可按同行部門經理以上人員的住宿費標準執行。
9、員工差旅費，應據實填報核發，如發現有虛報不實者，除將所領差旅費追回外，並視情節輕重，予以懲處。
10、因崗位調整，差旅費到新的接收單位按標準、程式報銷。
11、因工作需要回總公司開會的人員，食宿由總公司統一安排，取消以上出差補助費、交通工具費按以上規定標準、級別回各自分公司報銷。
13、乘坐公司專用車輛出差的，只給予住宿費報銷。
14、差旅費報銷標準如下：
總經理審批： 總經辦部門主管出差人：
備註:出差人員請提前二天填寫好此審批表，依次報部門主管、總經辦、總經理審批後，憑此表方可到財務部借支差旅費用，此表原件附在報銷單據後作附件，影印件交總經辦備查。
（三）、業務招待費
1、公司與分公司、分公司（內部）之間的人員來往，除總公司高管以上簽字及另有規定外，不允許有任何業務招待費的開支。
2、業務招待費是指企業為生產經營活動的合理需要支付的交際應酬費，包括宴請費、香菸、茶葉及禮品等。
3、各部門、各分公司因業務聯絡，需要進行業務招待費的，須事先向總經理提交「特殊費用報支申請表」，在得到批准後才能進行宴請，不能先斬後奏。
（四）、辦公費
1、對於每月均需採購的物品（如日常用品和辦公用品）及計畫要採購的物品，應於每月月前制定「月度採購計畫」；臨時需要採購的，則根據類別，分別填寫《採購申請單》或《特殊費用申請表》，再根據許可權設定上報給相關人員審批；
2、審批許可權：參見第二節《財務審批的許可權》1.7及2.3的規定。
3、採購規定：
3.1 採購部門：
3.1.1總經辦負責採購印刷品、大宗福利用品、總公司使用的日常用品和辦公用品，電腦技術人員負責採購電腦辦公、通訊裝置。
3.1.2 分公司應指定兼職人員負責各類採購。
3.2 採購人員應根據審批後的《採購申請單》或《特殊費用申請表》進行採購，採購前應「貨比三家」，做好詢價、比價、議價工作。
3.3物品採購後應及時交使用部門驗收入庫，並由驗收人在發票背面簽字；除一次性領用的物品外，有庫存的物品應設專櫃指定專人負責管理，並做好領用登記工作。
3.4 物品採購人員應建立採購臺帳。
（五）汽車費用（按照車輛管理制度執行）
1、省內各分公司汽車修理費車輛在途或當地需急修理的，金額在50元以內分公司經理有權處理，
2、 省外分公司車輛在途或當地需急修理的，金額在150元以內分公司經理有權處理。
3、 超過以上金額的必須先申請批准後再維修，並說明汽車修理理由，經批准後才能到指定修理廠修理，或就近維修，修理完畢，司機應將更換下來舊零部件帶回，分公司經理驗證後並憑發票分公司經理簽字的「裝置處理申請單」報銷，手續不齊會計、出納有權拒絕報銷。
4、公司所有車輛出車必須有派車單，詳細記錄目的地、行車路線、行車里程、離（回）公司時間、實際油耗，否則財務人員不予報銷加油費及過路過橋費，採取誰報銷誰自己承擔費用原則。
5、公司原則上必須統一使用加油卡加油，由車輛排程人員統一交費和管理。駕駛員如遇特殊情況先口頭通知車輛排程員，由車輛排程員上報財務部，經同意後，方可在外加油，報銷時須有派車單作附件，由車輛排程員驗收簽字。
6、駕駛員個人違章由駕駛員個人承擔責任。
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