1 釋義
1.1 採購物資的分類
1.1.1 本制度所指採購物資分為三類：
1.1.2 a類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。
1.1.3 b類，包括裝置、潤滑油、備品備件、工器具等。
1.1.4 c類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。
1.1.5 除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定。
1.2 與採購物資管理相關聯的二級單位的分類
1.2.1 需求使用單位
1.2.2 主管部門
1.2.3 採購部門
1.3 物資需求（採購）計畫的分類
1.3.1 月度物資需求計畫
1.3.2 緊急物資需求計畫
1.4 採購的方式分類
1.4.1 招標採購
1.4.2 固定廠商、長期**採購
1.4.3 即時詢價採購
1.5 採購部門和計畫部門的劃分
1.5.1 a類、b類物資的計畫部門分別為生產部、裝置部，採購部門為**部。
1.5.2 c類物資的計畫部門是生產部，採購部門為**部。
1.6 採購物資付款方式分為
1.6.1 預付部分款項。
1.6.2 貨到憑發票報銷付款。
1.6.3 貨到後分期付款。
1.6.4 貨到延期付款。
1.6.5 以上方式的結合。
2 職責
2.1 公司**領導小組負責
2.1.1 審議批准《採購物資詢議價報告表》。
2.1.2 審議決定採取公開招標方式的採購事項。
2.2 總經理負責
2.2.1 採購合同的批准、簽訂。
2.2.2 《物資採購審批表》的批准。
2.2.3 採購付款的批准。
2.3 生產副經理負責
2.3.1 a、b、c類物資需求（採購）的批准。
2.3.2 公司首次更新或首次採用的生產各類採購物資的技術效能的確定、批准，及其《採購物資推薦廠家審批表》的批准。
2.4 經營副經理負責
2.4.1 《物資採購審批表》的審核。
2.4.2 長期物資**廠家的選定。
2.4.3 物資招標工作的組織。
2.5 總會計師負責 ：採購付款的審核。
2.6 綜合辦公室負責 ：採購合同的審查。
2.7 **部負責
2.7.1 負責填寫《物資採購審批表》、《採購物資詢議價報告表》。
2.7.2 負責採購a、b、c類採購物資。
2.8 生產部、裝置部負責
2.8.1 a、b、c類物資需求（採購）計畫的審核。
2.8.2 a、b、c類採購物資的入庫檢驗或驗證。
2.9 各二級單位負責
2.9.1 提報物資需求（採購）計畫。
2.9.2 參加物資領導小組會議，審議採購工作相關事宜。
3 程式
3.1 物資需求計畫及發放程式
3.1.1 需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計畫》。
對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計畫》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計畫》。
3.1.2 《月度物資需求計畫》或《物資緊急需求計畫》經本單位負責人審核，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。
3.1.3 **部根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。
3.1.3.1 庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。
3.1.3.2 庫存數量不足的，執行《物資採購審批程式》後發放。
3.1.3.3 庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程式》。
3.2 物資採購審批程式
3.2.1 **部根據按照《物資需求及發放程式》彙總的《月度物資需求計畫》或《物資緊急需求（採購）計畫》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經**部部長審查，經營副經理審核，總經理批准後實施《物資採購實施程式》。
3.3 物資採購實施程式
3.3.1 物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》，先核對採購內容，查閱《物資**商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場**及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的**商進行詢價。
3.3.2 對於廠商的**資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。
3.3.3 採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經**部部長審核後，進行採購。
必要時與**商簽定《購貨合同》，按合同審批程式各級審批後再進行採購。
3.3.4 召開採購領導小組會議審議批准。
3.4 採購物資驗收入庫工作程式
3.4.1 採購物資到廠後，市場營銷科提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。
3.4.2 檢驗或驗證合格後，由市場營銷科採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。
3.5 採購物資付款工作程式
3.5.1 採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師審核，總經理批准後辦理預付款手續。
3.5.2 採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總會計師審核，總經理批准後辦理報銷付款手續。
4 規定與標準
4.1 物資需求（採購）資訊傳遞規定
4.1.1 物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計畫》或《緊急物資需求（採購）計畫》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。
4.1.2 所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計畫》或《緊急物資需求（採購）計畫》上註明相關事項。
4.1.3 物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場資訊情況，在《月度物資需求（採購）計畫》或《緊急物資需求（採購）計畫》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
4.1.4 物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知**部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
4.2 物資採購規定
4.2.1 物資採購部門必須按照「質量第一」和「公開、公正、公平」的原則，以「降低成本、保障生產經營」為目的，切實做好物資的採購**工作。
4.2.2 **部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過「同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選」的方式，綜合考慮「質量、**、交貨期、售後服務」四個方面的內容，在「重質量、遵合同、守信用、看服務」的前提下，做好物資**商的考察選擇工作。
公司主要採購物資必須保證各有3-5家「資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道」的備選供貨商。
4.2.3 對於採購單位提出的供貨商、供貨**有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。
4.2.4 凡採購單價在3萬元以上的大型裝置、10萬元以上的成套裝置、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。
4.2.5 若廠商**的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管審核後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。
4.2.6 若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
4.3 採購物資驗收入庫、出規定
4.3.1 採購物資到廠後，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。
4.3.2 對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
4.3.3 各類物資主管部門要對所有採購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規範和明確。
4.3.4 各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續。
4.4 採購物資付款規定
4.4.1 下列情況財務科應拒絕支付採購款項：
4.4.2 與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
4.4.3 物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
4.4.4 《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
4.4.5 物資所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計畫》或《緊急物資需求（採購）計畫》上註明相關事項。
4.5 採購紀律規定
4.5.1 各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本著「節約、降本」的原則提報物資需求（採購）計畫，對任何亂報計畫、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計畫的行為進行嚴肅處理。
4.5.2 物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
4.5.3 採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程式和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4.5.4 採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
4.5.5 採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
4.5.6 為掌握瞬息萬變的市場經濟商品資訊，如****等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資**工作。
4.6 售後服務
對於採購物資，**部在簽定購買合同時，要明確服務約定。
4.6.1 採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由物資**部門負責聯絡。
4.6.2 對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由物資**部門在規定時間內協調解決。
5 附則
5.1 本標準由財務部負責解釋。
5.2 本標準自發布之日起執行。
2023年1月1日
XX企業物資採購業務管理制度
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