物資採購管理制度

1、總則

為規範公司物資採購管理,確保物資採購管理工作全面受控，降低施工成本，提高企業效益，特制定本制度。

2、適用範圍

本辦法適用於公司各專案工程施工材料裝置採購計畫審批、**之審核、訂購、驗收、付款結算、儲存與保管、使用與控制管理等，除另有規定外，都應該遵守本制度。

3、工作要求

3.1 職責劃分

3.1.1、採購部全面負責對各工程材料物料的採購工作，審核計畫單數量，嚴把**關。

採購材料的數量應以合同附件清單數量或材料預算數量為上限，對於超出該材料數量上限的，要說明原因，明確責任，並書面呈報公司總經理。

3.1.2、專案經理對專案部計畫單的數量、時間要求進行詳細審核把關。

3.1.3、專案技術負責人及工程部對各專案材料的質量標準，技術要求把關。特別要注意對於材料裝置的質量標準和效能的描述應做到細緻詳盡，被描述的材料裝置須具有確定性。

3.1.4、專案部庫管員負責物資儲存與保管、物資資料的管理；專案部施工員負責物資使用與控制管理及分包物資的管理等。

3.2物資的分類

物資分為a類和b類。a類：專案使用，由公司採購的主要材料，b類：除a類外的其他由專案採購的小宗材料。

3.3物資計畫

3.3.1、物資計畫為需用計畫。

物資的採購活動必須依照計畫實施，嚴禁無計畫採購。專案部應至少提前30天（大宗主材）向公司採購部提報《物資需用計畫》，臨時性採購要及時向公司提報《物資需用計畫》，特別緊急項採購可提報公司領導審批後進行特辦。

3.3.2、物資需用計畫

3.3.3、專案部施工生產/技術部門根據圖紙、施工組織設計、專項施工方案、施工進度、設計變更以及與勞務的分包合同等有關資料編制專案物資需用計畫和臨時變更追加的需用計畫，並由專案經理簽發後通過傳真或掃瞄件予以申報。

甲供物資的計畫，由專案部按施工承包合同約定的程式和時限報甲方確認。

3.3.4對於合同中沒有明確約定某些材料裝置是自購還是甲供的，在編制採購計畫前，應先報建設單位就這些材料的**方式進行審批。確認為自購時後方可提報材料採購計畫。

3.3.5、各類物資需用計畫必須按物資類別分開填寫，明確材料規格、型號、數量、質量、使用部位和進場時間。尤其是使用量較少的材料，應慎重考慮專案庫存及後期的準確用量，防止積壓。

3.3.6、需用計畫一式二聯，第一聯由編制人留底，第二聯交公司採購部實施和存檔。

3.4採購部根據審批後的材料採購計畫申報表完成採購工作。

4、**商管理

4.1、**商的資格審查

對有合作意向的**商，採購部負責對其進行資格審核備案，參加資格審查的**商應提供以下相關資料：

4.1.1、**商需提供營業執照、稅務登記證、組織機構**證（經過年檢有效的原件掃瞄件或影印件加蓋公章）。

4.1.2、產品生產許可證、3c認證證書、質量體系認證證書等。

4.2、考察

對擬納入合格供方的單位必須進行考察，考察內容包括：是否取得相關產品經營生產許可證、規模及能力、倉儲運輸能力、售後服務、企業經營業績和企業信譽等，考察結束後填寫《物資**商考察評審表》。涉及技術、質量等方面有特殊要求的物資，應安排相關專業技術人員參加。

4.3、綜合評價

通過資格審查、實地考察、樣品等對**商做出全面評價，評價包括供方資質、產品質量、生產能力等是否符合公司要求。

4.4、合格物資供方名冊

經綜合評價確定為合格的供方，經領導批准，納入公司合格供方名冊。

5、物資採購

5.1、物資採購範圍

a類物資由公司採購部負責採購。 b類物資原則上由專案職能部門負責採購，但須報公司採購部備案。

5.2、小宗物資比價採購

小宗物資採購主要採用比價採購方式。比價採購需完成公司比價審批流程方可進行採購，貨到驗收合格將《物資需用計畫》、《**彙總審批表》、《材料驗收入庫單》、《材料報驗單》（如有）、《合同》等資料提交付款審批後方可進行貨款支付。

5.2.1、由專案提報《材料需用計畫》，《材料需用計畫》必須簽字完整（計畫人/編制人、總工/技術人員、專案經理），並提報公司工程部、經營部、合約部審核。

5.2.2、採購部對《材料需用計畫》進行複核後及時啟動採購流程，確認公司採購的由採購部完成，確認專案採購的有專案部完成。

5.2.3、採購部選擇三家及以上符合採購條件的**商進行詢價、洽商（即多次詢價洽談，包括材料規格、型號、數量、質量、付款方式、質保期限、供貨週期及稅金、增值稅專用發票等內容），以合理低價原則選擇合格**商，並填寫《材料**彙總表審批表》。

5.2.4、採購部提報《材料**彙總審批表》由合約部、工程部及經營部進行審核，公司總經理批准後方可確定**商進行合同約談。

5.2.5、簽訂合同前，雙方經過合同約談確認合同內容後辦理《合同審批表》、《印章申請表》，並提交合約部、工程部、經營部審批及總經理批准。

5.2.6、專案部收到材料後應組織專業人員進行驗收，確認無誤後開據《材料驗收入庫單》（驗收入庫單需收貨人和專業驗收人或專案經理兩人以上簽字確認），並提交採購部確認，如有缺貨或質量異常應及時聯絡採購部解決。

5.2.7、採購部收到現場《材料驗收入庫單》傳真或影印件後，根據合同約定辦理相應款項支付，填寫《物資採購結算單》、《付款申請單》並提交合約部、工程部、經營部審核及總經理批准。

5.2.8、做好合同及零星採購彙總台賬及資料歸檔。

5.2.9、適時篩選**商，建立**商名冊，已合作**商完善**商資料庫。

5.3、大宗材料採購按照公司招投標管理辦法執行。

5.4、採購合同

5.4.1、合同文字必須是公司同意或頒布的標準版本，不得隨意更改。合同中買賣雙方單位名稱要做到「四一致」（單位全稱、落款、圖章與營業執照）。

5.4.2、採購合同評審詳見《合同審批表》。

6、物資驗收管理

6.1、物資驗收前的準備工作

現場材料員必須嚴格遵守企業規章制度，嚴守崗位。接到物資進場通知後，提前做好場地規劃、疏信道路、安排上下車勞動力及相關機具等準備工作（應特別注意分包合同約定的部分裝置由分包單位負責卸貨的情形）。

6.2、物資現場驗收

6.2.1、所有物資驗收至少2人（材料員、現場責任施工員、分包方書面指派一名材料員、相關驗收監督人員如專業監理工程師等）共同參與，所有驗收人員須在《收料單》上簽字確認。

進場物資必須對照合同如實計量、驗證，並按現場平面布置圖或其調整圖整齊堆放、掛牌標識，做好防護。物資的進場驗收工作必須在工地內進行。

6.2.2、物資進場後，材料員根據《物資需用計畫》對照合同及送貨清單認真核對物資的規格、數量等，並同時索取產品合格證、說明書、質保書或試驗報告等技術資料，並對技術資料的內容進行驗證，以確認其資料是否有效。

6.2.3、清點貨物與計畫的物資名稱、規格、數量等相符後，開始進行外觀檢查（如鋼材需檢視其表面是否有裂紋、結疤、分層、鏽蝕等，定尺鋼材是否等長，並抽樣檢查其直徑。

水泥、木材等都應按要求進行相應的外觀檢查），需開箱（包）的要開箱（包）檢查，暫時不能開箱（包）檢查的可先入庫，但在使用前必須通知供方到現場一起開箱（包）以明確責任。

6.2.4、對物資質量、環境和安全有特殊要求時，應安排相關專業技術人員參與驗收。對於甲供物資或甲控物資，專案部應及時通知甲方和監理單位參加物資驗收、檢驗。

6.2.5、專案部應對需要檢驗檢測的物資及時現場取樣、送檢。檢驗合格後才能辦理材料驗收入庫單，對檢查不合格的物資應及時聯絡採購部進行處理。

6.2.6、需要在貨源地對所採購物資進行驗證時，在採購合同中應明確驗收標準。

公司採購部或專案部負責組織技術、質量等專業人員共同參與並做好記錄。已經在貨源處驗證發貨進場的物資仍需驗證，並且仍有可能被拒收，採購部門應事先對**商做好說明。

6.2.7、入庫物資必須嚴格計量，計量方式大致有以下幾種：

6.2.7.1、對庫房零星物資或工具實行實物清點、過磅、檢尺等精確計量。

6.2.7.2、對周轉架料檢尺（定尺的可進行點數）計量。

6.2.7.3、鋼材類：如按理論重量計算，幾何尺寸必須滿足國家規範。如按過磅計算重量，過磅的地點和磅秤須經我方認可，同時直徑也必須滿足國家規範。

6.2.7.4、木材類：方材可在量幾何尺寸的基礎上點數計量，規格板材則應按塊檢尺計量。

6.2.7.5、包裝水泥等除清點包數外，還須對單包袋裝材料進行隨機抽檢，使量差控制在國家標準允許誤差範圍內。

6.2.7.6、地方材料中砌體材料必須碼堆點數，而砂、石料則以檢尺量方為主，抽檢過磅為輔。

6.2.7.

7、在材料驗收合格後，應將材料驗收過程資料（鋼筋的規格、件數、每件支數，水泥的總包數、單包抽檢重量，木材的檢尺尺寸，沙石的量方尺寸等）填寫在《收料單》中，資料不得有修改，《收料單》一式二聯：第一聯存根聯，由收料人員留底，第二聯對帳聯，供方憑此聯與專案部辦理結算手續，經結算的收料單必須收回。

6.3、材料驗收入庫單

6.3.1專案部辦理《材料驗收入庫單》，《材料驗收入庫單》是**商開發票的唯一依據，亦為專案部材料台賬中本月收入填報的唯一依據。

6.3.2、《材料驗收入庫單》由公司統一印製，專案部應妥善保管，不得遺失或挪作他用，作廢單據應完整儲存。

7 、物資標識管理

7.1、產品的自然狀態即可清楚地區分其種類時，可不作標識。

7.2、原材料、半成品及零部件的檢驗和試驗狀態標識。

8、材料的儲存與保管

8.1、各種物資均應貯存在適宜的場地或庫房，貯存場所條件與產品要求相適應，以防止產品損壞或變質變形。

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