擬制：審核：
批准：實施日期： 年月日
一、總則
1、宗旨：為規範公司的會議管理，提供會議質量與工作效率，加強內部溝通，充分發揮會議的工作統籌和民主議事作用，特制訂本會議組織和管理制度。
2、適用範圍：本制度適用於神鷹公司所有行政性會議和管理體系相關會議的管理。
3、管理許可權
會務負責人或主辦部門負責會議的組織工作，總經辦負責公司級別會議的統籌協調及本制度的執行監督，並有權對違反本制度的行為提出處罰。
二、會議分類
本制度所涉及會務包含公司及各部門例會、公司專項會議、行政年會及其他行政性會議
三、例會制度
例會包含司級例會與部門級別例會，公司總經理辦公例會由公司總經理主持，各部門例會由該部門負責人主持。工作例會是工作安排、工作協調、工作小結的會議。應當按以下要求召開：
1、通報上一期主要工作實施情況；
2、對上一期出現的問題進行總結，對上期工作中的經驗進行借鑑
3、要求公司及各部門協助解決的問題與困難；
4、本期的工作目標。
公司要求參加會議的人員在會議前提交該部門本月工作總結和下月工作目標計畫、月度例會會議紀要，財務部下月初需提供上月度的公司當月財務分析報表及當月公司財務預算方案。並要求參會人員認真做好會議記錄。公司例會按照規定在固定時間、以固定匯報的程式、固定的人員進行匯報， 盡量解決即席提出的問題；參加會議的人員應在會後形成部門及個人本期工作清單，工作清單含上期工作總結和本期工作計畫，並將工作清單向直接領導及部門負責人同時匯報，總經辦、財務部、**部工作人員的工作清單匯報給直接領導並統一用電子版本發到交到總經辦秘書室備案。
（一）、公司例會
1、董事會
時間:：每月初，由公司董事長決定召開會議時間
地點：總經理會議室
參會人：公司董事長、副董事長、總經理。
會議主持人：董事長或董事長授權委託人
會議記錄：董事長秘書
相關要求；
行政部門在會議召開前一天下午對會議室進行清掃，如有相關討論議題，根據董事長的要求，由董事長秘書提前將議題告知參會人員，參會人員參會時應做好相關會議記錄，
2、總經理辦公例會
時間:：每月28日至30日，由公司總經理決定會議召開時間
地點：總經理會議室
參會人：公司總經理、公司副總經理、各部門經理及相關部門負責人。
會議主持人：總經理或總經理授權委託人
會議組織：總經辦
相關要求；
行政部門在27日下午對會議室進行清掃，如有相關討論議題，根據總經理的要求總經辦提前將議題告知參會人員，參會人員參會時應做好相關會議記錄，部門資料於當月25日前上報總經理。
3、**協調會議
每月20日公司總經理及授權委託人召開下月**、生產、營銷、財務等有關計畫排程會，各部門應準備以下有關資料：一是營銷中心向總經理申報下月產品訂貨計畫、採購面料計畫、庫存面料計畫；二是由定製中心向總經理申報下月已簽合同的產品訂貨計畫、即將簽定合同的訂貨計畫、已鎖定目標客戶預計的訂貨計畫及需要公司備用的採購面料庫存計畫；三是由**部出具原、輔料庫存報表。由總經理主持召開計畫協調會，協調關於下月公司資金收支安排、生產安排、採購安排、下單計畫安排等各個環節上問題，有關部門的下月計畫方案在當月23日前經總經理批覆，當月24日開始實施下月的工作目標計畫，**部在當月25日之前與客戶簽定下月**合同後交財務部。
（二）、各部門例會
根據總經理辦公會議的要求，各部門在每月總經理辦公例會後第乙個工作日召開部門月度例會，貫徹落實總經理辦公會議的精神及經總經理審批後的各部門下月工作目標任務計畫，每週召開週會，每天召開早會（不需記錄），早會時間控制在15分鐘內，各部門應做好本部門工作部署，開展好本部門例會工作，各部門周例會的安排如下：
週會時間：總經辦每週六
財務部每週六
資訊中心每週六
生產廠每週六
營銷中心次周一
物流中心每週六
地點：財務部、總經辦例會在一摟會議室召開，營銷中心、定製中心在三樓會議室召開，生產廠會議地點由生產廠確定。各部門如有特殊情況可以向總經辦申請公司會議室，由總經辦統一協調安排。
參會人:：初級職員及以上人員，其他人員由部門負責人確定是否參會
週會時間一小時左右，月度辦公會議時間2小時左右
會議負責人：部門負責人
相關要求：
各部門認真做好週會、月度例會會議記錄，部門會議記錄應明確參會主題、參會時間及地點、參會人員，會議記錄應留檔儲存。部門例會內容應包括上期的工作總結，本期工作計畫。會議結束後第乙個工作日之內部門負責人應將上期工作完成情況，本期工作安排及對上期未完成工作的說明以《會議備忘錄》形式向公司總經理呈報，同時將各部門間需要協調處理的事務及需要公司處理的事務向公司總經理申請處理。
如果各部門負責人不在公司，可以授權委託一位工作人員負責例會的主持，如因緊急情況不能按時召開例會，各部門會議組織者應及時告知總經辦，並將修改後的例會時間一併告知。總經辦對全司例會召開時間及會議情況進行監督和評測。
如部門例會與公司例會召開時間出現衝突，當日召開公司例會，部門例會順延1個工作日。
四、臨時會務
（一）專項會議
專項會議是為某一專案或課題而召開的會議，會後必須有結論，屬於公司臨時性行政會議，主題由會議提議人提擬。專項會議由公司總經理提議。相關部門認為有必要召開專項會議時，應向公司總經理請示，經總經理批准後方可召開。
總經理提議的專項會議由總經辦負責組織，各部門提議的專項會議由該部門負責組織，召集部門應提前向參會人員告知參會的議題。
專項會議應當按以下要求召開：
1、 有明確解決問題的目標，明確會議的主題
2、事先由召集部門通知應列席的相關人員
3、有相關會議議程，相關人員的主要發言安排
（二）、年度會議
年度會議分公司年度工作總結會、年度聯歡會、客戶答謝會。
公司的年度工作會議及年度聯歡會議由總經理提議，經公司董事會批准後方可召開，總經辦負責會議的組織，公司全體員工參加。司級工作年會在五樓公司會議室舉行。客戶答謝會由營銷中心或者定製中心提議，經總經理批准後實施，其會議由提議部門組織。
會議開始前組織部門做好物資準備、人員邀請、裝置檢查、簽到、會議期間的一切事項安排，做好會務管理。
年會一般提前乙個月準備，會議日期前乙個月成立會議團隊小組，團隊小組經過討論後在開會三周前形成策劃案，並對會務進行分工，制定會議相關費用預算，呈報公司總經理審批。公司總經理批准後團隊小組便對年會工作進行準備。
（三）、其他會務
其他會務包括協調會議、動員會、研討會、評審會、排程會及參加一些行業組織會議等。
協調會議：協調會議是由公司總經理或部門負責人為協調各部門之間的工作與相關平行部門的工作而召開的聯席會議。
動員會：公司開展某一活動或者需要全員動員時，向相關人員進行的思想工作會議， 發言固定、沒有討論程式，是公司臨時組織的行政會議。
研討會：根據公司發展需要，邀請相關人員對某一課題或問題進行切磋、**，但不一定有結果，是公司臨時組織的行政會議，
評審會：相關組織或機構對公司產品及某事物的價值、效能、質量進行鑑別，要求必須有結論，是公司臨時性行政會議，由公司總經理及其以上人員提議。
對於參加其它單位或者機構組織的會議，各部門應首先向總經辦申請，經總經理批准參會後方可申請費用預算及辦理有關手續。
五、會務管理
（一）會前管理
1、會議的核准與審批
公司要求除例會之外的其他會議必須提擬與審批。公司臨時行政會議、公司年度例會由總經理直接提擬或由議題涉及業務的主辦部門負責人提擬，由總經理批准。
各部門臨時性會議由該部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議衝突。其中，部門會議屬非例會性質且需另行核撥專項費用的，應向總經理報批同意；屬例會性質的，由本部門另行提擬方案呈報總經理批准後執行。
2、會議計畫與統籌
每月 26日前，各部門將下月計畫召開的臨時性行政會議，統一報總經辦，總經辦對使用公司會議室的會議時間進行統一協調，匯同公司月例會編制《月度會議計畫》，於月底前發放至各部門負責人。凡總經辦已列入計畫的會議，如會議部門需要改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前 2 天完成會議提擬和報批手續，並報請總經辦調整會議計畫。未經總經辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計畫。
會議安排的原則為：小會服從大會，區域性服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門例會。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。
3、會議準備。
（1）會議通知
會議通知應遵照以下規定：
a 、已列入月度會議計畫表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由各部門按計畫表直接通知與會人；
b、屬下列情況之一者，按「誰提擬，誰通知」的原則進行會議通知（總經理提議由總經辦通知）：（1）未列入月度會議計畫而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入月度會議計畫，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；（3）其它提擬人認為應另行通知的情況。
c、會議通知期一般應提前2天以上，通知物件為與會人、會務服務提供部門；
d、會議通知形式一般為**通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。
（2）其他準備
會議的其它準備工作遵照以下規定：
a 、會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；
b 、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、檢察會議器材、備好茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；
c 、司級會議會務服務統一由總經辦負責。其它部門召開的會議服務由其自己負責。
d 、各部門在公司召開的會議需用公共會場的，應向總經辦書面提出，由總經辦統籌安排。
（3）會議組織
會議組織遵照「誰提擬，誰組織」的原則。會議主持人須遵守以下規定：
a 、主持人應不遲於會前15 分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
b 、主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
c 、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，以確保議程順利推進及會議效率。
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