1 目的
為了加強公司影印機使用及管理，滿足各部門影印需求，規範影印機的管理和使用，特制定本制度。
2 適用範圍
本制度適用於公司各部門。
3 職責
辦公室全面負責公司影印機的使用管理與故障維修工作。
4 管理內容
4.1 影印機管理
4.1.1 培訓
各部門根據需要確定影印人名單並上報辦公室，辦公室定期統一組織培訓，影印人經過培訓方可使用影印機。如果新增影印人員，各部門需及時將培訓需求報至辦公室。
4.1.2 登記
影印人必須嚴格按照《影印機使用登記表》（見附件）要求（影印人、部門、影印張數）進行登記後方可影印檔案。
4.1.3 日常管理
辦公室負責每天上班開機，並統計影印張數，每日下班前，辦公室負責檢查影印機是否關機，是否切斷電源，以免發生事故，若下班後有影印者，影印者必須做好登記後開機，並在使用完後按程式關機。
4.1.4 故障處理
4.1.4.1 影印人在使用過程中遇到故障，不得私自維修，要及時向辦公室影印機管理人員反映，辦公室接到影印機維修申請後，聯絡廠家確認維修時間，並通知影印者。
4.1.4.
2 原則上，廠家維護影印機的時間設定為：2小時響應，4小時上門服務；8小時解決問題；24小時問題不能解決提供備用機。特殊情況不能滿足以上條件時，辦公室須向影印人說明情況。
5 影印機操作要求
5.1 影印機僅限於公司內部使用，外部人員謝絕使用；
5.2 私人資料不得在公司影印，若因特殊情況需要影印，須事先經過部門負責人同意方可影印；
5.3 影印人應嚴格按照培訓的操作規範進行操作，嚴禁野蠻、盲目操作；
5.4 影印前需確認檔案無裝訂針，回形針，以免金屬物滑入機體導致進稿器卡紙。
5.5 為防止影印機卡紙，禁止使用非影印紙、已皺摺或超出影印尺寸的紙。
5.6 在影印多份的情況下，影印者應當先影印乙份，做出調整後再影印。
5.7 注意保持影印機周圍的衛生，在每一次影印之後要及時處理影印產生的廢紙、髒紙，及時將自己列印的檔案拿走，機密檔案應使用碎紙機進行處理。
6 考核與責任
辦公室人員不定期對影印機使用者進行抽查，以下行為一經發現，給與相應考核：
6.1 因操作失誤造成影印機損壞，責任人負責維修費用，並承擔一切損失。
6.2 有以下情況之一者，取消其影印資格，並扣當事人20元,部門負責人50元：
6.2.1 未經培訓影印（以培訓記錄為準）、未登記影印或違規影印者；
6.2.2 影印私人資料者；
6.2.3 遇到故障不處理、不上報，一走了之者；
6.2.4 對待機器野蠻操作者；
6.2.5 發現廢紙、遺留紙張（2小時未主動認領）。
執行部門：公司各部門
監督部門：辦公室
附件：《影印登記表》
附加說明：本制度由辦公室起草並負責解釋。
本制度自實施之日起開始執行。
影印登記表部門
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