印章使用制度

印章管理制度

一、目的

為保證印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護公司利益，特制訂本管理制度。

二、適用範圍及管理範疇

適用範圍：總公司及其下屬的分公司、子公司。

管理範疇：刻印、使用、廢止、更換。

3、主管部門

總公司的印章主管部門：總公司辦公室。

分公司、子公司的印章主管部門：分公司、子公司成立辦公室的由辦公室負責，未成立辦公室的由財務部負責。

四、印章的刻製和啟用

（一）印章的刻製

1、公司印章的刻製均須報總公司總經理批准。總公司印章刻製由總公司辦公室負責，分公司、子公司印章刻製由相關科室或人員書面提出申請報總公司辦公室經批准後到當地公安機關相關部門辦理刻製手續。

2、印章的形體和規格，按國家有關規定執行。

（二）印章的啟用

1、新印章啟用前各個主管部門要做好戳記，並留樣儲存，以便備查。

2、因印章損壞而更新新印章，舊印章銷毀前及新印章啟用前需戳記新舊印章印模並儲存備查同時到各個銀行預留印鑑。

3、分公司、子公司印章啟用應報總公司辦公室批准、備案。

五、印章的保管、交接和停用

（一）印章的保管

1、公司公章、合同專用章由公司辦公室指定專人保管，財務專用章、法定代表人小章、發票專用章由財務部門指定兩人分別保管，各部門印章由各部門指定專人專櫃保管。各印章保管人員名單須報公司辦公室備案。分公司、子公司依照此標準執行（若分公司、子公司暫不成立辦公室的，由分公司、子公司財務人員代為管理公章、合同章）。

2、印章保管人因事離崗時，須由部門主管指定人員暫時代管，以免貽誤工作。

3、印章保管必須安全可靠，加鎖儲存，不可私自委託他人代管。上班時間，印章必須放在帶鎖的抽屜中，休息或離開位置時必須上鎖不得隨意擺放。

（2）印章的移交

印章移交須辦理手續，簽署移交證明，註明移交人、接交人、監交人、移交時間等資訊。

（三）印章的停用

有下列情況，相關印章須停用：

1、公司名稱變動；

2、印章使用損壞；

3、印章遺失或被竊，宣告作廢。

總公司印章停用時須經公司總經理批准；分公司子公司印章停用須經分公司、子公司經理批准，並及時將停用印章送總公司辦公室封存或銷毀，總公司辦公室建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

六、印章使用

（一）使用範圍如下：

1、凡屬以公司名義對外發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章；

2、凡屬合同類的用合同專用章；

3、凡屬財務會計業務的用財務專用章。

（二）使用程式

總公司用章

1、公司各類報表、介紹信、解除勞動合同證明等常規性檔案，由經辦人員在《印章使用登記表》上登記，辦公室印章專管人員確認後蓋章。

2、公司勞動關係類檔案必須經人力資源部經理簽字後，由經辦人填寫《印章使用登記表》上登記，辦公室印章專管人員確認後蓋章。

3、公司業務合同、專案協議等用印都須先經部門領導審核簽字、公司總經理批准，填寫《印章使用登記表》後方可用印，同時各部門需自行留合同影印件或原件交財務和本部門保管備案。如上述部門不留備案樣本，出現了一切問題後果自負,合同簽訂部門為第一責任人、財務部門負連帶責任；現款現貨的銷售合同由分管副總、部門經理、經辦人簽字後，填寫《印章使用登記表》後即可用印；公司經理以上級別的勞動合同必須經人力資源部經理簽字後，方可用印，經理以下級別的勞動合同由經辦人填寫《印章使用登記表》後即可用印。

4、嚴禁在空白合同、協議、證明及介紹信上用印。因工作特殊確需在證明及介紹信上用印時，須經部門領導及辦公室主任同意，並編號方可；需要在空白合同、協議上用印時，必須經總經理批准並編碼後方可。待工作結束後，必須及時向公司簽字用印的領導匯報用印空白檔案的使用情況，未使用的必須立即收回作廢，已使用的合同協議類檔案須報印章管理部門備案。

5、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用的，由用印人填寫《外出使用登記表》，徵得其部門經理同意後，由印章專管人員陪同前往辦理。如確因印章專管人員不便陪同的，經公司總經理批准，方可帶離公司。

印章外出期間，借用人只可將印章用於申請事由，並對印章的使用後果承擔一切責任。

6、印章使用必須嚴格遵循用章登記制度，嚴格審批手續，不符合規定的和不經主管領導簽發的檔案、合同等，印章專管人員有權拒絕用印。

分公司、子公司公司用章

1、分公司、子公司各類報表、介紹信等常規性檔案，由經辦人員在《印章使用登記本》上登記，經分公司、子公司經理簽字後辦公室或財務部門印章專管人員蓋章。

2、由分公司、子公司負責的正常生產經營範圍內的業務合同、專案協議等，經分公司、子公司經理審核簽字，填寫《印章使用登記表》後即可用印。涉及分公司、子公司專案工程款、固定資產、原材料採購的合同或協議須先經總公司部門領導簽字審核，總經理審批，在總公司辦公室填寫《印章使用登記表》後，印章專管人員簽字後，傳真至分公司、子公司，分公司、子公司的印章專管人員接到傳真合同、協議後，必須有總公司印章管理人簽字，方可執行分公司、子公司的蓋章程式用印。

3、嚴禁在空白證明及介紹信上用印。因工作特殊確需在證明及介紹信上用印時，須經分公司、子公司經理簽字同意，並編號方可。待工作結束後，必須及時向公司簽字用印的領導匯報用印空白檔案的使用情況，未使用的必須立即收回作廢。

4、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用的，由分公司、子公司用印人填寫《外出使用登記表》，徵得分公司、子公司經理同意後，由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同的，經分公司、子公司經理批准，方可帶離公司。

印章外出期間，借用人只可將印章用於申請事由，並對印章的使用後果承擔一切責任。

5、印章使用必須建立用章登記制度，嚴格審批手續，不符合規定的和不經主管領導簽發的檔案、合同等，印章管理人有權拒絕用印。七違紀處理

（1）違反以上規定者，公司將追究相關人員的責任，若給公司造成經濟損失或不良社會影響者，公司將追究其法律責任。

（2）印章管理人員應嚴格按照程式進行登記，若發現未按程式進行登記，則罰款100元。造成重大經濟損失的，公司將追究其法律責任。

（三）印章管理人員應將《印章使用登記本》儲存好，每年年底交辦公室彙總存檔。

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