說到會議, 很多同仁都會感到頭疼, 感覺工作中一大半的時間都在開會, 而似乎多數時間都是在作無用功, 開會開到人近乎崩潰, 但是取得的成效的非常有限,:
1． 會議前準備工作不到位
1 搞＂突擊會＂，會議發起人臨時召集人員開會（參會的人員準備不充分或無準備，會議主題不明確，所需的資訊不充分，導致會議決策效率低下）；與之相對應的情況就是對於例行性會議領導一有事忙就不開會了，而不開會的結果是反而更忙了
2 參會人員匯報材料準備不充分（兩個方面：一是會議發布者通知不明確，使參會人員無從下手，導致無準備，或準備資訊材料偏離主題；另一方面是參會人員不重視，主要在於執行力度）
2． 會議過程中出現的問題
（１）所謂的＂長征會＂（會議時間很長）
1 問題反覆討論而無法確定決議結果；（決策領導掌握資訊不充分，需在會議過程中不斷的聽取匯報人員提供的資訊，資訊都是原材料，未經過加工（分析及調查），導致決策領導無法快速決策）
2 會議議題過多，很多與問題不相關的參會人員全程陪同；（例如討論１０個議題，而有些參會人員僅與其中少數問題相關，其他時間均在陪同參會）
3 話題蔓延導致會議時間過長（會議過程中跑題，缺少會議主持人，或主持人不力）
（２）議而不決（問題討論過之後，未進行決議，直接pass掉進行其他議題討論，更不要提措施，危害：失去會議的意義，使參會者喪失對會議的信任，進入惡性迴圈）
（３）會議偏離主題，缺少及時糾偏，造成參會人員失去耐心，士氣下降，最終導致時間無限延長，決策效率下降
3． 會後存在的問題
（1） 會議紀要整理質量低，發布不及時
（2） 紀要中記錄的問題沒有得到有效的跟蹤落實
以上是計畫運營會議存在的通病，很多企業或專案公司在召開計畫運營會議時存在上述問題中的某種情況，以上的問題概括來表達，就是「計畫會議決策效率低！」這裡我們強調是計畫會議，或者說是運營會議，而不是座談會、聯歡會等，計畫會需要很強的計畫性和嚴肅性，是保障企業或專案正常運營的必要手段。
我們今天討論的主題就是「如何提高房地產專案計畫會議的決策效率」
計畫會議在於階段性的總結前階段計畫工作的進展情況，制定下一階段的工作計畫，發布資訊以及對過程中存在問題進行解決（決策），通過pdca的手段來確保企業（或專案）健康高效運營。
解決上述問題從三個方面入手： 體系， 制度， 方法
1. 合理規劃會議體系
首先庸俗一下，引用一句名人名言（我在其他教材上看到的），美國質量管理大師戴明指出：「企業的100個問題中，只有15%是由於崗位個體原因造成的，85%的原因都是由體系問題和結構問題引起的， 乙個企業決策要有效率，首先就必須考慮開哪些會，不開哪些會，每個會的目的是什麼。」因此，房企做好會議決策管理，首先需要合理構建高效的會議決策管理體系。
為了構建高效，科學合理的會議體系，需從以下幾個角度考慮：
（1） 計畫會議的層級
結合公司的發展規模、企業機構的層級設定、實際業務量的情況來確定會議的層級設定以及各級會議討論問題的深度，如集團級、區域公司級、城市公司級、專案級、部門級等等。
計畫會議的層級設定與計畫體系的層級設定有關，不同的計畫層級的節點應有不同管理層的人員負責，同時採用與之相對應的計畫會議進行管控，計畫會議作為各級計畫負責人用於管理計畫的工具。
同時如果企業規模較小、業務量較小的情況下，則企業計畫決策領導的管理將更對深入，反之，如果企業規模較大，管控專案數量眾多時，計畫會議討論的議論點則更為巨集觀。
合理的設定計畫運營會議的層級以及討論計畫節點的深度，將是計畫會議高效的前提，如某公司高層討論專案的計畫節點時，一次會議開8小時以上，導致效率低下，對於高層領導的最寶貴資源——時間，沒有得到最合理的分配， 又如某公司在業務量較小的情況下，按照成熟大型公司的管控方式進行管理，會造成層級較多，管控過於粗放，計畫會議5分鐘就討論完了，決策資源沒有得到合理的利用。
（2） 計畫會議的分類
首先談一下會議觸發模式，從地產企業會議產生的觸發動因來看，有以下3種典型的觸發方式：
1 時間觸發會議：特點是帶有一定週期性，就是我們所說的例會，往大了說我們國家即將召開的十八大（5年一次），往小點說專案工程部每天召開的晨會（1天一次），都可以看作是計畫例會，與我們計畫運營人員最常接觸的是月度計畫會，周例會，企業年度工作會等。
2 流程觸發會議：特點是專案執行過程中已預先設定的會議，如專案啟動會、專案開盤會，里程碑會議等，通常我們在完成階段性任務後，會對前一階段進行總結並對下一階段的工作進行部署。流程觸發這類會議通常我們在制定專案計畫的時候會將會議列入計畫內，或者通過制度規定，明確在專案開發周期中會開哪些會，其特點是會議一定要開的，當流程進行到這一環節，就要開這個會。
3 事件觸發會議：是指在專案運營過程中出現的難點、風險點所制訂的專項會議，通常對觸發事件有預先定義，如當國家發布重大政策變動，可能對專案運營造成很大影響的情況下，召開此類會議，及時調整專案開發節奏，又如當專案執行過程中，發生事故或者品牌危機時，召開此類會議，以應對企業或專案所面臨的危機。
流程觸發與事件觸發的相同點在於對觸發條件預先都有定義，不同點在於流程是預先規定的，是一定要召開的，而事件觸發會議是針對預先假設的條件，僅當定義情況發生時，才召開的會議。
還有一類會議——專題會，我們在後面詳談。
（3） 計畫會議的週期（節拍）
各類計畫會議的週期需與其對應的計畫層級相對應, 參照以下示意**(注:該**僅作示意, 不同企業的特徵不同,其具體內容會有差異) , 我們可以看出,越往計畫上層的,召開會議週期越長,解決的問題越偏向控制性, 越往下所面對的計畫越具體, 週期也越短, 同時會議時間也應越短, 便於計畫中存在問題的快速落實, 各層級計畫的負責人向上級進行匯報. 對於每天開的會議，這個需結合實際需要，比如專案上的工程部，由於工程施工節奏很快，每天都會出現各類問題，有必要及時解決，而對於其他工作節奏較慢的部門，則不需每天進行，要根據需要設定。
通過以上的設定, 形成一套系統的計畫會議體系, 如同樂譜中的節拍, 大的分為章, 然後分成小節,小節內再分為各類節拍音符. 我們做計畫也是一樣, 形成了系統的、有規律的企業運營節奏，整個企業在運營過程中才會和諧。
2. 嚴格執行會議制度
我記得看《亮劍》這部電視劇集的時候，有一名戰敗的國民黨將領說「**的計畫是由天才制定的，由蠢才實施的。」具體是什麼樣我記不清了，但是大致就是這麼個情況，在這裡舉這個例子是說明什麼呢 ？並不是強調我們做計畫怎麼樣，而是說如果我們要提高計畫會議的效率，光靠合理的計畫會議體系是不行的，合理的會議體系是前提，是進行計畫管控的平台和工具，但是如果參會人員的積極參與和維護，我們還是難以做到高效，所以我們還要強調計畫會議高效的保障——嚴格執行會議制度。
先來看幾個因會議制度原因導致的問題：
（1） 個別人員不參加會議（原因多種），計畫會議的主要內容為發布資訊及做出決策，其中發布資訊主要為匯報上一階段的完成情況和下一階段的計畫安排，以及一些其他相關資訊；決策主要針對計畫運營過程中的問題，經過相關領導的研討做出決策，列入其後的工作計畫當中。如果個別參會人員沒有參加會議，則對於領導制定決策的資訊依據可能缺失而無法做出決策或作的決策不科學。第二種為針對問題的決策人員缺席，造成匯報的問題無法決策，而導致計畫會議效率大為降低。
（2） 會中紀律：如會議中**不斷，私下討論問題（一般紀律問題，不作詳述）
（3） 不按期開會(月經不調)：其實大家都知道，會議主持領導都很忙，不按期開會可能是由於有特殊原因，而導致會議召開時間做出調整，而取消開會往往是由於領導對計畫會議的重視程度不夠，這種現象多發於中小型房地產企業，因其機構較為簡單，企業管理的自由度較大。我把這種現象叫做「月經不調」，就是本來應該按規律開展的事情，卻亂了規律，而其後果就是失去了計畫管控的平台，上傳下達中斷，需上級協調解決的問題造成了積壓，而導致計畫執行受阻， 同時對存在問題的解決時間沒有預期，企業/專案處於亞健康狀態。
（4） 會議中發言跑題，時間過長，議題發散，會議主持人沒有進行糾正，導致會議效率降低，會議失去嚴肅性，造成士氣下降，參會人員失去信心。
以上的問題我相信不少朋友都會在工作中遇到，而維護會議制度應從每一位參會者做起，而解決上述問題的方法應從制度抓起，做好相關培訓，增強每一位參與人員對計畫會議嚴肅性和重視度的認識。（此）
3. 科學的會議管理方法
很多時候，我們在工作中採用乙個很簡單的方法，卻能取得工作效率上的大幅度提公升， 採用科學的會議管理方法，同樣是我們獲取計畫會議效率的乙個重要方面，主要採用以下的「四化」來提高計畫會議的實施效率：
「會議卡片標準化、匯報檔案模板化、會議議程規範化、會議紀要格式化」
（1） 會議卡片標準化
「會議卡片」這個詞有些朋友可能會感到陌生，其實這個東西在很多企業裡都有見過，其本身是對會議相關的人、事、主題、時間、資料等因素和其他內容記錄並具有一定標準化程度的文字。更具體的來說，可以是在會議體系規劃完成後，對每乙個會議（注意不是每次會議）的各類因素做出標準化定義，如會議目的、發起人、主持人、參會人員、準備檔案的相關規定、會議成果的相關要求等各因素做出明確界定，通過這樣的標準化，使每一位會議相關人員預先了解並熟悉會議的全過程，從而節省時間，提高效率。
（2） 匯報檔案模板化
目前很多房地產企業都已經對會議匯報檔案編制了標準模板，只是不同企業的標準化程度不同，標桿企業基本已經對計畫會議體系中的各種型別會議都制訂了標準模板，多數企業對例行性計畫會議制訂了標準模板，同時不同企業對模板中的內容、格式等要求的標準化程度也有一定的差異。匯報檔案標準模板可以提公升各匯報人員的資料準備、審閱、與之前比對、查閱的整體工作效率，同時可以避免內容遺漏，並在會議過程中，可以引導會議發言人員不偏離主題，對提公升計畫會議管理效率有很大的作用。
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