第三節 倉庫管理作業流程

2021-04-04 02:58:21 字數 4196 閱讀 9607

為統一及規範各分店倉庫管理的操作,結合各分店的實際情況,制定本作業流程:

一、 倉庫存貨的分類

1、 物耗用品:共分八類,包括客耗品、印刷品、水吧飲品、廚房食品、辦公用品、維修用品、保潔用品及宣傳用品;

2、 庫存商品:共分三類,包括香菸、一次性客用品、技師服裝;

3、 低值易耗品:共分四類,布草、前廳**、餐具廚具、其他類;

注:固定資產不屬於存貨。

二、 報表的設定

1、 物耗用品、庫存商品及低值易耗品:庫管每月須出具「存貨收發存表(或盤點表)」,一式兩份,乙份庫管員留存,乙份交分店財務主管審核;

2、 低值易耗品及固定資產,分店財務主管每月須根據入庫情況登記「資產登記表」,並註明資產的狀態(庫存、在用、破損或閒置);

附:存貨收發存表(盤點表)樣式

三、 賬本的設定

1、物耗用品—客耗品、印刷品及水吧飲品各一本,其他類別可根據實際情況自行決定設定,是每種類別各一本、兩個類別共用一本,或者是四種類別均各一本;

2、庫存商品三個明細分類共用一本;

3、低值易耗品四個明細分類共用一本;

4、倉庫存貨手工賬本須是活頁式,帶旋轉鑼釘,各明細倉庫存貨先預留幾頁賬頁,防止經常性的拆本插頁。

附:賬本樣式

三、日常手續辦理

1、日常的物品新增購均須提前開具『採購申請單』,並有申請人、財務主管(休息由出納代簽)及店長或其有效授權人(須作授權單,只能店助或財務主管)的簽字,特殊情況可先口頭請示後補單,廚房用品採購流程及手續按本章第十四節「廚房用品採購流程」辦理。財務主管及出納須不定期進行詢價,經核實有虛報或申購**與實際不符等情況,應提報店長及財務部處理;

2、日常的物品入庫須核對是否有『採購申請單』,並開據 『貨物進庫單』, 並有庫管員及財務主管的簽字;

3、日常的物品出庫須開據『貨物出庫單』,並有領用人、庫管及財務主管的簽字;

4、所有的採購報銷均須附『貨物進庫單』及相應的發票或收據(如無法開據正規發票,則須提供清楚蓋有或載明店名、**(最好是有位址)的收款收據,以便財務後續進行核價)到財務處辦理報銷手續,;

5、『採購申請單』一式三聯,在相關人員簽字審批後,統一交庫管員保管。存根聯由庫管員按時間順序分月彙總整理留底;財務聯由庫管每月彙總,附在相應的倉庫存貨收發存表(或盤點表)後(固定資產申購須連同入庫單一起附在付款憑證後),並交分店財務主管核對;收料聯由申購人(部門)留底(或交庫管保管),用於跟蹤採購到貨情況;

6、『貨物進庫單』一式三聯,存根聯由庫管留底;財務聯由庫管員月底按**商及時間順序彙總整理,並附在所對應的倉庫「存貨收發存表」(或盤點表);報銷聯交經辦人辦理付款報銷手續;

7、『貨物出庫單』一式三聯,均由庫管員保管(收料聯如領用部門(人)有要保留的,可交其保管),並據以登記賬本,存根聯由庫管員按月分部門彙總整理留底儲存。財務聯由庫管員月底彙總整理附在所對應的倉庫「存貨收發存表」(或盤點表)後,交分店財務主管審核;

8、倉庫物資或資產報損均須開據『報損單』,並有經辦人、庫管、分店財務主管及店長的簽字,並按相關報損制度處理,具體規定詳見《資產報損流程》、《資產報損賠償方案》、《分店客損賠償方案》;

9、每月編制倉庫「存貨收發存表」(或盤點表)及「資產登記表」均須有庫管、財務主管及店長的簽字確認,對於劃區域資產管理的,另須有資產責任人的簽字確認。

四、開單要求

1、入庫時,庫管員須根據財務部制定的倉庫存貨分類,分門別類開據『貨物進庫單』,每張『貨物進庫單』只開據一種類別的倉庫存貨,寫明入庫日期、所屬類別、物品名稱、**商、數量、單價、金額及對應的申購單號;

2、對於不通過倉庫入倉,直接交付使用部門使用的物資,只須開具『貨物進庫單』,並在『貨物進庫單』右上角註明「直撥」, 而不用再另行開據『貨物出庫單』,該操作可用於經常性每日發生的物資,如食品類,直撥物資須庫管、財務主管及使用部門(人)的簽字確認;

3、購入的物品有折扣的,須換算成最終的折扣價開具『貨物進庫單』;

4、出庫時,根據所領用物資明細開據『貨物出庫單』,可不必分類開單開據;

5、所開據的出入庫單,須保證字跡清楚,聯次複寫完整,未填寫完的行次須劃封頂標記;

6、領出未使用的物品,退庫須開據全部聯次均用紅筆填寫的『貨物進庫單』;已使用的低值易耗品,退到倉庫只作備查賬,不作退庫處理,尤其是前廳服裝最經常發生,附「前廳服裝領退登記表」。

7、報損須開據『報損單』,包括自然報損、員工報損及客人報損。

附:入庫單開單樣式

五、賬本登記規定

1、 入庫須登記日期、入庫單號、**商、數量、單價及金額;直撥物資只須登記入庫資訊;

2、 出庫只須登記日期、出庫單號、領用部門及領用數量;

3、 每日的結存數隻須登記結存數量;

4、 月底結存,統計本月的入庫總數及總金額,並計算本月加權平均單價,公式為:

(月初結存金額+本月入庫金額)/(月初結存數量+本月入庫數量)

5、 彙總本月出庫總數,根據加權平均單價,結轉本月出庫領用成本,並將加權平均單價及本月出庫總金額在出庫彙總欄登記,出庫領用成本的公式為:

本月領用合計數*加權平均單價

6、 計算月末結存金額及單價並登記賬本

1 、月末結存金額=月初結存金額+本月入庫金額-本月出庫金額;

2 、月末結存單價=月末結存金額÷月末結存數量,

3 、須注意事項:月末結存單價一般均與加權平均單價一致,有可能會出現小數點分的誤差,如誤差太多,須查明原因,看是否計算錯誤;

7、 在本月結存欄底下劃紅線。

附:賬本登記樣式

六、月末盤點及核對工作

1、每日庫管員須及時根據出入庫單登記手工賬本,月底,庫管及財務主管根據手工賬本對每一項倉庫庫存物資進行實物盤點;

2、盤點前須做好通知工作,期間不允許人員的隨意進出及進出庫的辦理;

3、發現盤盈盤虧情況,須3日內提交處理方案報店長處理並辦理相關手續;

4、財務主管列印倉庫存貨收發存表(包括物耗用品、庫存商品及低值易耗品空表,常用物品名稱及規格可預先錄入,省去抄寫時間)或外部購買的盤點表交庫管編制(備註:如已實行存貨系統模組的分店,可直接根據系統報表數,列印簽字確認);

5、庫管員根據盤點結果及手工賬本本月期初、本月進出庫彙總數量和金額、結存數量及金額,據以編制本月倉庫存貨收發存表;

6、庫管員須根據本作業流程中第三大點5-8小點的規定,將各倉庫存貨分類所開據的申購單及進庫單(按**商及日期排序)以及出庫單(按部門及日期排序)進行彙總,附在所對應類別的倉庫存貨收發存表後,並在倉庫存貨收發存表上註明各**商入庫總金額,以便分店財務主管核對;

7、財務主管根據庫管員提交的倉庫存貨收發存表進行核對,具體核對流程為:

(1)、各倉庫存貨類別存貨收發存表及明細期初結存數量及金額是否等同於上月期末數量及金額;

(2)、各倉庫存貨類別存貨收發存表所附的入庫單金額彙總是否與收發存表一致,入庫是否有申購單;出庫單數量是否與存貨收發存表出庫總數一致;

(3)、各倉庫存貨類別存貨收發存表期初金額是否與用友會計賬期初金額一致;

(4)、各倉庫存貨類別存貨收發存表入庫金額是否與用友會計賬借方發生額一致,出現不符應立即查詢原因,不符的原因主要有:①、月結次月付款的,庫管有辦理入庫,用友會計賬財務主管未掛應付款;②、分店財務主管入賬倉庫存貨科目選擇錯誤;③、庫管員漏登或盤點表計算錯誤;④、庫管登記的倉庫存貨類別與『入庫單』註明的類別不一致;

8、「存貨收發存表」期初及入庫金額與用友會計賬核對無誤後,根據收發存表的出庫金額進行成本結轉,並核對用友會計賬上餘額是否與收發存表一致;

9、對於收銀台的香菸及排鐘房的一次性桑拿衣褲,財務主管須再根據二級倉的庫存金額,作假退料賬務處理,月初再做一筆假領料;

10、通過上述的核對,以及庫管及財務主管相互的配合,做到賬實相符、賬賬相符、賬表相符,真實的反映各分店的倉庫存貨耗用水平;

備註:常規企業的倉庫盤點及成本結轉做法應先列印數量式存貨盤點表,根據盤點情況,對盤盈及盤虧進行處理,再根據盤點處理結果編制「存貨收發存表」,並交由會計進行存貨成本結轉,因考慮分店的庫存物資不多,因此,本制度作業流程將盤點進行簡化,直接根據賬本進行盤點並編制「存貨收發存表」,另為配合**鏈財務模組的使用,建議各分店所有物資申購付款通過應付賬款科目核算,月底根據收發存表的入庫金額,再衝減應付賬款,通過上述處理,原則上應付賬款的本月借方金額反映往來付款結算情況,本月貸方金額等於本月存貨的入庫金額,具體會計分錄處理詳見「分店日常賬務處理」方法。

七、倉庫存貨收發存表填寫細則規定:

1、「存貨收發存表」必須填寫店名、物品類別及日期;

2、「存貨收發存表」中上月結轉、本月入庫、本月出庫及本月結存,應以庫房倉庫存貨手工分類賬為依據填寫;

3、「存貨收發存表」應在備註欄反映本月盤盈盤虧數及金額,以及處理方法;

4、「存貨收發存表」須有店長、財務主管及庫管的簽字確認,行政主管有參與盤點的,也須簽字確認。

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