wal。mart 沃爾
瑪操作流
程 2023年7月18日
一、主要業務操作流程：
（一）、合同簽訂
1、一般情況沃爾瑪單店及區域採購經理均有簽訂採購合同的權力，如沃爾瑪寧波店的合同可在上海總部簽訂，也可以在寧波當地簽訂。
2、沃爾瑪合同文字很規範，除了主合同文字外，還有幾份附屬的協議，如何填寫可以諮詢採購經理或助理，按其要求填寫後交於採購，採購會將合同報深圳總部審批，審批後會返回採購，其中乙份給我司。一般審批下來的時間是一至兩個月之間，在此期間須追蹤採購合同審批下來的進度，否則會出現無合同的現象。
3、準備進場產品樣品乙份、質檢報告各乙份、企業相關證件各乙份（主要有營業執照、衛生許可證、稅務登記證、商標註冊證、生產許可證、綠色食品證書、iso管理體系認證證書、組織機構**證、商品條碼系統成員證書等）、產品**單（含產品品名、規格、包裝率、含稅供價、未稅供價、未稅箱供價、建議零售價、原料原產地、條形碼）、按要求填定沃爾瑪mps表，交由對應的採購。
4、簽訂的附屬合同文字中要求我司提供電子郵箱給沃爾瑪，沃爾瑪對帳單及相關告之資訊會通過此郵箱傳送給我司。電子郵箱盡量固定，不要因為人員的變動導致郵箱更改而帶來麻煩。另外向採購要乙份《沃爾瑪**商貨款結算須知》，內有關於訂單、開票、送票的相關程式及注意事項。
5、沃爾瑪合同主要條件：：首單免費、正常返利（也稱年傭）5%（個別地方如上海返利3%；武漢返利4%，取決於與採購的談判），帳期一般為貨到60天（個別地方如武漢為貨到45天，取決於與採購的談判）。
6、其它規定：沃爾瑪包裝率較特殊，一般為5或10個單位。例：
我司220g迷你山楂片正常包裝率為30袋，沃爾瑪則要求mps表上的包裝率（即沃爾瑪下訂單的最小單位）為5袋或10袋，沃爾瑪下訂單時1件即5袋，2件即10袋，故送貨較零散。
（二）、首單及新品進場
1、合同簽訂及相關資料齊全上交後，等待沃爾瑪下免費首單，免費首單會傳真至我司或要求我司至採購處索取，按要求時間送貨。
2、免費首單由採購下達，免費首單的金額由採購自行掌握，一般滿足貨架基本陳列即可；正常按供價計算不高於350元/單品；也有個別出現500元/單品的首單免費，這取決於採購。如果首單金額下得太多，一方面造成我司進場費用提高，另一方面造成首批新品在終端的銷售週期太長，影響正常銷售。
3、首單要求100%按時間送足，送至沃爾瑪單店後，即可找食品部主管安排排面並上貨架。
4、如貨未送足，在訂單過期之前仍可以拿訂單再補送缺貨的品種，如訂單過期之前仍無貨，則需告之採購，協調缺貨的產品延期送貨；如無法送貨，也需告之採購。
新品進場與首單進場流程基本一樣。
（三）、送貨及退貨的處理
a、送貨的處理
1、沃爾瑪正常訂單一般固定於每週的其中一天下達，傳真至我司，正常每週下乙份訂單，乙個月4份訂單。**訂單有時與常規訂單一起下，有時單獨下。收到傳真後，先檢查訂單上門店是否正確？
訂單到期日是否正常？訂單上正常**或****是否準確？訂單共幾份？
是否有漏單現象等。然後影印三份，乙份交財務結帳用，乙份用於開送貨單並與送貨單一起方可送貨，乙份備檔。
注：如有**，訂單上的供價會顯示我司供沃爾瑪的**供價，我司在開送貨單時，不能按原價開，而要按****開單；同樣在開**時也要按****的金額開單
2、一般沃爾瑪的訂單到期日為5天左右，正常在週三之前收到訂單，收到訂單後組織貨源，一般在周五之前送達，因為周
六、週日為銷售高峰。送貨需提前一天向沃爾瑪收貨部預約，預約時沃爾瑪會給我司乙個預約號及預約時間，我司按時間送貨。如預約時間為15：
00，送貨最好在14：30—15：30之間，不能太早也不能太遲。
3、收貨完畢，收貨員與我司送貨員共同簽字後，雙方各執一聯。然後將貨拉進超市上貨架，上不完的貨，按超市要求放置，完成後由01部（即食品部）人員在送貨單上簽字，最後到收貨區蓋收貨章，完成送貨，送貨回單當天交公司內勤處。
4、送貨訂單要求：一般按訂單數量100%送足，如有斷貨現象，可在訂單過期之前，再次補送斷貨的產品，一張訂單可以送兩至三次，但送貨數量不能超過其訂貨的數量。同樣的單品斷貨次數不可連續超過兩次，否則沃爾瑪會自動鎖碼。
如因斷貨被鎖碼，此產品只能再重新申報進場，所以千萬不要出現連續兩次斷貨。
著重說明：07年南京/武漢沃爾瑪均發現由於訂單送貨不足，導致罰款，罰款金額按缺貨的數量及訂單上的含稅供價計算（不翻倍罰款）。針對此問題，現要求大區根據沃爾瑪定稿的產品結構及歷史銷售資料、單品**情況、季節性等因素，做好每月每單品銷售**，並加強與採購及南京公司相關部門的溝通，合理備貨，及時送貨，避免此類現象的發生。
5、送貨的產品要求符合沃爾瑪相關規定，一般沃爾瑪收貨區有明確說明。
b、退貨的處理
1、沃爾瑪下達退貨單會直接傳真至我司，時間不固定。淡季一般沒有什麼退貨，旺季期間庫存如控制不好，才會出現退貨。
2、旺季可針對各區域沃爾瑪門店的目標量、歷史同期銷售資料、公司本年度產品主推重點、銷售政策等因素，確定沃爾瑪操作細案。本案包括主推品項、次推品項；**方式、預估目標量（分解到各品項）。然後與採購進行認真溝通磨合、確定旺季操作意向及方案；以此作為旺季沃爾瑪門店的要貨基本準則和控制標準。
**訂單各區要第一時間了解現場**員或業務是否為真實訂單，以免採購惡性屯貨；旺季要及時檢核各門店庫存情況，進行即時處理調撥。
3、如退貨單未下之前，可以與超市主管或採購溝通處理方式；退貨單下達後，則我司只能無條件退貨。內勤在收到退單之後，交由業務人員安排何時退貨。
4、退貨需帶上退貨單及委託書乙份，委託書需蓋公章且必須原件。退貨前一天，**告之沃爾瑪索賠部。退貨時將退貨單及委託書一併交由索賠部工作人員，將退貨拉至收貨部，由索賠人員、我司人員及沃爾瑪收貨人員、防損共同清點，確認無誤並簽字即可，我司拿其中一聯。
退貨回單當天交由內勤處。
（四）、**員駐場申請
1、申請：辦理**員要先到採購處拿沃爾瑪展示**協議書，按要求填寫完整後並加蓋公章，再交由採購（或傳真），待沃爾瑪審批同意後，會給我司乙個**申請號碼（**告知）及何時辦理入場手續。**人員資料準備齊全後，帶上**商**人員入場清單及**申請號碼到沃爾瑪門店**部辦理入場手續。
2、**人員手續要有身份證、學歷證、健康證等，沃爾瑪採購處有明文規定，也可以諮詢採購助理。
3、**人員辦理手續時要交納管理費，一般按周收取，一人20元/周。
4、如開展**活動需要店內的**車或其它裝置，仍用沃爾瑪展示**協議書填寫，待申請下來後，同樣至沃爾瑪門店辦理手續，同時交納一定的使用費用。例：**車子旺季期間每週200元使用費等。
（五）、**活動開展
1、沃爾瑪店內較常見的**活動方式有：**、dm、試吃、買贈、**等。
2、**活動與採購經理洽談，門店無決策權力，但門店有反饋的權力，一般採購經理在審批**活動時會事先徵詢門店的意見。在與採購經理洽談之前需準備相關資料：**產品或dm產品mps表（產品進場及降價/調價均用此表）、**產品樣品、試吃活動或買贈活動告之內容的公函等。
3、**申請至少提前一周以上遞交mps表，以便採購有充足的時間安排我司**活動。若要上dm，需提前60天左右提送樣品及**計畫書，交至對方採購，我司需追蹤dm是否批下（因為dm是否批下，對方不會傳確認單給我司），具體檔期，才好準備貨源。在dm及**的檔期內，訂單上的**與mps表的**供價是一致的。
4、****，如我司在送貨之前即**好的，需注意贈送的產品不能有條形碼，如果同樣是食品贈送的產品必須有生產日期；如送貨至沃爾瑪收貨部或將贈品帶入沃爾瑪超市後才**，如贈品無條形碼的，經收貨人員同意後，可直接帶入**，如贈品有條形碼的，則要向收貨人員領取**標籤，按要求一一覆蓋條形碼後，才能**。試吃產品則需要有生產日期及品名，貼上**標籤後才可進入超市。
5、如買贈活動是憑消費者收銀小票到服務台領取贈品的，則需填乙份贈品清單（採購處有固定文字），將贈品明細填清楚後，加蓋公章，連同贈品至沃爾瑪收貨處，由收貨人員、服務台人員共同點清，贈品拉至服務台即可。
6、**活動的告之可以將活動內容請**部相關人員寫在pop上，在活動產品旁展示。
7、一般沃爾瑪不允許廠家的pop、宣傳畫、地堆圍布等進場宣傳，掛筐掛條、形象包柱也是不允許的。如需進場宣傳，應經採購同意及門店主管同意方可。
（補充**訂單的下單？？？）
8、注意事項：
a、開展試吃活動時，**人員需帶口罩、帶一次性手套，小盤子及食品夾子，介紹時，最好有耳麥；
b、贈品進了沃爾瑪超市後，如未用完，很難再調得出來，所以贈品應少量多次的進，做好數量的控制。
c、dm海報費一般按單品數計算，乙個單品大約600元左右（淡季），旺季可能1000元左右，此**未明確規定，可與採購協商。確認費用後，採購會發乙份扣款協議書至我司，如確認無誤，簽字蓋章回傳。其餘如有扣款費用均有扣款協議書。
d、dm海報或驚爆**產品，門店可以免費提供地堆陳列支援。
（六）、財務對帳及結帳
a、開票及交付發票
1、沃爾瑪結帳一般為貨到60天，對帳款的規定很清楚，信譽也很好，只要我司按時開票，結款資料準確，都能按時回款。一般發票應在結帳前乙個月寄到，如6月1日至6月20日期間的送貨，在6月25日前寄到，6月21日至7月10日的票在7月15日前寄到即可。如果發票開得太遲，則會影響我司的回款時間。
2、發票的開具，參照《沃爾瑪**商貨款結算須知》，內有詳細說明。為加快發票的處理速度，以訂單為最小結算單位開具發票。即當乙份訂單有兩次或超過兩次以上的送貨時，須將訂單的所有送貨金額開在一張發票上結款。
一張發票可對應多份訂單，但要確保這幾份訂單的所有送貨金額一次開完。
《沃爾瑪**商貨款結算須知》一般在合作之初，沃爾瑪就會給我司。
3、將開好的發票以ems寄至沃爾瑪深圳總部。
進口業務操作流程
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