過程分析工作表
1 目的
定義進口業務執行過程中各相關職能部門的職責、操作要求，明確業務各環節上下游介面、輸入輸出，規範操作流程，確保操作過程無縫銜接，業務運作平穩有序。
2 範圍
公司從美洲進口產品並在中國分銷的業務，從產品市場分析、採購、到訂單執行的整個運作管理過程。
3 定義
coa：certificate of analysis；
msds：material safety data sheet；
di：document instruction；
4 職責
4.1 進口分銷部：作為進口業務的資訊中樞，負責收集整理進口產品市場資訊，並形成分析報告，並負責協調產品進口及銷售事務；
4.2 美洲資源部：美洲產品資源採購；
4.3 物流資源部：進口業務物流資源發掘、物流合同簽訂、物流費用預算審批；
4.4 國內事業部：銷售執行、合同簽訂，進口產品客戶需求資訊及銷售資料收集整理、反饋；
4.5 商務部：負責進口訂單執行；
5 工作程式
流程圖5.1 業務調研階段
此階段流程控制的重點在於確立商業機會的發現機制，確保進口業務操作方案的可行性，保證進口產品專案運作符合公司業務發展戰略。
5.1.1 市場分析
5.1.1.1 進口分銷部專案主管負責收集彙總市場資訊，包括來自銷售部門、資源部門的資訊反饋，並進行產品市場分析，形成《產品市場分析報告》；
5.1.1.2 對於每乙個具體的產品，《產品市場分析報告》內容包括但不限於：產品類別、潛在客戶、產業鏈終端使用者、市場容量、國內****、包裝要求、msds、coa、目的港；
5.1.1.3 《產品市場分析報告》須經進口分銷部總監審核，確認產品市場分析的信度與效度，確保分析報告的可靠性與有效性；
5.1.1.4 進口分銷部專案主管將經審核的《產品市場分析報告》傳送美洲資源部產品資源經理；
5.1.2 產品資源確認
5.1.2.1 美洲資源部產品經理收到進口分銷部的《產品市場分析報告》後，對目標產品展開資源搜尋、產品**商渠道調研，形成《產品資源評估報告》；
5.1.2.2 《產品資源評估報告》內容包括但不限於：產品資源**市場分析、主要**商基本資訊、產品**（ex-work、fob、cif）、供貨量、裝載港；
5.1.2.3 《產品資源評估報告》須經美洲資源部總監審核，確認無誤後，由美洲產品資源經理反饋至進口分銷部，抄送物流資源部；
5.1.3 物流資源確認
5.1.3.
1 物流資源部收到美洲資源部的《產品資源評估報告》後，對產品**方式為ex-work、fob的業務確認所需的運輸條件，並展開對物流資源的搜尋、物流**商調研，形成《物流資源評估報告》；
5.1.3.2 《物流資源評估報告》內容包括但不限於：**商基本資訊、工廠至港口、裝運港操作、海運、卸貨港操作各環節操作要求及費用；
5.1.3.3 《物流資源評估報告》須經物流資源部總監審核，確認無誤後，由物流資源主管反饋至進口分銷部；
5.1.4 操作方案策劃
5.1.4.1 進口分銷部收到來自美洲資源部的《產品資源評估報告》及物流資源部的《物流資源評估報告》後，結合《產品市場分析報告》進行綜合分析，形成《產品進口分析報告》；
5.1.4.
2 《產品進口分析報告》內容包括但不限於：產品市場分析、產品資源**分析、開發價值及盈利性分析、操作可行性分析、建議。對確認具有市場潛力及開發價值的產品，形成具體的操作方案；
5.1.4.3 《產品進口分析報告》及操作方案經進口分銷部總監審核後匯報至公司總裁；
5.1.5 操作方案審批
5.1.5.1 公司總裁對《產品進口分析報告》及操作方案進行最終的審批決策；
5.1.5.2 對於經公司總裁審批同意的操作方案，由進口分銷部協調開展操作；
5.1.5.3 對經公司總裁審批否決的操作方案，根據具體審批意見或進行修訂，或結案存檔；
5.2 實務操作階段
此階段流程控制的重點在於規範實務操作管理，確保訂單執行過程的平滑、有序、穩定。
5.2.1 操作啟動
5.2.1.1 進口分銷部將公司總裁批准執行的操作方案通知相關部門，並協調開展產品進口專案操作；
5.2.2 產品採購
5.2.2.1 美洲資源部按照操作方案要求，組織美洲產品採購執行，提交採購合同審批，並與產品**商簽訂採購合同；
5.2.2.2 採購執行跟進，檔案準備：美洲資源部配合物流執行時間節點要求準備相關檔案；
coa、msds、貨物說明書；
其它檔案：依據出口國（美國）及進口國（中國）管理機構要求提供。
5.2.2.
3 備貨跟進：物流訂艙成功之後，美洲資源部需要根據訂艙時間及時與**商溝通，1個工作日內確認**商是否可以按時備貨，並跟進**備貨狀態，**商反饋不能按要求備貨，美洲資源部及時通知商務部，進入異常訂單處理程式。
5.2.2.4 交貨跟進：美洲資源部按照商務部提供的《進倉通知》時間，監控**商按時完成備貨，或按時送貨到指定地點。
5.2.3 物流採購
5.2.3.1 物流資源部與貨代公司簽訂物流合同，並完成物流費用預算審批；
5.2.4 財務付款
5.2.4.1 財務根據採購合同的要求，按期支付**商貨款或者配合完成信用證開具，並知會相關部門，具體見《業務付款流程》。
5.2.5 訂單處理
5.2.5.1 操作接單：商務部客服主管負責進口操作訂單接單，並進行訂單確認。
5.2.5.
2 物流操作執行：採購合同簽訂後，國際物流執行主管根據採購合同（**條款為ex-work、fob或者cif）的提貨日期、船公司的船期安排訂艙，並根據船公司的回執要求，及時聯絡貨代，跟進操作整體過程，包括：提貨、貨物進倉、進港、裝船、開船、收到提單、抵港、收到船公司提貨通知、將提單換成提貨單、安排提貨等一系列操作，具體見《物流操作處理流程》。
5.2.5.
3 關務操作執行：關務主管需要根據產品特點準備相關的進口報關清關資料，接到船公司提貨通知後，及時辦理清關手續、進口商檢，保證公司可按時接貨，具體見《關務處理流程》。
5.2.5.
4 單證操作執行：採購合同簽訂後，單證主管需要按照合同、提供document instructions的具體要求，跟進信用證申請開證辦理、銀行審單付款、贖單等操作，收集清關檔案，協助物流、關務完成進口操作，具體見《單證處理流程》。
5.2.5.5 倉儲管理：進口貨物提取後，商務部需要安排貨物的倉儲管理，包括進庫、儲存管理、出貨管理，具體見《倉儲管理作業流程》。
5.2.6 銷售執行及資訊反饋
5.2.6.1 國內事業部負責進口產品的銷售執行，並將銷售資料、客戶需求、市場發展趨勢等資訊反饋至進口分銷部。
6 相關檔案
7 記錄
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