一、總則
（—）為了加強對公司存貨的管理和控制，保證存貨的安全完整，提高存貨運營效率，保證合理確認存貨價值，防止並及時發現和糾正存貨業務中的各種差錯和舞弊，根據國家有關法律法規和《企業內部控制基本規範》，制定本制度。
（二） 本制度所稱存貨，是指公司在日常活動中持有以備**的產成品或商品、處在生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料和物料，主要包括毛料倉庫的各類原材料、展廳內的衣服產成品、辦公用品等。
（三）庫存物資內部控制中的不相容職務應當分離，其中包括：
（1）實物的驗收保管與採購應分離；
（2）審批發料的計畫員與存貨保管員相分離；
（3）存貨盤點應由會計、出納及倉管等人員共同進行；
（4）若某職位空缺或相關人員臨時外出，應指定替代人員或臨時人員負責，避免暫時的職務重疊。
二、崗位分工與授權
（一） 職責分工。
（1）倉庫管理員負責辦理物資的驗收入庫、儲存保管和物資出庫業務，審核相關表單並及時於次日的上午10點前遞交到財務部，倉庫管理員必須妥善保管所有存貨收發憑證並裝訂成冊，定期盤點庫存物資，保證庫存物資達到帳證相符、帳實相符、帳帳相符；
（2）財務部負責存貨進倉與出倉的核算業務及對相關存貨管理的監督，及時把倉庫管理員提交的進倉單、出倉單核對並錄入erp系統；
（3）採購部負責外購品入庫業務指令的下達、起始表單的填製和報賬、付款事宜；
（4）質量控制處（可修改）負責相關物資出入庫的質量檢測事宜。
（二） 各部門領用與本部門職責相關的消耗性庫存物資需由本部門負責人簽字批准，領用與本部門職責無關的庫存物資或達到固定資產標準的裝置（如風扇、座椅、電腦等）需要在人事部進行登記，由人事部門負責人簽字審核後由分管領導簽字批准，才有權批准領用該庫存物資。
（三）庫存物資的盤盈、盤虧的處理決定權由公司倉儲部門與財務部門行使，並報公司負責物資管理的分管領導和財務主管、總經理審核批准。庫存物資的變質老化、報廢毀損的處理決定權由公司倉管部、財務部及採購行使，並報公司負責物資管理的領導和財務主管、總經理審核批准，根據相關法規制度的規定作出處理決定並進行會計核算。
三、請購、採購、驗收與保管
（一）公司的原材料請購採購業務的執行，由採購部根據銷售部下達的原料需求計畫進行採購。對於原材料的採購需申請人填寫《採購申請表》經部門負責人、分管領導、銷售主管及總經理的批准。
第九條倉儲處、採購部分別對入庫原材及產品的數量、質量、技術規格等方面進行檢查與驗收，保證存貨符合採購要求。
（二）外購原材料驗收後，由倉庫管理員填寫「收貨單」，經檢驗合格的原料，倉管員方可辦理入庫手續。對**商錯發、少發或不合格原材料，倉管部應及時通知採購部予以退貨或**。
（三）對於入庫展廳的成衣產成品，由銷售部生產跟單對其進行檢驗並予以標識，只有檢驗合格的產成品，倉管部才可以作為存貨辦理入庫相關手續。
（四）倉管部必須定期對毛料倉庫的存貨進行檢查，加強存貨的日常保管工作。
（1）倉庫應按材料名稱及規格型號一物一卡準確標識，存卡應逐筆登記材料的收、發、存，各項內容應填寫齊全、準確。
（2）上架保管的材料，應做到分門別類按行次－層次－位置排序擺放，標誌明顯，易於訪問和保管。
（3） 同種牌號的庫位應集中設定，每乙個貨架托盤物料只能堆放乙個品種，不得混堆；
（4） 每一貨架中的每種物料必須在貨架標識牌上註明牌號、批號及數量；
（5） 當不同批號的物料在同一墊倉板上存放且每個品種批量1kg以下的物料，可集中放置，但要正立放置，並標識清楚、不得混雜；
（6）物資存放，進出環節注意防止滲、漏、變質等浪費行為，並保持材料倉庫現場整潔整齊；
（7）物料如有破損、殘缺、變形或物品分解變質等情況，應立即進行安全處理消除事故隱患，材料倉庫不能自行處理的應立即報告公司領導；
（8）經常巡視材料倉庫物資，注意防潮、防變質等防護措施，發現問題及時向有關部門報告；
（9）為保證材料物資的安全，材料倉庫人員應注意防火、防盜，並掌握基本消防知識，嚴禁有火險隱患存在，如明火、吸菸、非法用電，易燃易爆品、燒焊維修火花等，由本倉儲處經理定時安排檢查消防器材設施；
（10） 倉管員每日下班前應認真檢查，確認無人滯留材料倉庫後，關好水源、電源、門窗，方可離開，以確保材料倉庫材料物資安全；
（11） 發料時，根據先進先出的原則發料，先到先發，應先集中發同一批次的物料，發完後再發另一批次的物料；發貨時，同一生產批號所需原材料集中發出，集中放置。
（五） 人事部、銷售部、設計部對展廳的產生品成衣的共同進行管理。
（1）展廳內所有成衣的數量由人事部負責登記進倉及出倉，定期每月進行盤點登記並錄入電腦系統。
（2）保持展廳的整潔，展廳會議桌上的衣服及其他物品要及時清走，紙箱或其他不允許放進展廳的物品放在展廳不能超過兩個工作日；
（3）展廳擺設由銷售部、設計部同事一起整理，清潔由阿姨打掃；
（4）只有設計部及銷售部人員可以使用展廳內的衣服，在使用衣服時應及時放回相應的位置，如需拿出展廳的，必須到人事部前台處登記，遇週六日或晚上前台沒人的情況，使用人應先做好登記，上班的時間再到前台補錄登記。人事部前台負責登記，並核對架子上的衣服數量是否一致，如有外拿不登記與數量不一致的，由銷售部和人事部負責人共同協商處理；
（5）成衣產成品有**放進展廳的，需統一到人事部前台出處登記，如未登記，造成衣服雜亂或不見的，由銷售部或設計部負責人自行處理。
（6）展廳開放時間為正常上班時間，由人事部前台開啟，如晚上需使用展廳必須提前跟人事部前台溝通，前台可安排倉庫管理員關門，如週六日要使用的，可告知倉庫管理員。
（六）倉管部及人事部必須對入庫的存貨（毛料及產成品衣服）建立存貨明細賬，詳細登記存貨類別、編號、名稱、規格型號、數量、計量單位等內容，並定期與財務管理部就存貨品種、數量、金額等進行核對。
（七）入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，必須經部門經理及相關部門的批准。
（八）對於已售商品退貨的入庫，倉管處應根據生產部填寫的「退料單」辦理入庫手續，視乎退的毛料的數量來決定是否進行廢毛處理。
（九） 入倉庫人員均須經過倉管員的同意，並經過登記之後，方可在倉管員的陪同下進入倉庫，進入倉庫的人員一律不得攜帶易燃、易爆物品，不得在倉庫內吸菸。
四、領用與發出
（一）生產部領用材料，應當持有生產部門及其他相關部門核准的領料單。 倉管員需憑經批准的領料單，核對物資數量、品名、規格後發料。如實行限額領料，對超出領料限額的，應當經過相關部門和領導的特別授權。
生產部需確認倉管人員填製的「發料單」無誤後，才能把毛料領出倉庫。
（二） 月末，生產部已領用但尚未耗用完的物資(包括殘餘料)，應及時退回倉庫，如果是下批生產仍要用的物資，其物資實體可不退回倉庫。
五、存貨的核算
（一）財務管理部設定erp系統和excel**對物資進行登記，各存貨倉庫設定數量、金額的存貨明細賬，並按照存貨的品名、規格反映入庫、發出和結存情況。
（二）財務管理部的存貨核算人員每月對倉庫存貨收、發、存進行審核，並與總賬核對，對存貨系統和總賬系統差異要查明原因，及時調整。
六、盤點與處置
（一）倉管部、財務部、採購部、銷售部、人事部組成盤存小組，定期和不定期對存貨的毛料倉庫和展廳進行盤點，盤點方式為抽盤和全盤。定期盤點分為月度盤點、半年度盤點和年度盤點。月度盤點採用抽盤方式，半年度和年度盤點採用全盤方式。
月度抽盤的存貨數量不低於總量的60%。 對用量或金額較大、領用次數頻繁的存貨應每月盤點一次。
（二）月度盤點時間為每月1日上午9：00，半年盤點時間為7月1日上午9：00，年度盤點時間為元月1日上午9：00。
（三）倉管部必須制定詳細的盤點計畫，合理安排人員，對月度盤點可分原料和成品二組進行抽盤並固定小組成員，半年度和年度盤點可由相關參與盤存部門抽調人員分多組進行，每一盤存小組每個部門必須保證有一人參與，對月度、半年度及年度盤點須確定盤存小組組長負責本組的盤存工作。
（四）倉儲處應充分做好盤存前準備工作，具體盤存要求如下：
(1) 將盤存工作所需用具和「庫存盤點表」預先準備妥當。
(2) 倉庫內物料應分別擺放，實施區分並標識。
(3) 存貨應有序擺放，應力求整齊、集中、分類，並置標識牌。
(4) 盤存期間已收到料而未辦妥入帳手續的存貨，應另行分別存放，並予以標示。
（5）盤存期間除緊急用料外，暫停收發料。生產部盤存期間所需用料的領料應提前進行，材料可不移動，但必須標示出。
（五）所有盤存資料必須進行現場盤點，不得以猜想資料、偽造資料記錄於盤存表中。盤存資料若需修改，均須經盤存人員簽字方能生效。
第四十九條所有參加盤存工作的人員，盤存當日一律禁止休假，並須依時間提早到達指定的工作地點向盤存小組組長報到，接受工作安排。如有特殊情況，須由部門負責人請示盤存小組組長，並指定**人，否則以曠工論處。若有事確需離開，應經盤存小組組長的同意後方可離開，各有關人員不得擅自離開。
七、檢查與監督
（一）公司管理層不定期對存貨管理情況進行專項檢查，也可結合財務檢查、審計等工作進行。
（二）存貨內部控制監督檢查的內容主要包括：
（1）存貨業務相關崗位及人員的設定情況。重點檢查是否存在不相容職務混崗的現象。
（2）存貨業務授權批准的執**況。重點檢查授權批准手續是否健全，是否存在越權審批行為。
（3）存貨收發、保管的執**況。重點檢查存貨取得是否真實、合理，存貨驗收手續是否健全，存貨保管的崗位責任制是否落實，存貨清查、盤點是否及時、正確。
（4）存貨處置的執**況。重點檢查存貨處置是否經過授權批准，處置方式是否合理。
（5）存貨會計核算的執**況。重點檢查存貨記錄是否真實、完整、及時。對監督檢查過程中發現的存貨內部控制中的薄弱環節，負責監督檢查的部門應當告知倉管部，倉管部應當及時查明原因，採取措施加以糾正和完善。
（三）監督檢查部門應當按照內部管理許可權向上級有關部門報告存貨內部控制監督檢查情況和有關部門的整改情況。
八、附則。本制度經審議批准，並發布後生效，修改時亦同，本制度解釋權歸財務部和總經理辦。
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2023年5月29日
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