一目的1 為了加強本院檔案工作的業務建設，逐步實現醫院檔案工作規範化，不斷提高本院檔案科學管理水平，更好地為醫院各項工作服務，依據相關法律、規章、規定，特制定本規範。
二文書檔案管理
1 歸檔範圍的確定
1.1 確定原則：
1.1.1 歸檔的檔案材料必須對醫院和社會具有當前和長遠的參考作用、憑證作用和研究價值；
1.1.2 歸檔的材料必須反映醫院各職能部門活動的全過程，保證其完整、準備、系統；
1.1.3 歸檔的材料必須遵循其自然形成規律，保持彼此間的有機聯絡，照顧不同部門的不同特點。
1.2 歸檔的主要內容和重點：
1.2.1 歸檔的主要內容包括黨群、行政、醫療、教學、科研、基建、裝置、會計、特種載體、病案等十個系統內容。病案由病案室單獨保管，裝置儀器**在三萬元以上歸檔；
1.2.2 歸檔的重點是以本院形成的不同載體形式的檔案材料為主，特別是全域性性、綜合性的檔案材料。上級來文中，應以針對本院的指導性、依據性檔案為主。
2 科室立卷和歸檔程式：
2.1 各科室兼職檔案員要按文書處理制度做好本部門檔案材料的收集工作，根據檔案類目分別歸卷。
2.2 全院收發文，由院辦兼職檔案員負責分類、組卷、歸檔。
2.3 兩個以上科室共同開展工作時，形成的檔案材料統一由主辦科室立卷歸檔。非主辦科室應有該項工作所形成的全部檔案材料，移交主辦科室統一立卷歸檔，必要時可複製副本備查。
2.4 臨時科室或已撤消的科室所形成的檔案材料應於機構撤消前，做好本科室檔案材料的整理工作，及時移交院檔案室儲存，任何人不得帶入其它單位或科室。
2.5 立卷應以年度—問題(或組織機構)整理歸卷，並結合檔案材料儲存價值，把具有相同特徵、相同保管期限、聯絡密切的檔案材料組合在一起。
2.5.1 各科室歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、計畫與總結、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開；文電應合一立卷；
2.5.2 同一人物、同一事件、同一項工作、同乙個會議、同一項活動等形成的檔案材料組合在一起；上級機關頒發的指導性、依據性檔案與本院貫徹、執行該檔案所形成的檔案材料組合在一起；同一事件涉及到上級、下級、院外有關承辦單位的來往檔案材料應集中組合在一起；
2.5.3 不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但按教學年度形成的檔案，放在當年年末立卷；跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；沒有復文的請示，放在請示年立卷；跨年度規劃、計畫，放在針對的第一年立卷；跨年度的總結、報告，放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案，放在會議開幕年立卷；跨年度的非訴訟案件材料，入在結案年立卷。
2.5.4 專題性、成套性檔案材料(如科研、基建、裝置檔案檔案材料)，按專案、階段、部件結構等分別組卷。
2.5.5 卷內檔案排列，按檔案之間的內在聯絡及時間先後次序進行排列。
上級指導性檔案在前，本院貫徹執行的檔案材料在後；批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；計畫有前，總結在後；非訴訟性案件結論、決定、判決性材料在前，依據性材料等在後；文字材料在前，圖樣在後。
2.5.6 組成的案卷應避免過厚或過薄，一般不超過200頁。當同一問題的檔案材料過多時，可分成若干卷；當問題單一，檔案材料過少，且不便歸類時，可組成薄捲。
2.5.7 卷內檔案材料要按排列順序依次編寫頁號或件號。以件歸檔的案卷，應在每件檔案材料的右上角加蓋檔號章，並逐件編件號；圖表、圖樣材料應在材料背面左上角編件號。
2.5.8 填寫檔案卷內目錄必須按規定格式逐一填寫，檔案題名不得隨意更改和簡化；沒有責任者、年、月、日的檔案材料要考證清楚後填入有關專案；會議紀要應擬寫每次會議時間和概要；沒有題名的檔案要自擬題名，用「」標識。
卷內檔案目錄放在案卷首頁。
2.5.9 卷內檔案材料情況說明，應填在備考表內。必須填寫立卷人、檢查人的姓名和時間，檢查人應是立卷部門負責人。
2.5.10 擬寫案卷題名應簡明確切，體式一致，一般由負責者、事由、文種構成，文字一般不超過五十個漢字。
2.5.11 卷內檔案目錄、案卷目錄用計算機列印或用鋼筆、碳素墨水、毛筆填寫，字跡清楚、工整。
2.5.12 除檔案材料上的金屬物，對破損的檔案材料進行托裱，字跡模糊或不符合用筆規定的檔案材料要重抄並與原件放在一起立卷。案卷採用三孔一線用棉線裝訂或以薄捲組卷。
3 歸檔時間和手續：
3.1 黨政群、醫療及其它管理性檔案材料在次年3月底前歸檔。
3.2 教學檔案按學年在每年的年末前歸檔。
3.3 科研、基建、裝置檔案在通過鑑定竣工驗收、開箱驗收後兩個月歸檔。
3.4 會計檔案由財務科保管兩年後於次年10月底歸檔。
3.5 本院綜合檔案室接收檔案必須履行以下手續：
3.5.1 黨群、行政、醫療、教學及其它管理性檔案材料歸檔時各科室兼職檔
案員應認真填寫「檔案材料移交清單」，一式二份，寫明文號、檔案標題、頁數、移交時間，交接雙方簽名，各執乙份；
3.5.2 科研、基建、裝置、會議檔案歸檔時，應由科室兼職檔案員填寫「檔案移交清冊」，一式二份，寫明案卷標題、卷內檔案頁數、案卷總數量、移交時間，交接雙方簽名，各執乙份。
4 醫院檔案除檔案室集中統一管理外，下列檔案由部門按要求進行管理：
4.1 職工個人人事檔案，由人事科管理。
4.2 病歷檔案由病案室管理。
三科研檔案管理
1 凡是申報科研專案、課題的科室與個人，在上報課題時，需報醫院檔案室乙份。同時在落實科研課題任務時，必須有課題計畫申報書、批准書、經費下達通知、科研課題實施計畫。
2 檢查計畫進度時，由課題負責人和檔案工作人員共同檢查檔案材料形成情況，臨床或實驗研究原始材料完整性。
3 評審鑑定成果時，要有完整的總結材料，臨床或實驗研究原始材料、鑑定書、成果申報書、獎勵證書(影印件)。
4 上級登記、評審、獎勵科技成果，科技人員提職考核時，須由醫院檔案室出具的專題歸檔情況證明材料(影印件)。
四儀器裝置檔案管理
1 歸檔範圍：
1.1 儀器裝置的圖紙、說明書、線路圖、技術操作規程、合格證、零配件清單、裝箱單。
1.2 儀器裝置的進口批准書、訂貨卡片或合同等。
1.3 儀器裝置的驗收安裝、除錯記錄、測定資料、效能鑑定材料等。
1.4 儀器裝置執行記錄、檢修記錄、事故記載等。
2 管理制度：
2.1 凡價值在3萬元以上的儀器裝置，須及時向檔案室歸檔。
2.2 凡3萬元以上儀器開箱驗收，必須在儀器使用單位有關人員、院檔案室有關人員、院裝置儀器管理部門、採購員四方同時在場，方可開箱。
2.3 裝置儀器開箱驗收完畢，有關圖紙、說明書、操作規程等均應原件及時歸到檔案室，使用單位留用影印件。
五檔案借閱制度
1 本院各部門因工作需要，可以查閱本部門形成的檔案材料；查用非主管業務範圍內的檔案，必須徵得主管該業務的部門負責人或有關人員的同意。
2 借用本院檔案原則上只能在檔案室查閱；因公確需外借時，經有關負責人批准後方可辦理外借手續，借閱期限一般不超過一周；因特殊工作需要長期借用的，在辦理借閱手續時應註明借閱期限，待滿借閱期限前辦理歸還或續借手續。
3 嚴禁在檔案檔案或案卷上塗抹、塗改，不得隨意拆散、抽取和調換卷中檔案；因工
作需要確需拆散、抽取和調換卷中檔案時，應經有關負責人批准後，由檔案室人員負責拆卷抽取和調換卷中檔案，任何部門或個人無權拆卷。違者視情節給予罰款和行政處分。
4 凡摘抄或複製本院涉密檔案，需經有關院領導批准後摘錄在保密本上，絕密材料不得抄錄、複製。
5 外單位查閱本院檔案，應持單位介紹信、身份證，經有關領導批准後方可查閱，並按規定實行有償服務。
獲經批准
院長日期 2012.08.01
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2015檔案工作總結范文一 根據 組織部 幹部人事檔案工作目標管理暫行辦法 幹部人事檔案工作目標管理檢查驗收細則 和省委組織部 廣東省幹部人事檔案工作目標管理達標公升級辦法 等檔案要求，在市委組織部指導下，我部從2007年開始，全面開展幹部人事檔案達標工作。經過近三年的努力，幹部人事檔案管理工作經自...
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