行政管理體系
之1、會議的目的、作用
①、資訊的傳遞與交流：
②、特定問題的解決，可獲得共識，並集思廣益，取得最佳的解決方案；
③、議決之事情，經過廣泛**，執行人員可減少阻力；
④、會議不但具有對未來工作進行研討的功能，對於已過去可進行**，並迅速做出修正措施；
⑤、意見和做法的相互尊重，養成團隊精神；
⑥、具有壓力及支援的效果，易於目標管理的推動；
⑦、加強各部門之間的聯絡，便於相互配合。
2、管理權責：
⑴、總經辦負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。
⑵、會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，並有權對違反本制度的行為提出處罰。
3、會議分類：
⑴、總經理辦公週會：
①、主持與記錄：總經理辦公週會由綜合管理部負責召集，總經理主持，總經理未列席會議時，可委派副總經理主持。綜合管理部進行會議記錄。
②、召開時間：總經理辦公週會召開的時間為每週一下午17:00—18:
00。特殊原因需要延期召開的由綜合管理部提前通知。開會前一天提交周工作總結和計畫給綜合管理部,由其再轉交給總經理，未及時提交的做相應的處罰，並納入績效考核。
③、參加人員：總經理、副總經理、直銷部、市場部、綜合管理、財務部、採購部、售後部、客官部負責人及需要參加的人員。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向綜合管理部請假。
④、會議內容：各與會人員對上週工作情況的匯報，包括工作內容、原定計畫的執**況及所遇到的問題等；全體與會人員共同總結上週工作情況、商議所提議內容或問題、計畫下週（未來）工作計畫（規劃）；各部門工作協調等。
⑵、總經理辦公月會
①、主持與記錄：總經理辦公月會由綜合管理部負責召集，總經理主持，總經理未列席會議時，可委派副總經理主持。綜合管理部進行會議記錄。
②、召開時間：總經理辦公月會召開的時間為每月第一天上班的下午16:00—18:
00。特殊原因需要延期召開的由綜合管理部提前通知。開會前一天提交月工作總結和計畫給綜合管理部,由其再轉交給總經理，未及時提交的做相應的處罰，並納入績效考核。
③、參加人員：總經理、副總經理、直銷部、市場部、綜合管理、財務部、採購部、售後部、客官部負責人及需要參加的人員。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向綜合管理部請假。
④、會議內容：公司經營策略的區域性調整；各部門上月的工作總結與下月的工作計畫；需要其他部門協助解決的問題；對公司或其他部門的建議；表決或修訂制度；專案進度、應收款項收付情況；公司重大問題決策討論、專題研究等。
特別說明：每月的總經理辦公週會與辦公月會遇到前後差距2天以內的，可以辦公週會與月會一起召開。
⑶、部門例會：
部門例會又為經營分析會，分為直銷部、市場部、售後部和後勤部。
①、主持與記錄：由部門負責人召集和主持，由部門內勤或部門負責人指定人員做好記錄。
②、召開時間：部門例會由部門經理根據部門實際情況可週或月（經營分析會）召開（但每月必須召開至少一次），部門經理必須清楚召開部門會議的重要性，及時了解部門的人員的工作進度、學習、生活，思想動態等情況。
③、參加人員：除部門全體人員外，每月的部門例會（周例會除外），總經理需參加，總經理因故不能參加的，可委託副總經理參加；部門人員因特殊原因不能參加例會的，應提前向部門負責人請假。
④、會議內容：部門周日常運作情況的總結；各小組匯報上週工作任務完成情況，著重介紹在任務執行過程中出現的問題；全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發言，著重解決和杜絕辦法；公司情況傳達；除會議總經理在場外，對一些重要的情況，部門經理必須安排做好記錄，總經理辦公周會上提出或者直接向總經理匯報。
⑷、全體員工會議：
①、主持與記錄：全體員工會議由綜合管理部負責召集，總經理主持。
②、召開時間：每半年或一年一次，具體時間由綜合管理部根據公司各部門資料結算情況而定。
③、參加人員：公司全體人員。
④、會議內容：公司管理、經營情況通報；公司前景部署；討論職工關心的問題；娛樂、會餐、頒獎。
⑸、其它會議（包括零時行政會議、突發事情處理會議等）：
實行「誰提擬，誰組織的原則」， 需要總經辦參加的，必須提前向總經理申請，需要其它部門配合的，必須提前提請。
4、會議安排的原則為：
小會服從大會，區域性服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。
5、會議準備：
ⅰ、會議通知遵照以下規定：
⑴、已列入例會會議的，無調整的，不再另行通知，由部門按例會時間直接與會；
⑵、屬下列情況之一者，按「誰提擬，誰通知」的原則進行會議通知：
①、未列入例會而臨時提擬的會議；
②、雖然已列入例會，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的；
③、其它提擬人認為應另行通知的情況。
⑶、會議通知期一般應提前一天以上，通知物件為與會人、會務服務提供部門；
⑷、會議通知形式一般為**通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。
⑸、總經辦安排會議及公司級會議原則上均由綜合管理部負責通知。
ⅱ、會議的其它準備工作遵照以下規定：
⑴、會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；
⑵、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；
⑶、公司召開的公司級會議會務服務統一歸口綜合管理部負責。
ⅲ、會議組織
⑴、會議組織遵照「誰提擬，誰組織」的原則。
⑵、除公司級會議外會議主持人須遵守以下規定：
①、主持人應不遲於會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
②、主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
③、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
④、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
⑤、主持人應將會議決議事項付諸實施的程式、實施人（部門）、達成標準和時間等會後跟進安排向與會人明確。
ⅳ、與會人須遵守以下規定：
⑴、應準時到會，並在《會議簽到表》上簽到。
⑵、會議發言應言簡意賅，緊扣議題。
⑶、遵循會議主持人對議程控制的要求。
⑷、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。
⑸、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機來電轉駁至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽**，如須接聽，請離開會場。
⑹、做好本人的會議紀錄。
五、多個部門參加的臨時行政會議原則上由總經理主持，總經理另有授權的，由總經理授權人主持。
六、公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內，根據會議進**況確需延時的，主持人須向與會人員說明。
七、主持人為會議考勤的核准人，考勤記錄由會議記錄人負責。
6、會議記錄：
⑴、公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。
⑵、公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：
①、各部門應常設一名會議記錄人（一般為本部門的內務文員），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
②、會議記錄遵照「誰組織，誰記錄」的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄人。
③、公司總經辦主持的公司例會、臨時行政會議原則上由綜合管理部負責會議記錄工作，總經理另有指定的，由總經理指定記錄人記錄。
ⅰ、會議記錄員應遵守以下規定：
ⅰ、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要。
ⅱ、會議記錄應盡量採用實錄風格，確保記錄的原始性。
ⅲ、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣。
ⅳ、會議原始記錄應於會議當日、會議紀要最遲不遲於次日呈報會議主持人審核簽名。
ⅴ、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核准的《會議簽到表》的考勤記錄報綜合管理部。
ⅱ下列情況下，應整理會議紀要：
ⅰ、公司級各類臨時行政會議；
ⅱ、須會後對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；
ⅲ、其它主持人要求整理會議紀要的會議。
ⅳ、會議紀要的發放或傳閱範圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總經辦審批。
ⅲ、會議原始記錄的備檔按以下規定：
ⅰ、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄人負責日常歸檔、保管，但用完後的記錄本應作為機要檔案及時轉綜合管理部統一歸檔備查。
ⅱ、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。
ⅲ、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。其調閱應嚴格按公司文件管理制度和保密制度的有關規定執行。
7、會議跟進：
⑴、會議決議、決策事項須會後跟進落實的，遵照「誰組織，誰跟進」的原則；會議主持人另有指定的，由主持人指定人負責。
⑵、總經辦主持的會議的會後跟進工作原則上由綜合管理部負責落實，總經辦另有指定的，由總經辦指定人負責。
⑶、會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。
8、獎懲
⑴、獎勵。按《獎懲管理制度》執行。
⑵、遲到、早退、缺席。
①、遲到。所有參加會議的人員在會議規定召開時間後5分鐘內未到的，計為遲到；
②、早退。凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退；
③、缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批准而不參加會議的，計為缺席；
⑶、處罰。
①、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。
②、無正當理由缺席每次處以20元的罰款。
③、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。
9、附件：
《會議簽到表》
《會議紀要》
會議簽到表
會議時間
公司辦公會議制度
第一條為了加強公司辦公會的會議管理，確保會議程式規範化和科學化，提高會議效率，特制定本制度。第二條公司辦公會是公司辦公會成員的決策議事機構，運用集體智慧型，保證工作科學 規範和高效。第三條公司辦公會會議的主要內容為 1 傳達集團公司和上級主管部門的有關檔案和會議精神，研究制定貫徹措施。2 各部門匯報...
辦公會議制度
為完善公司現代企業制度 規範公司治理結構 進一步明確議事程式，保證管理層依法行使職權 履行職責 承擔義務，有效防範經營風險，準確 及時地貫徹領導班子的經營決策，提高辦公效率，促進公司各項工作持續 穩步 快速開展，根據 公司法 公司章程 的規定，特制訂本會議制度。第一條辦公會議主要討論 決議和部署公司...
辦公會議制度
為了加強園區片區指揮部辦公會的會議管理，確保會議程式規範化和科學化，提高會議效率，特制定本制度。一 會議安排及會議內容 1 指揮部每月工作會議由指揮長或受其委託的副指揮長主持，指揮部全體工作人員參加。一般每月25日下午15 30分召開，特殊情況臨時召開。月會議主要是全體會議，主要總結當月的工作完成情...