第一條目的
為加強集團內部檔案往來統一管理，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
第二條適用範圍
本制度適用於集團全體員工。
第三條內容
1. 檔案類別
1.1 通知——下行文。用於集團向下屬各分公司或分公司相關部門下達需要周知或共同執行的一般事項的檔案。（格式見附件一）
下發部門：董事會、集團行政人事部
簽發人員：董事會、集團行政總監
接收部門：集團下屬各分公司或分公司相關部門
1.2通告——下行文。用於集團向下屬各分公司或分公司相關部門公布各類規章制度、人事任免、獎懲、等重要事項的檔案。（格式見附件二）
下發部門：董事會、集團行政人事部
簽發人員：董事會、集團行政總監
接收部門：集團下屬各分公司或分公司相關部門
1.3內通——上行文。用於下屬各分公司或分公司相關部門向集團管理部的各類申請、匯報檔案。（格式見附件三）
呈報部門：集團下屬各分公司或分公司相關部門
簽發人員：集團下屬各分公司總經理
接收部門：董事會、集團管理部
1.4工聯單——平行文。。（格式見附件四）
起草部門：集團下屬各分公司或分公司相關部門
簽發人員：集團下屬各分公司總經理
接收部門：對口集團下屬各分公司或分公司相關部門
2.檔案的收發：
2.1 檔案嚴格按照本規定的字型、字型大小、格式起草，任何人不得擅自修改。
2.2 檔案的下發嚴格按照規定以正常的途徑下發或上報，不在此規定範圍內的無權下發或上報檔案，且無規定人員簽字的檔案不予生效。
2.3 集團各下屬公司指定專人（即檔案管理員）負責檔案的收發工作，並建立檔案檔案以備查。
2.4 集團下屬公司檔案管理員負責將各類檔案傳達至所有需知曉的人員，以確保政令暢通。
2.5 現有檔案按以下公司或部門發放：董事會辦公室、集團行政人事部、集團經營管理部、集團財務管理部、山東路虎管理小組、青島富豪、青島路虎、青島斯巴魯、青島日產、青島哈雷、青島樂意、融興置業、濟南路虎、煙台富豪。
2.6 集團行政人事部作為檔案管理部門，將對下屬公司的檔案管理工作進行不定期的抽查。
第四條附則
1. 本制度由集團行政人事部門負責擬定或修改，報董事會批准後執行。
2. 本制度自頒布之日起生效。
3. 本制度由集團行政人事部負責解釋。
圖1發文管理流程
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