文書管理規則
□ 總則
第一條目的
為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質及效率，特訂定本規則。
第二條範圍
本規則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業部、業務執行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關係企業(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。
□ 承辦部門
第三條總收發部門
總公司各部門與外界來往文書的收發由總管理處總務部門統一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發由其所屬總務部門辦理。總收發部門負責文書之收受及傳送。
第四條管理部門
(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經理室或管理處為管理部門；營業、採購、工務、資料、法律、服務、訓練等業務部門的文書，得以各該業務部門的最高主管部門為管理部門。
(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區性文書，以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。
(三)關係企業各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜；文書未按規定處理者，管理部門不得受理。
第五條主辦及會辦部門
(一)文書內容所涉及的業務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。
(二)本企業各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。
□ 行文
第六條行文類別
(一)函：發布規章或臨時性規定及對機關團體、公司行號、私人或關係企業各公司間及公司內各部門間行文使用。
(二)公告：就主管業務向公眾或特定物件宣布時使用。
(三)便函：關係企業各公司、部門間或公司內各部門間業務接洽時使用。
(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
(五)電報：業務處理須以電報行文時使用。
(六)**式公文：**機關規定之**式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。
(七)其他：
1.司法文書依據司法部門規定程式實施；訴訟文書，依**有關部門訴訟審議委員會規定程式實施。
2.會議紀錄及例行表報等的傳送不必行文。
第七條行文名義、署名及印信借用
(一)對關係企業外機構行文的名義、署名及用印規定如下：
1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：
屬政策性或影響公司重大權益的行文。
2.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章：
對**各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省**、市**及其所屬一級機構等之行文。
3.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。
①對省**、市**所屬二級機構等的行文。
②對當地市、縣**及其所屬一級機構的行文。
③對稅務、金融機關的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規定者從其規定)。
4.以公司名義，由經理署名、蓋經理職銜簽字章。
對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業、法人團體的行文。
營業、資料、工務等部門於各類規章規定的核決許可權或授權範圍內對客戶、廠商之行文。
5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。
營業、資材、工務等部門於各類規章規定的核決許可權或授權範圍內對客戶、廠商的行文。
6.以部門名義蓋部門章：
①採購部門對廠商的行文。
②人事、服務、訓練、法律等部門於經辦業務之權責範圍內對公民營事業、民間機構或個人的行文。
7.應依本款第四項的名義、署名及用印規定行文而該行文單位無經理者，得蓋用公司公章行文。
8.因環境特殊或事實需要，須另行規定行文名義、署名及印信使用者，應專案籤送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核准。
(二)關係企業各部門間應以部門名義行文，並依下列規定簽署、用印：
1.正式行文者，以公司名義由總經理或事業部經理署名蓋職銜簽字章為之；以業務接洽便函行文者，由經辦部門主管及經辦人署名，蓋用部門章。
2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。
3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。
4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。
(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業務專用章的檔案，均應蓋章，。
(四)特定簽署人及印信的檔案從其規定。
(五)需以對等身份的簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。
第八條行文的判行許可權
(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。
(二)以總經理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外，應送各公司總經理室轉呈總經理判行。
(三)以事業部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。
(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。
(五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。
(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經理級人員判行。
(七)因專案業務需要，如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經理之業務專用章者，行文時應經各該業務部門主管於授權之範圍內經核准後始得為之。
(八)固定格式文書，應由署名的主管於原稿判行後，授權業務主辦部門主管依式行文。
□ 文字處理程式
ⅰ. 通則
第九條文書分類
(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業務機密檔案，應依本規定第八章規定辦理。
(二)a類：凡關係重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經理核閱後始得分文辦理。
(三)b類：一般文書及經常性業務往來文書。
(四)c類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經辦部門處理後歸檔。
(五)其他類：與公司業務無直接關係之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。
第十條收發文登記單
(一)第一聯為收(發)文登記單，收發人員按流水號碼順序裝訂存查。
(二)第二聯為催辦單，於送經辦部門簽收檔案後，收發人員收回，按處理期限或待復日期之先後次序整理，按日核對催辦。
(三)第三聯為主管催辦單，經辦部門主管於交辦檔案後留存，按處理期限或待復日期之先後整理，以備隨時稽催督導用。
(四)第四聯為經辦人員存查聯，於檔案辦妥後按結案、未結案分類存查。
(五)第五聯為核查聯，於檔案辦妥時隨文歸檔，如係代行或授權判行的檔案，由收發人員轉送主管核閱後歸檔。
第十一條收(發)文字號的制定管理
(一)對外行文的字型大小
1.公司：x 1x 2(x 3)總字第○○○○號。x 1x 2為公司簡稱；x 3為地區別，不需分地區者省略；○○○○為公司收(發)文流水號。
2.事業部(含直屬部門)：x 1x 2(x 3)x 4字第○○○○號(x 4為事業部或直屬部門代字，由各公司總經理室制定管理)。
3.營業部門：由各公司總經理室制定。
(二)對關係企業行文的字型大小
1.由各公司總經理室統一制定管理。
2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經理室統一制定管理。
(三)收發文編號
1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。"業務接洽便函"另行編定，亦採流水號碼一文一號編列。
2.復文以收文號碼為發文號碼，如有二號以上來文併案處理，以最後的收文號碼為發文號碼。
3.主動發文號碼與一般收復文號碼採取同一編號順序。
ⅱ.與外界來往檔案
第十二條收文
(一)登記、分文
來文由收發人員拆封後，於"收(發)文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要後，送分文人員依其性質判定文書類別、經辦部門，再由收發人員分發。
(二)檔案的分送
收發人員分發檔案，應留存"收(發)文登記單"第一聯，依收文編號之流水號碼裝訂之。其餘第
二、三、四、五聯連同來文以"分文專用卷宗"送交經辦部門主管核定"要""否"答覆及處理期限，記入"收(發)文登記單"第
二、三、四、五聯，第二聯於當天簽收後，夾放於"分文專用卷宗"退還收發人員，由收發人員按處理期限的日期先後予以整理為檔案催辦之用。
(三)檔案交辦
經辦部門主管將檔案批交辦理時，應將經辦人姓名記入"收(發)文登記單"第
三、四、五聯，留存第三聯按處理日期之先後整理稽催督導，第
四、五聯連同檔案交經辦人辦理。
(四)檔案處理
1.經辦人辦理檔案時，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。
2.經辦人應將處理經過、結果或復文摘要記錄於"收(發)文登記單"第
四、五聯記要聯記要欄(如不敷使用時，得以"文書簽辦單"補充，簽辦單隨同"收(發)文登記單"第五聯流程處理)，並填記預定儲存期限及銷案或待復日期後連同來文(復文時需附復文稿)經呈判後打字、校對再轉送文書管理部門收發人員。經辦部門主管於檔案判行後，將"收(發)文登記單"第三聯抽出銷案。
3.收發人員收到辦妥的來文及"收(發)文登記單"第
四、五聯時：
①如無需復文者，依其類別編定檔號填記於第
四、五聯將檔號及銷案日期轉記第一聯，抽出原留存的第二聯銷案，並將第五聯同檔案歸檔，將第四聯退還經辦人。
②如需復文者，將復文及復文搞送請監印人員用印後，復文封發投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記於第
四、五聯後，第五聯連同來文、復文稿、復文底本歸檔，並抽出原留存的第二聯銷案(如需待復者，則將第二聯依待復日期的先後整理以備稽催)，再將第四聯退還經辦人。經辦部門如業務需要，可以復文底本留存。
4.來文附件如屬現金、支票、匯票或其他有價**等，經辦部門經辦人於接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。
第十三條主動發文
(一)擬稿、登記
經辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發)文登記單"一式五聯，填寫受文者、類別、經辦部門、內容摘要、附件、經辦人姓名、預定儲存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經判行，送收發人員編號，轉打字、校對後，送交文書管理部門收發人員。
(二)發文處理
收發人員收到發文檔案、原稿"收(發)文登記單"(一式五聯)，即將發文檔案及原稿送請監印人員用印。檔案封發投郵後，登記單第一聯依收發文編號的流水號裝訂；無須待復檔案，第
二、三聯即予銷案，如須待復者，第二聯由收發人員暫存，第三聯送經辦部門主管，均依待復日期的先後整理以備稽催；第
四、五聯連同發文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記於第一聯後，第四聯交還經辦人存查，第五聯連同發文原稿、底本歸檔。
第十四條外界復文的處理
收發人員及文書經辦部門收到外界復文，除按收文程式處理外，收發人員應抽出原發文的第二聯銷案，將銷案日期轉記原發文的第一聯，並將收文日期及字型大小轉記於原發文後歸檔的第五聯，經辦部門接到復文時，主管應抽出原發文的第三聯銷案，經辦人應於原發文的第四聯填記收文日期及字型大小。
ⅲ.關係企業來往檔案
第十五條行文方式
(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規定處理。一般性的規定、通知、
公告等函件無需復文時，發文部門仍辦理發文手續，受文部門則依下列方式處理：
1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續。
2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續。
3.受文部門依前二項的規定免辦收文者仍應處理呈核後依收文日期先後順序歸檔。
(二)以"業務接洽便函"行文者，依第十六條規定辦理。
(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數量一次印發，避免逐級轉文重印延誤時效。
第十六條業務接洽便函之處理
(一)發文
經辦人發文時，應將接洽內容列記於"業務接洽便函"第一聯，並填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行後另依式填寫三聯連同第一聯呈主管主管簽署，一併送收發人員編號並記載於"收(發)文編號登記表"再送監印人員用印後，由收發人員將"業務接洽便函"第
二、三、四聯送交受文部門，第一聯則依待復日期之先後整理以備稽催。
(二)收文
受文部門的收發人員收到"業務接洽便函"第
二、三、四聯，於便函上填記收文時間、編定收文號碼並記載"收(發)文編號登記表"將便函第
二、三、四聯送呈部門主管批定經辦人後，由收發人員將
二、三聯交由經辦人承辦，第四聯經經辦人簽收後由收發人員按發文部門要求的待復日期先後整理，以備稽催。
(三)復文
經辦人收到來文應於第三聯擬具復文稿並填寫銷案或待復日期，及預定儲存期限(如需簽辦，則以"文書簽辦單"辦理，簽辦單連同"業務接洽便函"第三聯處理)，經主管判行後，依式填寫於第二聯，一併呈主管簽署再送由收發人員轉請用印並抽出原暫存之第四聯轉記銷案或待復日期，將第二聯送交受文部門(原發文部門)，第
三、四聯編定檔號填記於檔號欄後；第三聯依其類別歸檔；第四聯依收文流水編號的順序存查。如未結案，則第四聯按待復日期先後整理以備稽催。
(四)回文處理
發文部門的收發人員收到復文部門送達的便函第二聯時，於原暫存的第一聯注記復文的收文時間；第二聯轉送經辦人呈閱辦妥並註明預定儲存期限送收發人員抽出第一聯銷案，再一併編定檔號填記於檔號欄，第一聯依發文流水編號的順序裝訂存查，第二聯依其類別存檔，如未結案，第一聯需加註復文部門要求的待復日期，並按此日期的先後整理以備稽催，再行復文時，則依發文程式辦理。
文書管理制度
1.總則 為使檔案管理工作制度化 規範化 科學化，提高辦文整度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指恨作用，根據公文的有關規定，結合我公司實際，特制定本制度。2.分類 2.1外來檔案 公文 命令 指令 決議 指示 通知 通報 報告 請示 批覆 涵 會議紀要 電報 傳真 信件等等 2.2本部制發檔案...
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文書檔案管理是企業規範化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料。文書檔案的規範化管理是企業走向規範和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結合本公司實際，制訂本制度。一 收文制度 1 凡公司收到的檔案 函 電報均由收發人員統一簽收 拆封 編號 登記 函 電報直接分送有關部門 及時送...
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第九條歸檔檔案的材料種數 份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。第十條在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件 印件與定稿，請示與批覆，檔案與原件，多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷。第十二條卷內檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆...