摘要：本文以乙個《智財權保護系統》專案為案例對專案管理中的專案跟蹤管理進行討論和論述，本專案是乙個計算機資訊系統整合專案。在本專案中，我擔任專案經理一職，對整個專案最終負責。
本專案的最大特點是專案的技術難度高，未知的技術風險大，加上公司對這方面的技術積累很少，所以要想成功的完成該專案，專案經理必須對專案執行過程中的各個環節進行嚴格的跟蹤控制管理。
現在大家都在大談要做好專案控制，大到三峽工程專案、神州號飛船專案，小到乙個聚會，任何乙個專案的成功都離不開對整個專案的跟蹤控制過程。了解專案管理的人都知道專案管理中有個「金三角」，即時間、質量、成本，要想讓專案按時、按質、並且不超出預算成本的前提下，能夠完成專案目標，專案經理必須從時間、質量、成本三個方面嚴格的對專案全過程進行跟蹤控制管理。
本文將從時間、質量、成本三個方面來闡述在本人負責的本專案中是如何進行跟蹤控制管理。
正文什麼是專案，以及什麼是專案管理，在這裡本人不用說明，相信大家都非常清楚。然而在進行正式的闡述本人是如何在專案執行過程中進行專案的跟蹤控制管理之前，我要向大家說明乙個原則：不要害怕問題，專案本身就是乙個大問題，我們努力完成專案的過程就是解決問題的過程，所有問題解決了，專案就成功了。
有一則故事這樣說到：一次，有一位很有志向、也很能幹的小夥子坐在公園的長椅上滿臉的惆悵，原因是他最近的工作中出現了很多問題，小夥子對自己幾乎都失去信心了。這時走過來一位熱心人，遞給了他一張名片，並讓他第二天去找他。
第二天，小夥子果然去找了這位熱心的人，該位熱心的人用車把小夥子拉到一座墓地，指著這篇墓地對小夥子說道：「看看這些躺在地下的人，只有向他們才不會有問題」。小夥子這時徹底領悟了熱心人的意思，對熱心人感激的說道：
「謝謝您，我知道怎麼做了」。
上面這則故事告訴我們，不要害怕問題，這個世界到處都存在問題，我們應該積極的去解決問題。生活如此，專案亦同理。
這樣一來，我們把專案看做乙個大問題，我們要做的就是把這些大問題逐個分解，逐步細分，直到細分成便於控制和解決的小問題，然後對這些小問題一一解決，等到我們把所有的小問題都解決了，專案也就成功了。
故事聽完了，回到專案上來，由於該項目的技術難度大，技術風險高的特點，所以前期的專案調研工作至關重要。為了保證我們「做正確的事」，在專案前期，我們做了大量的調研工作：包括技術調研、市場調研等等。
在調研過程中，對於專案中顯示的以及潛在的隱性風險，我們進行了風險分析和評估，並且制定出了一套風險應對計畫。調研結束後，該專案進行了正式的立項。
立項完成後，我們定義了專案章程和專案範圍說明書，對專案規定的時間、質量、成本、以及專案範圍進行了詳細的定義和說明。隨後，專案正式啟動，並且本人被任命為該項目的專案經理。
按照專案管理中的定義，專案經理的到位標誌著專案的正式啟動，之後的一切開發和專案管理活動就是專案經理必須進行協調和控制的工作內容。專案管理過程中的每個階段的工作都有著明確的目的和作用，立項的目的是保證「做正確的事情」，立項之後的一切開發和專案管理活動是保證「正確的做事情」，專案經理的很大一部分工作就是保證「正確的做事」。只有從這兩點出發，才能保證專案的成功。
上面說了那麼多，好像還是沒有說到正題。但上文中提到的內容是乙個專案成功的必要條件。沒有立項前的大量調研工作的投入，即不能保證「做正確的事情」，後面的一切開發和專案管理活動做的再好都是無用功。
下面將從時間、質量、成本三個方面分別詳細描述如何進行專案跟蹤控制管理。
一、 做好時間管理和控制，避免專案進度延遲
專案計畫的制定對乙個專案的成功起著至關重要的作用。在做專案計畫的時候，我採用了專案管理中的三個比較常用的技術：工作分解結構（wbs）、甘特圖（gant）、（計畫評審技術）pert。
首先，通過wbs ，將專案分解成若干工作任務，每個人有自己的工作任務與職責，使專案組團隊成員都能明確自己的職責，然後通過郵件分別傳送到各個成員的油箱。wbs製作完當天下班前組織專案啟動會議，讓專案團隊的每個成員在會議上覆述自己的工作任務與職責，確保成員都能清晰的明確自己的工作任務。
在團隊成員都明確自己的工作任務後，要求每個人都必須完成乙份專案承諾書。
完成wbs 後，接著我開始用project 2003製作了一副甘特圖，在gant中清晰的顯示出各個工作的時間長度及截止時間和專案里程碑。最後結果證明gant 對後面的專案跟蹤控制提供了很大的方便，同時也為專案的進度跟蹤提供了依據與參考。
為了更好的給專案做預算，並估計專案的時間，我採用了pert 中的單代號網路圖來尋找專案的關鍵路徑，並給出各個工作的鬆動時間差。在製作專案計畫時，考慮到很多技術對於公司目前的知識積累幾乎為零，一切必須從零開始研究與探索，而這些工作都是關鍵路徑上的工作，我給這些工作任務留出了適當的鬆動時間差。最後實踐結果證明，我的這種做法是正確的，在專案實際實施的過程中對於關鍵路徑上的工作遇到困難時，我採取了集中公關、專案技術研討會的形式進行控制；而對於非關鍵路徑上的工作，採用適當的壓縮工時，加班的方法控制。
然而計畫做的再好，沒有有效的執行等於沒做，所以在專案的進度跟蹤與控制方面，我採用的如下的方法：
1）通過webcalender 讓專案組成員每天填寫webcalender ，以便專案經理和公司領導清楚的知道專案進展情況和每個人的情況，也便於專案經理及時發現專案當前存在的問題並且快速的做出相應的調整，webcalender 給專案經理實時跟蹤專案進度帶來了很大方便。
然而，webcalendar 只能記錄團隊成員每天進行了那些工作，不能從乙個大的方面對專案整體進展狀況進行描述，填寫webcalendar 的作用之一只是培養專案團隊成員寫每日工作備忘錄的習慣。為了彌補webcalendar 的不足，我編制了乙份《專案團隊成員每週工作報告》，本人要求團隊成員每週五下班前半個小時內將本週完成的任務，下週需要完成的工作、本週工作中遇到的問題、本週還未完成的任務以及沒有完成的原因在該報告中詳細填寫，並傳送專案經理。專案經理對每位專案團隊成員的周工作報告進行彙總，找出專案中存在的問題，就一致性的問題組織會議進行討論，通過頭腦風暴法解決存在的問題，並根據實際情況對專案計畫進行調整。
要使專案在良好的環境中進行，只從每週、每日的工作上進行控制還不能達到全域性的效果。所以在本專案中，乙份反應每月專案組成員工作情況的表單同樣是不可或缺，基於此，本人編寫了乙份《個人任務跟蹤列表》，該錶記錄了各位團隊成員當前有那些任務以及各個任務的時間段，並用不同的顏色標明任務進展狀況。專案經理和公司領導只要檢視此表就能知道專案進行的程度，並且此表還能作為團隊成員績效考核的依據。
2）專案團隊成員每天上班前半個小時內將當天的工作任務填寫到webcalendar中，並在下班前重新編輯webcalendar 內容，主要是將當天工作任務的完成情況、工作成果描述填寫完整，並補充填寫當天的臨時任務。所有的工作成果必須上傳到文件伺服器或**伺服器上，以便專案經理及時了解當前每個人的工作進度，並做好專案進度控制。
3）每週五下午下班前乙個小時進行本週的專案總結，專案團隊的每個成員必須陳述本週各自工作的進度以及遇到的問題，並陳述下週的工作重點和需解決的問題。
4）每週一上午9：00 召開專案例會，再一次強調本週工作重點，每個成員用3分鐘的時間陳述，會議時間控制在半個小時左右。
5）專案成員沒有完成本週任務的需以書面的形式寫明沒有完成的原因；
6）專案經理每週對專案進展情況進行彙總，並召開讓每位專案組成員明確專案的進度，每月月末專案經理通過專案組成員填寫的《個人任務跟蹤列表》對專案整體情況進行評估和重新規劃調整，這也正印證了專案經理的工作職責之一：計畫、計畫、再計畫。
是否按照上面提到的6點做了就能保證專案的進度呢？以前經歷的多次事實證明並非如此，專案經理要想對專案進度真正做到心中有數，還需要多做些其他工作。
在本專案中，我採取了一種走動式管理的方式。具體做法如下：
1） 每天早上上班前乙個小時內pm 向每一位開發人員詢問當前專案進展情況,有什麼問題沒有解決,估計需要多長時間,讓開發人員給出乙個時間,然後說明自己期望的時間期限或者專案規定要求的期限,同時詢問專案組成員需要那些幫助,對於能夠給予的幫助,盡力幫助隊員解決。
2） 每天下班前乙個小時內,再次詢問各個隊員的完成情況以及還有那些工作沒有完成,原因是什麼,需要什麼幫忙,未完成的工作估計時間多長等等,做到有問題及時溝通解決;
3） 每週周例會上,專案組成員對各自的負責的部分進行匯報,對於沒有完成的工作作出時間估算,本週完成了那些工作,那些工作在時間上有延誤,原因是什麼,下週的工作安排等等.對於專案中的問題,在會議上分析原因,並盡量在會議上談論找出解決辦法.另外,專案周例會上指派一名人員進行會議記錄,會議記錄的內容在散會後通過郵件傳送到每個團隊成員的郵箱.
通過實踐證明，採取該管理方式具有如下的好處：
1） 看得見的管理,通過面對面的詢問的方式,能夠就專案中存在的問題和專案當前的進度進行乙個直接的溝通,以最直接和最快捷的方式獲取專案當前的資訊;
2） 更直接,更快捷的獲取當前的專案進展狀況及各個隊員目前的進度情況 ,便於及時的調整專案計畫,同時也為專案的跟蹤與控制提供了依據(及時性和真實性);
對於專案進度跟蹤和控制，不同的人會採取不同的管理方式，但目的只有乙個，保證專案按期完成。
二、 嚴格把控質量關，獲得客戶認可
專案的最終目的是驗收通過，並且保證公司獲得豐厚的利潤。但要保證專案能夠早日驗收通過，專案的質量舉足輕重。為了保證專案的質量符合要求，我的做法是：
1) 建立源**伺服器、build 伺服器、文件伺服器。
專案組員必須把每天的**上傳到**伺服器，防止由於程式設計師機器故障或操作失誤導致**丟失；專案組員每天的工作日誌，月工作對策表及其他所有專案專案相關文件保留在文件伺服器相關的目錄下；build 伺服器儲存每個build 版本的二進位制程式及各個build版本改變、增加的功能和修改原因說明，每天產生乙個build 版本，build 人員負責審核build 出來的版本的正確性，然後交給測試人員，測試人員測試每個版本的build，並從中選出最穩定的版本交給生產部門。
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