檔案管理辦法試行

第一章總則

第一條為規範公司檔案資訊管理，有效的防範公司檔案資料外洩，特制定本辦法。

第二條本辦法中的合同檔案及檔案是指以公司為主體，或員工代表公司發生的行為形成的檔案，包括但不限於各種冠以合同、合約、協議、契約、備忘錄、意向書等文字資料或電子文件，電子**，專案方案及影音檔案等形成的各種檔案。

第三條公司所有部門員工均有保護合同檔案及其保密相關內容的義務。

第二章合同檔案管理機制

第四條各種檔案保管工作實行分部門統一保管、分級查閱的原則，進行科學化規範化管理。

第五條各種檔案檔案由各部門專人負責接收、歸檔、保管，並監督、指導各部門的借閱合同檔案管理工作。

第六條部門指定專人負責公司的合同檔案管理工作，電子檔的由運營部進行技術支援。

第三章合同檔案管理範圍

第七條每乙份合同包括合同正本、副本及與之有關的文書、圖表、傳真件以及相關單證等附件，合同文字的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等），以及以上各個檔案的電子掃瞄件，均應妥善保管。

第四章立卷歸檔

第八條合同檔案的收集：公司各部門發生的對外商務類合同原則上是由市場部組織製作及簽訂工作，簽訂過程中所產生的所有文件由市場部收集保管。其他部門產生的商務類合同相關文件應本部門指派專人負責收集，並統一交到市場部保管。

第九條其他合同檔案類檔案收集：各部門產生合同及檔案類檔案由活動責任人彙總，交本部門專門人員編號存檔。

第一十條歸檔時間：發生法律效力的合同檔案，按工作階段性進行歸檔：

（一）凡是有法律效用的檔案材料，一生效就歸檔。

（二）凡是有機密性的檔案，應與形成後乙個工作日內歸檔完畢。

（三）合同一般性附件、合同簽收記錄、履**況記錄等在合同履行完畢後乙個月內歸檔。

第一十一條歸檔要求

所有合同及檔案類檔案要求雙備份：紙質檔案和電子（掃瞄）檔案。

（一）合同紙質檔案完整齊全。立卷時，要求將合同的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆等統一立卷。

（二）合同電子檔案在製作完成後即按要求立卷歸檔，合同檔案完成簽字蓋章等流程後，由相關部門負責人員將簽字蓋章後的合同文件掃瞄，並將掃瞄電子檔案對應歸檔。

（三）電子類、檔案影音類、程式類除外，需將列印存檔。

（四）合同檔案紙質檔案與電子檔案的歸檔要保持同步。

（五）合同分類準確。

（六）各部門檔案管理人員須建立合同檔案管理臺帳。

第五章合同檔案的管理

第一十二條歸檔辦法

（一）方法：以合同編號分類，並核定合同檔案的所屬專案，同個專案所有合同歸檔為一捲，卷內檔案按主次關係排列，正件在前，附件在後。

（二）步驟：

收集整理分類編號掃瞄歸檔

第一十三條過程管理：

（一）保管：公司所有商務類合同檔案由市場部指定專人保管。合同紙質檔案應存放在指定場所，場所鑰匙由固定人員保管。

（二）銷毀：合同檔案的銷毀須辦理銷毀手續，按合同銷毀程式報批，銷毀時應至少有分管副總及總經理負責監銷，並在審批單上簽字。

第一十四條合同檔案的調閱

（一）因工作需要借閱合同檔案，須在市場部合同檔案負責人處填寫《文件借閱登記表》，註明查閱合同檔案的名稱、日期、借閱人姓名及借閱人所屬部門，並由借閱人本人簽字後。依據查閱許可權和檔案密級，經合同檔案管理人批准後方能查閱。