會議管理制度
1、 目的：
為規範公司各項會議及各類培訓流程，統一會議管理模式，減少會議數量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。
2、 適用範圍：
*********有限責任公司（下簡稱「公司」）。
3、職責：
3.1總辦負責會議管理，所有重要會議要在公司領導批准後到綜合部登記備案。
3.2會務工作主要由總辦承辦；其他部門主辦或召集的會議，總辦應予協助。
3.3除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由總辦整理、分發、立卷、存檔。
4、會議分類：
4.1公司級會議：主要包括董事長辦公會議、公司周工作例會、公司年終總結表彰大會等，應分別報請公司董事長批准後，由總辦負責組織召開並做好會議紀要。
4.2專題會議：即全公司性的政策、業務綜合會。
比如：工程專案重大問題專題會議；財務預算、融資計畫等，由相關部門提出計畫報董事長批准後送總辦備案，由會議召集部門負責會議通知、組織和實施並對會議紀要進行整理和存檔。
4.3部門工作會議：各部門召開的工作例會，由各部門負責人決定召開並負責組織。
5、會議安排：
5.1例會安排：
為避免會議過多或重複，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容和匯報程式來組織召開。例行會議安排如下：
5.1.1董事長辦公會議
此會議的舉行時間為每月第一周週六，由昌德裝飾高層管理人員參加，主要研究公司的重大事件的解決以及重大決策的確定，以巨集觀掌控昌德裝飾的發展目標及管理動向。由總辦主任列席此會議並負責會議紀要的整理和分發。
5.1.2公司周工作例會
此會議的舉行時間為每週六10：00，遇法定假日時間順延至下一星期的週六進行，如有其它變動總辦將提前通知各部門。週六9：
00之前，總辦將對各部門本週工作總結與下週工作計畫進行彙總，報董事長審閱。
各專案經理除在外地施工、搶工期等客觀原因，必須參與周例會；不能參與周例會的專案經理，必須提前提供書面匯報。
各部門負責人總結各部門一周工作，匯報下週工作計畫（周計畫、周結果）及出現的疑難問題需由其它部門配合或公司領導協調解決事宜。
由董事長佈署下週昌德裝飾的整體工作。
遇重大、緊急事件，責任人應向董事長及時匯報,並填寫記錄以便後續跟蹤。
5.1.3公司各部門工作會議
總結部門工作，並對下一階段工作進行佈署。各部門可以根據實際情況自行安排開會時間。
5.1.4公司年終總結表彰大會
總結全年工作情況，佈署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由總辦具體組織實施。
5.1.5各專題會議
相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對專案投標、材料採購、施工籌備、專案協調、財務預算、專案結算及合約事宜等專項工作進行討論、佈署和總結。
5.2其它會議安排
凡涉及到多個部門經理參加的會議或由於階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前1-2天將董事長批准後的會議通知報總辦，由總辦進行統一安排，方可召開。
5.3凡公司已列入會議計畫的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前2天報董事長審批並報請總辦調整會議計畫，未經總辦調整的，任何人（部門）不得隨意調整正常會議計畫。
5.4會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向董事長請假，獲得批准後方可指派專人代為參加，會後應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議佈署的各項工作按時保質完成並對工作結果負責。
6、會議的準備：
6.1公司有專項主題的會議或需有投影裝置演示說明的會議，應由總辦提前做好投影裝置連線除錯工作；
6.2會議之前，總辦應有專人負責會議布置，根據會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品；
6.3重要領導檢查指導、座談性質會議及團體會等會議，公司應準備果品和鮮花；
6.4根據會議規模需使用音響裝置的，由總辦提前做好音響除錯安排；
6.5特別重大會議，應由總辦專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：
6.5.1會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）；
6.5.2會議資料準備（如需分發應在入場前登記分發）；
6.5.3會議場所布置；
6.5.4會議服務人員的安排；
6.5.5會議簽到；
6.5.6會後事項安排。
6.6會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。
7、其他規定：
7.1應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。
7.2會前，由總辦負責通知與會人員，明確會議要研究的議題以便準備好相關檔案材料。
7.3與會者的發言要言簡意駭，一般發言不可過長，會議組織者或主持人在開會時應予以明示。
7.4重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容。
7.5與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便於會後向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，總辦將不定期抽查與會人員的會議記錄。
7.6公司會議的會議紀要由總辦專人負責整理並由公司領導審閱簽發，會議紀要應分發給與會人員，必要時，分發給相關部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發並編號存檔。
7.7會議結束後總辦或其它會議組織部門負責將問題進行彙總、分類，並將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由總辦專人負責，根據規定的時間節點逐項跟進，並在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。
8、會議紀律
8.1任何人員不得無故缺席會議，如確實有緊急情況，須提前請假（中層幹部以上人員請假需董事長批准，其它人員需向會議組織部門請假），否則視為缺席。違者將視情節嚴重性予以100元以上的處罰。
8.2與會人員不得因任何理由遲到（提前請假獲批者除外）。中層管理幹部遲到將予以100元的處罰，其他人員遲到將予以50元的處罰。
8.3召開會議期間，與會人員須將手機關機或調成振動狀態，不准接聽**，如有重要**應向會議組織者請假後離場接聽，以免影響會議效果。違者將予以100元處罰。
8.4與會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進出，應按次序發言，如有急需說明事項，應向會議組織者示意獲准後發言。
9、附則：
本制度由總辦負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關規定執行。
二o一一年十一月
附件：昌德裝飾周工作例會記錄表
周例會記錄表（示例）
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