（一）書信分為一般書信和專用書信。
（二）一般書信一般由稱謂、問候語、正文、結尾、署名、日期所構成。寫作時條理要清楚，要符合事情本身的順序，符合收信者的閱讀心理，這樣才能表述得清楚明白，以免造成對方的誤會或疑問，達到寫信的目的。寫作時用詞要熱情、自然、貼切、有禮貌。
字跡要清楚，不能潦草，以免造成誤會和麻煩。信封寫作要規範，避免投遞困難。
（三）專用書信是用於某種特定場合，針對某種特定事務或特殊需要的具體專門用途的書信。專用書信有感謝信、慰問信、表揚信、申請書、倡議書等等。
1．感謝信
正文務必寫清得到了哪些幫助，這些幫助又產生了哪些效果。敘述事件時，要準確無誤地敘述時間、地點，發生事件的其它詳細情況。感謝信以感謝為主，所以感謝應真誠、樸素，表達謝意時要符合實際，說到做到。
同時感謝時要照顧到感謝物件的一些諸如身份、年齡、性別、學歷修養等情況，以使自己的感謝可以恰到好處，切實可行。語言要求精煉、簡潔，篇幅不可太長。
2．慰問信
要向對方表示出無限親切、關懷的感情，使對方有一種溫暖如春的感覺。要較全面地概括對方的可貴精神，並提出希望，勉勵他們繼續努力工作，刻苦奮鬥，取得勝利。行文要誠懇、真切，措詞要恰切，篇幅要短小。
3．表揚信
敘事要實事求是。評價要恰如其分，要用事實說理，要充分反映出對方的可貴品質。寫動人事蹟要做到見人、見事、見精神。
不要以空泛的說理代替了動人的事蹟。語氣要熱情、懇切，文字要樸素、精煉，篇幅要短小精悍。表揚信可以組織名義寫，也可以個人名義寫。
除信中給予的表揚外，也可以建議有關部門給予表揚。
4．申請書
按解決事項的內容分類，可分為入團、入黨、困難補助、調換工作等。申請的事項要寫清楚、具體，涉及到的資料要準確無誤；理由要充分、合理，實事求是，不能虛誇和杜撰，否則難以得到上級領導的批准；語言要準確、簡潔，態度要誠懇、樸實。
5．倡議書
內容要有新的時尚和精神，要切實可行，要不違背國家的方針政策。背景目的要寫清楚，理由要充分。措辭要恰切，情感要真摯，同時要富於鼓動性。篇幅不宜太長。
（四）一般書信與專用書信的的主要區別有以下三個方面
1.專用書信常有標明性質的標題，有的還在標題前加上標題內容的修飾語；一般書信沒有標題。
2.專用書信的收信人的稱謂可寫在開頭第一行，也有的寫在正文之後另起一行頂格。一般書信的收信人的稱謂均寫在開頭第一行。
3.不少專用書信，為表示慎重，要在具名處加蓋公章。其他書信如是單位寫的則為函，屬公文系列；如是個人寫的則不必使用公章。
二、關於書信的典故
飛鴿傳書
2023年前，我們祖先就開始馴養信鴿。在西夏與北宋的戰爭中，西夏軍隊利用信鴿做軍事通訊。
南宋初，大將曲端的軍隊中也使用信鴿傳達訊息召集軍隊。古代稱信鴿為「飛奴」。傳說漢高祖劉邦被楚霸王項羽所圍時，就是以信鴿傳書，引來援兵脫險的。
張騫、班超出使西域，也用鴿子來與皇家傳送資訊。清乾隆年間，我國廣東佛山地區每年5、6月份舉行放鴿會，每年都有幾千隻參加，賽距約400華里。當時在上海、北京等地，也有類似的賽鴿會。
國外利用信鴿傳遞訊息的最早文字記載，見於西元前530年，當時利用信鴿傳送奧林匹克運動會的成績。
鴻雁傳書
鴻雁是書信的代稱，有時亦代稱郵遞員。何以「鴻雁」代稱書信和郵遞員？溯其源，漢朝時，蘇武出使匈奴，被單于流放北海去放羊。
10年後，漢朝與匈奴和親，但單于仍不讓蘇武回漢。與蘇武一起出使匈奴的常惠，把蘇武的情況密告漢使，並設計，讓漢使對單于講：漢朝皇帝打獵射得一雁，雁足上綁有書信，敘說蘇武在某個沼澤地帶牧羊。
單于聽後，只有讓蘇武回漢。後來，人們就用鴻雁比喻書信和傳遞書信的人。
另一種更為人所知所喜歡的是民間流傳的故事：唐朝薛平貴遠征在外，王寶釧苦守寒窯十數年矢志不移。一日，王寶釧正挑野菜，忽聞空中鴻雁連聲呼喚，遂請求代為傳書於平貴夫郎，然一時難尋筆墨，情急之下，撕下羅裙，咬破指尖，寫下血淚書信，傾訴對愛情忠貞和盼望夫妻團圓的心情。
前者是對國的忠心，後者是對感情的忠貞，這兩個故事的流傳，讓「鴻雁」成為古代通訊的使者，也讓這兩個故事本身成為一段千古佳話。
青鳥傳書
2023年10月9日，國家郵政局發行《第22屆萬國郵政聯盟大會·1999北京（二）》紀念郵資片1套4枚，其中第三枚「情緣東方」，主圖和郵資圖內容一致，均為乙隻色彩斑斕的飛鳥，背景為驛站和長城，表現了我國古代青鳥傳書的傳說。「青鳥傳書」究竟來自什麼典故？追溯源頭，我們還需到先秦古籍《山海經》中去尋找答案。
據《山海經》記載，青鳥共有三隻，「三青鳥赤首黑目，一名大黧，一名少黧，一名青鳥。居三危之山，為西王母取食。」這三隻赤首黑目，名字分別叫大黧、少黧、青鳥的神鳥，是西王母的隨從與使者，具三足，居住在三危山上，乃力大健飛之猛禽，它們不但為住在緊靠崑崙山的玉山上的西王母覓取食物，還能飛越千山萬水為西王母傳遞資訊。
陶淵明《讀《山海經》其五》雲：「翩翩三青鳥，毛色奇可憐。朝為王母使，暮歸三危山。
我欲因此鳥，具向王母言：在世無所須，唯酒與長年。」
傳說西王母駕臨之前，總有青鳥先來傳書報信。據說，西王母前往漢宮時，青鳥前去傳書，青鳥一直飛到了承華殿前。漢武帝看到這只美麗可愛的鳥兒，甚為驚奇，便問大臣東方朔這鳥叫什麼名字？
是從**飛來的？東方朔告訴他說這只鳥叫青鳥，是西王母的使者，現在是專門為報信而來的，西王母很快就要來了。果然過了一會兒，西王母就由大黧、少黧兩隻美麗的鳥兒左右扶持著，來到了殿前，漢武帝與群臣趕忙迎接西王母，熱情款待。
在以後的神話中，青鳥又逐漸演變成了美麗無比的百鳥之王——鳳凰。美麗的青鳥，美好的傳說，引得文人墨客爭相賦詩吟頌。李璟有詩「青鳥不傳雲外信，丁香空結雨中愁」，李白有詩「願因三青鳥，更報長相思」 、「三鳥別王母，銜書來見過」，李商隱有詩「青鳥西飛意未回，君王長在集靈台」、「蓬山此去無多路，青鳥殷勤為探看」，韋應物有詩「欲來不來夜未央，殿前青鳥先迴翔」， 崔國輔有詩「遙思漢武帝，青鳥幾時過」， 曹唐有詩「歌聽紫鸞猶縹緲，語來青鳥許從容」，胡曾有詩「武皇無路及昆丘，青鳥西沉隴樹秋」，曾士毅有詩「幡影不隨青鳥下，洞門空閉紫霞微」，郭崇嗣有詩「青鳥不傳雲外信，白雲空鎖嶺頭碑」，姚孟昱有詩「穆王馭駿舊時遊，青鳥書傳信久幽」，**有詩「青鳥已無白鳥來，漢皇空築集靈台」，張幫教有詩「黃竹歌堪聽，青鸞信可通」， 練國士有詩「蟠桃難定朝天曰，青鳥依然入漢時」，永珍春有詩「一雙青鳥歸何處？
千載桃花空自疑」，梅詢有詩「青鸞訊息沉桑海，目新金鰲第一峰」。以上這些詩作，借用的均是「青鳥傳書」的典故，從這些詩句中可以看出，青鳥已不像《山海經》中所描述的那樣是猛禽了，而是變成了三隻善通人意、溫和良善、體態輕盈、小巧玲瓏的可愛「信使」了。
確實，在古時候，人們要想與遠行的親人通訊，真是萬難，普通百姓幾乎沒有專門的通訊裝置。「九度附書向洛陽，十年骨肉無訊息」、「烽火連三月，家書抵萬金」、「寄書常不達，況乃未休兵」……這些詩句，訴說著古人音信難通的惆悵與無奈，因此也只有將真情寄託給青鳥，讓青鳥幫自己傳遞吉祥、幸福、快樂的佳音，以此來抒發自己的思鄉和思親之情了。
三、書信的別稱
在中國古代書信有別，書指函札，信指使者。泛稱書札為書信是後來的事。換句話說，現代所說的書信古代通稱為「書」。
《左傳》記載：「叔向使詒子產書。」著名的書信如司馬遷的《報任安書》。
在現代漢語中「書」仍保留了「書信」的意思，如「家書」等。現將古代書信的別稱介紹如下：
簡在沒有發明造紙術之前，我國曾用削成狹長的竹片作為書寫材料，人們把這種竹片稱為簡。用於寫信的竹片便稱為竹簡。
牘古代書寫用的薄而小的木片稱為牘，漢代對簡和牘串起來寫字時，詔書律令寬不超過３尺，一般書信寬不過１尺，故將書信稱為尺牘。
柬在古代，柬與簡通用，是信件、名片、貼子之類的統稱，如請柬、賀柬、書柬等。
素古代稱白絹為素。用白絹（或綢）寫成的書信稱為尺素，後來「素」成為書信的代稱。
箋箋原是精美的小竹片，供人們題詩或作畫用。一般信紙也叫箋，後引申為書信的代稱。
函函原指信的封套。古代寄信用木匣子郵遞，這種匣子叫函。後來就稱信件為函，如函件、來函、公函等。
札札在古代指書信，公私文書。據《文選》「古詩十九首」之十七有這樣的詩句：「客從遠方來，遺我一書札。」札原意為古代書寫用的小木簡。現仍通用「信札」一詞。
書信的上述別稱都和我國古**信用的材料有關。除了上述別稱外，古代書信還有一些別稱。
鴻雁古代傳說鴻雁能傳書，這個典故出自《漢書·蘇武傳》：「言天子射上林中，得雁，足有系帛書，言武等在某澤中。」所以，後來用鴻雁代稱書信。
鯉魚也代指書信，這個典故出自漢樂府詩《飲馬長城窟行》：「客從遠方來，遺我雙鯉魚，呼兒烹鯉魚，中有尺素書。」以鯉魚代稱書信有幾種說法，一種稱為「雙魚」，如宋人《蝶戀花》詞「蝶去鶯飛無處問，隔水高樓，望斷雙魚信。
」另一種稱為「雙鯉」，劉禹錫《洛中送崔司業》詩：「相思望淮水，雙鯉不應稀。」韓愈《寄盧仝》詩中也有「更遣長鬚致雙鯉」的詩句。
李商隱《寄令狐郎中》詩中有：「嵩雲秦樹久離居，雙鯉迢迢一紙書。」有的直接說成「魚書」，唐代詩人韋杲《憶玉簫》詩：
「長江不見魚書至，為遣相思夢如秦。」因為常用鯉魚代替書信，所以古人往往把書信結成鯉魚形狀，漢樂府詩中有「尺素如殘雪，結成雙鯉魚，要知心中事，看取幔中書」。
書筒也代指書信。書筒原指盛書信的郵筒，古代書信寫好後常找乙個竹筒或木筒裝好再捎寄。李白詩中便有「桃竹書筒綺秀文」之句。
後來書筒也成了書信的代稱。如宋趙蕃詩中有這樣一句：「但恐衡陽無過雁，書筒不至費人思。
」八行書也是信札的代稱。舊時信件每頁八行，故稱為八行書。《後漢書·竇章傳》李賢注引馬融《與竇章書》：
「孟陵奴來，賜書，見手跡……書雖兩紙，紙八行，行七字。」溫庭筠詞曰：「八行書，千里夢，雁南飛。
」四、書信落款問候語
1．請安：
用於祖父母及父母：恭叩金安、敬請、福安、肅請、金安。
用於親友長輩：恭請福綏、敬請履安、敬叩崇安、敬請頤安、虔清康安。
用於老師：敬請塵安、恭請道發、肅請海安、虔請講安。
用於親友平輩：敬候佳祉、並候近安、順頌起居、順侯大安、敬頌台安、順頌時綏。
用於親友晚輩：即詢近佳、即問近好、附頌清安。
用於有祖父及父母而在一處者：敬請侍安、敬頌侍福、並候侍祺。
用於夫婦同居者：敬請儷安、順頌雙安、敬頌儷祉（祺）。
用於政界：敬請勳安、恭請鈞安、只請政安。
用於軍界：敬請戎安、恭請麾安、肅請捷安。
用於學界：只頌撰祺、只請著安、順請文安、並請學安、即頌文綏、即候文祺。
用於商界：即請財安、敬候籌安、順頌籌祺。
用於旅客：敬請旅安、藉頌旅祺、順詢旅祉。
用於家居者：敬請潭安、並頒潭福、順頌潭祺。
用於賀婚：恭請燕喜、恭賀大喜、恭請喜安。
用於賀年：恭賀年禧、恭賀新禧、即頌歲禧。
用於弔唁：此候孝履、順問苫次、專候素履。
用於問病：敬請愈安、即請衛安、敬祝早痊。
用於時令問候：敬請春安、順頌春祉、敬請夏安、並頌暑祺、敬請秋安、並候秋綏、敬請冬安、此請裘安、敬請爐安。
用於當日問候：即頌晨安、即請早安、此請午安、即頌晚安、即請刻安、順候日祉、即候時祉。
2．署名下的敬辭：
用於祖父母及父母：叩稟、敬稟、拜稟、肅稟、謹稟、叩上。
用於尊長：謹稟、謹上、拜上、謹肅、敬肅、敬啟、謹啟。
用於平輩：謹啟、謹白、手啟、手上、頓首、拜啟、上言、拜言、啟、上、白。
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