為了規範化、標準化酒店的工作程式，現啟用酒店統一的行文格式，請各部門周知執行。
一、行文程式及規則
1、酒店行文分上行文、下行文及平級行文三種，須注意用詞及禮節。
2、以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經部門經理審閱後，送總經理辦公室核稿後由總經理簽發。
3、檔案簽發時均由總經理辦公室統一編髮文號。
4、酒店內部行文一律以備忘錄形式（編號附後）先由部門承辦人擬稿，經部門經理審閱後傳送。
5、酒店各部門在本部門職責範圍內可以互相行文，也可以向下屬部門行文，對下屬部門的重要行文就同時抄送有關部門。
6、部門之間對有關問題存有不同意見時應先協商一致，然後由職責歸屬部門行文。
7、各級部門一般不得越級請示，因特殊情況非越級請示時，應當抄送被越過的上級部門。
8、備忘錄（memo）列印稿和由領導簽發的原稿由各部門、室秘書收集、歸檔備查，備忘錄編號由各部、室自行決定起用日期。
二、檔案內容質量標準
1、符合國家法律、法規和上級單位及本酒店的有關規定，所提措施和辦法切實可行。如提出新的政策性措施或超越現行規定範圍內的，應當加以說明。
2、情況屬實、觀點明確，表述正確，層次清楚，前後照應，文字精煉，篇幅力求簡短。
3、用字用詞準確、規範，標點妥帖，字跡清楚，辦公自動化的單位應用電腦列印成文。使用簡稱應當前後一致，一般先用全稱，加以註明後再使用簡稱。
4、人名、地名、單位名稱、數字、時間應準確無誤。除成文日期、部分結構層次序數和詞、片語、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，公文中的數字應當使用阿拉伯數碼。
5、引文準確無誤，刪節得當，必要時註明出處，引用公文應當列出標題，並在標題之後用括號標明發文字號。
6、根據公文內容和行文規則，準確把握發文規格，正確使用文種。
7、結構層次序數，第一層為「一」，第二層為「（一）」，第三層為「1」、第四層為「（1）」，無**以上時可直接使用第二極「1」。
8、使用國家法定計量單位。
9、一些政策性強，涉及面廣的重要公文在草擬中，應廣泛徵求各方面意見，組織有關部門和專家進行論證。
三、行文格式
圖例：正文
…四、行文格式說明
1、題頭
致送：標明收件人姓名及職務。
發出：標明簽發人姓名及職務。
日期：檔案簽發日期，按年、月、日順序。
事宜：檔案主題。
2、檔案編號索引
例：hr-a-001
hr 部門簡寫
a 檔案型別
001 檔案編號由001開始，每年伊始。
部門簡寫
行政辦公室——eo 房務部——rs餐飲部——fb
人力資源部——hr 康樂部——rd財務部——fd
市場營銷部——** 保安部——sd工程部——ed
檔案型別、級別
a——各種有關酒店經營管理之內部檔案、資料，如管理合同、外聘檔案、各類合同簽約、財務報告、客戶檔案、經營決策、方針、重大管理制度、人事檔案、行政會議記錄、崗位操作規程、酒店規章制度、培訓計畫等。a類檔案屬保密檔案。
b——各上級部門對下屬部門的指示、批文和下屬部門向上級部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆上級部門詢問的報告、酒店日常營業報表、餐飲菜譜檔案、工程裝置技術資料等。
c——各種公告、通告、通知及各部門之間的答詢，如接待通知單等。c類檔案屬酒店一般性檔案。
3、檔案規格
檔案用紙均採用國際標準a4型（長297公釐、寬210公釐），頁邊距一般（上下2.5厘公尺，左右2.5厘公尺）左側裝訂。
4、字型規格
備忘錄memo小二宋體加黑，標題正文均為五號宋體，閱後意見簽批五號宋體加黑。
五、檔案簽發及保管
1、檔案簽發由部門最高端負責人在「由from」處直接簽字確認，需要簽批時由「至to」方在「閱後意見approval opinion 」處簽批。
2、檔案收發工作及保管由各部門秘書（或文員）負責，酒店行政秘書有權對各部門秘書工作進行指導和檢查工作。
3、收發檔案時，發文部門應在檔案收發記錄本上登記，收文部門在收發記錄本上簽收。
4、請示指示批准的檔案（b類）應由被請示人在答覆時限內予以答覆，因故不能如期答覆的（如休假、公差等），須由簽收部門秘書負責向發文部門解釋，如屬急件，必須答覆的，由簽收部門秘書通過**或傳真形式向被請示人請示後，（或由委託授權人）答**文部門。
5、機密性檔案需加封傳遞或由直接簽發人進行簽發簽批手續傳遞，並做好加封存檔。
六、檔案歸檔、管理、銷毀
1、檔案歸檔應根據檔案型別、特徵和儲存價值分類整理歸入檔案，檔案要齊全、完整、查閱方便。
2、檔案管理
a類檔案一般不能影印或作任何抄錄，如需要借閱時，必須得到存件部門經理、分管副總或總經理批准，a類檔案儲存週期為無限期。
b類、c類檔案的影印、抄錄或借閱須得到存件部門經理的批准、並做好記錄。
b類、c類檔案儲存週期為36個月。
任何員工不可私自將酒店任何檔案或其中資料外洩，違反者按《酒店員工手冊》有關規定處理。
3、檔案銷毀
檔案銷毀工作（屬沒有歸檔和存查價值的檔案），由部門經理報請行政辦公室批准，由各部門秘書負責執行。
銷毀機密級檔案，應當進行登記，並報請行政辦公室批准，由各部門經理、部門秘書及行政秘書三人監銷，保證不丟失、不遺漏。
七、暫行酒店外部行文格式
1、附件1：發函格式
2、附件2：紅標頭檔案格式
3、外部行文均須由酒店總經理室簽發，各操作部門存檔。
八、此規定未盡事項，將在具體實施中予以增補修改。
九、此規定自發文日起實施。
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