一、總則
（一）為使集團內部公文管理規範化、程式化、工具化，提高檔案處理的準確性、效率性，結合集團實際，特制定本行文規範。
（二）檔案擬寫應當做到觀點明確，條理清楚，結構完整，用詞準確精練，注重實用，並按規範文字行文。
（三）本行文規範適用於集團公司、各區域集團、屬下各公司上下級間、同級間的公文往來。
二、檔案種類及規範格式
（一）下行文。是上級對下級的發文。
1、決定（含決議和總裁令）。適用於對重要事項、重大行動做出安排，具有很強的權威性和約束力。（見附件一）
2、通知（含通令）。適用於向下級單位告之有關事項，發布各項規定，**上級檔案，傳達要求下屬部門和有關部門需要共同執行的事項。（見附件二）
3、獎懲決定（含通報）。適用於表彰先進，批評錯誤等。（見附件三）
4、任免決定。適用於部門副經理級以上幹部的人事調整。副經理、經理級由董事局主席簽發，世紀金源集團發文；副總經理級以上幹部由董事局主席簽發，世紀金源集團董事局發文。（見附件四）
5、批覆件。適用於上級機關對下級的請示、報告做出指示和答覆的公文。批覆件原件應妥善儲存，以備查核。有直接批覆形式和專文批覆形式。（專文批覆見附件五）
6、調令。適用於主管（含）以下管理人員和普通員工的人事調整。
（1）公司內部人員調整。須經調出、調入兩個部門及分管領導和人事行政部協商，經公司總經理辦公會議研究全體通過，由總經理批准，簽發《崗位調整書》。管理人員內部調整應重新聘任，並及時上報董事局人事管理中心備案。
（2）跨公司人員調整。公司有崗位缺編，且內部調整無法滿足實際工作需要的，可由調入公司提出崗位、人數、技能等具體要求，上報董事局人事管理中心，由董事局人事管理中心在集團內部進行統一物色調配，必要時組織進行相關考核，最終將結果上報集團領導或董事局領導批准。同一區域集團調整的，由所在集團下發調令，跨集團調整的，由世紀金源集團下發調令。
（見附件六）
（二）上行文。是下級向所屬上級領導機關呈報的檔案。
1、請示。適用於向上級部門請求指示、批准，需領導批示與明確界限的常規事項。「請示」應當一事一文，一般只寫乙個主送物件，如需同時送其它部門，應當採用抄送形式。（見附件七）
2、呈閱件。適用於各區域集團、各公司必須經區域集團領導和董事局主席同意方可執行的重大事項與複雜事項，需各級負責人簽具簡明意見，並可附詳細清單。（見附件八）
3、報告（含提案）。適用於向上級匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級的詢問。「報告」中不得夾帶請示事項。（見附件九）
（三）平行文。指平級單位或互不隸屬部門之間的來往檔案。
1、函（含便函）。適用於跨區域集團或區域集團內部公司之間業務接洽的公文形式。採用便函形式的，可不使用文號。（見附件十）
2、覆函。適用於跨區域集團或區域集團內部公司接洽時對來函或詢問事項的答覆。可根據實際決定是否使用文號。（見附件十一）
（四）其它。
1、會議紀要。適用於比較重要的會議，用於擇要記載和傳達會議情況和議定事項。（見附件十二）
2、會議記錄。適用於常規型會議，主要為反映原始情況，是一種事務性文書。（見附件十三）
3、調研報告。適用於對公司的市場環境和內部狀況進行調查，提出問題並擬出建議。（見附件十四）
4、傳真件。主要通過傳真方式聯絡，一般用於常規事項的傳達，起到方便、快捷的作用。（見附件十五）
5、擬發文。適用於對重大檔案擬出行文設想和提綱要領，供上級參考，以決定是否正式發文。
（1）世紀金源集團調令底稿，用於領導簽字下發正式調令發文；（見附件十六）
（2）世紀金源集團發文底稿，用於領導簽字下發正式檔案發文。（見附件十七）
三、行文規則
（一）檔案標題。應當準確簡要地概括檔案的主要內容，準確標明檔案種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
（二）結構層次序數。第一層為「
一、」，其下第二層為「（一）、」，第三層為「1」，第四層為「（1）」。
（三）字型字型大小。檔案眉頭採用宋體38號字型並加粗，或宋體28號字型並加粗。文號欄採用黑體四號字型。
大標題採用創藝簡標宋小二號字型，中標題用創藝簡楷體小三字型加粗，小標題創藝簡楷體四號字型加粗，正文採用創藝簡楷體四號字型。
（四）標點、數字及計量單位使用。標點正確，數字除規定用漢字外應用阿拉伯數碼，必須使用國家法定計量單位。
（五）文字排列、規範紙型及裝訂。文字從左至右橫寫、橫排。紙型統一使用國標a4型。左側裝訂。
（六）日期及引文。檔案上所標明日期應當寫明年、月、日的全稱。引用公文應當先引發文字號，後引標題。
（七）行文字號說明
1、世紀金源集團
年限時間流水號
世紀金源集團董事局：世紀金源集團董事局（××）第[××]號
年限時間流水號
世紀金源集團：世紀金源集團（××）總字第[××]號
年限時間流水號
世紀金源集團調令：世紀金源集團（××）調字第[××]號
2、各區域集團
地區年限時間流水號
區域集團：世紀金源（××）集團（××）總字第[××]號
地區年限時間流水號
區域集團調令：世紀金源（××）集團（××）調字第[××]號
3、公司（含董事局主席辦公室、人事管理中心）
年限時間流水號
董事局人事管理中心：人事管理中心（××）總字第[××]號
年限時間流水號
各公司：××公司（××）總字第[××]號
4、流水號。為各公司內部便於歸檔、查詢而設定，由各公司總經理辦公室或人事行政部自定義。
（八）校對與審核。各公司、各部門擬制的公文應反覆校對確保無誤，報相關部門負責人審定後方可正式行文。
（九）成文時間。以領導簽發時間為準。
（十）應抄報與抄送事項。集團屬下各公司的重要行文，應當同時抄報集團總裁辦。各公司、各部門不得越級行文。
因特殊情況必須越級行文時，應當抄送各公司總經理辦公室。規定應抄報或抄送給有關部門的檔案，應自然加列；應簡化或不必抄報抄送的檔案，應自然簡化或取消。
（十一）其它。附件文字所列舉的「世紀金源集團」，若檔案為世紀金源（北京）集團，則自然轉換為「世紀金源（北京）集團」，其它區域集團及公司轉換以此類推。
四、檔案送呈
各公司的檔案送呈採用會簽制。公司向所在集團或董事局呈報的檔案必須由公司副總經理以上幹部同時會簽，方能呈報；區域集團向董事局呈報的檔案必須由區域集團副總裁以上領導同時會簽，方能呈報。
（一）公司向所在區域集團呈報的檔案會簽
例：部門負責人（簽字）→副總經理（簽字）→總經理（簽字）
（二）公司或區域集團向董事局呈報的檔案會簽
例：部門負責人（簽字）→副總經理（簽字）→總經理（簽字）
→區域集團副總裁、總裁（簽字）
（三）特殊性檔案例外。
五、公文保密
（一）密級：所有內部檔案分為絕密、機密、秘密、傳閱四種形式。
1、絕密件。指極為重要，一般僅限傳達於董事局主席、總裁、副總裁、董事局成員及特別規定的相關人員。
2、機密件。指次重要，一般僅傳達於總經理、副總經理（含二級公司總經理、副總經理）以上幹部及特別規定的相關人員。
3、秘密件。指常規性，一般限於傳達至部門副經理以上幹部及規定的相關人員或特定的物件。
4、傳閱件。指不設密級，在主送公司內傳閱或傳達，但不宜向外公開的檔案。集團內部下發的檔案須在公司內部進行傳閱，可使用檔案傳閱。（附件十八）
（二）相關檔案應標明密級，各公司及有關人員應嚴格遵守密級規定，檔案傳達時應嚴格遵守檔案密級界限，不得隨意擴大傳達範圍。嚴禁超越密級界限隨意複製、摘抄（因工作需要，必須複製、摘抄傳達的檔案，要經所在公司負責人批准後方可）。
（三）檔案經辦人與經手人應嚴格遵守集團已頒布的《保密制度》，嚴守機密，不得擅自將所經手過目的檔案內容外傳，不得違反保密措施將檔案帶至公共場所、宿舍，不得未經保密措施保護放置和保管檔案。
（四）檔案標明密級界限，但檔案主要精神或部分內容需要擴大傳達的，由檔案接收公司經其負責人批准後以「通知」的方式另行摘要傳達，或以會議的形式傳達。
參考檔案
《金源集團企業理念與管理規範》第十三章《內部檔案行文規範》
××××××公司
×××公司（××××）×字第[×××]號
關於××××××的決定
（根據××××××，經××××××研究，決定××××××，要求××××××。）
特此決定
××××××公司
領導簽名）
年×月×日
主送：×××公司
抄送：××××××、存檔
××××××公司
×××公司（××××）×字第[×××]號
通知××××××公司：
（以下正文）
特此通知
××××××公司
年×月×日
主送：×××公司
存檔××××××公司
×××公司（×××）×字第[×××]號
關於××××××的處理決定
（事情經過）：…………
（事情後果及分析評價）：…………
（決定）：…………
（經驗教訓）：…………
………………
特此決定
××××××公司
領導簽名）
年×月×日
主送：×××公司、幹部本人
抄送：××××、存檔
××××××公司
×××公司（××××）×字第[×××]號
關於×××先生（女士）的任免決定
為了××××××，根據集團公司人事聘任標準，結合××××××，經××××××會議研究，決定：
聘任×××先生為××××××公司×××（職務）
同時免去××××××公司×××職務
特此決定
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