1.目的
為規範公司檔案的擬訂、編號、收發、歸檔等流程，特制定本標準。
2.適用範圍
本標準適用於安徽六方深冷股份****。
3.參考檔案
無。4.名詞定義
本標準所稱檔案，是指公司內部及各部門之間往來的決定、通知、報告、紀要、標準、作業指導書及規定等公文函件。
5.權責
人力資源處負責本制度的擬訂、修改或廢止，經總經理批准後實施。
6.內容
6.1檔案種類
6.1.1決定：用於對重要事項或重大行動做出安排的下行文。
6.1.2通知：用於傳達或要求公司相關部門周知或執行的事項。
6.1.3報告：用於向公司領導或部門匯報工作、反映情況、請求指示、答覆詢問的上行文。
6.1.4業務聯絡書(函)：用於公司部門間商洽、協調工作的重要往來公文。
6.1.5會議紀要：用於記載、傳達會議情況和議定事項的檔案。
6.1.6標準：用於規範同類別事務處理的最基本格式、原則、辦法的檔案。
6.1.7作業指導書：用於明確某項工作的基本要求、流程、具體操作辦法的檔案。
6.1.8規定：用於明確某項工作的處理辦法、處理方式、處理程式的檔案。
6.2制定許可權
6.2.1各部門根據管理工作的需要並在符合國家和公司的相關規定的前提之下，制定檔案。
6.2.2公司制定檔案的部門為車間或處級及以上單位。
6.3制定原則
6.3.1各部門編寫的規定、標準或作業指導書等檔案，需有一定的穩定性及相應的流程。
6.3.2如果是短暫或臨時性的資訊傳達，則用業務聯絡書或通知形式。
6.3.3如果擬定的檔案涉及到相關部門或檔案內容較複雜，則擬定部門應將檔案草案給相關
部門傳閱。
6.3.4相關部門在傳閱檔案上進行修改後負責返回到制定部門，若制定部門無異議則最終定
稿並發行。
6.4檔案內容
6.4.1目的
6.4.2適用範圍
6.4.3參考檔案
6.4.4名詞定義
6.4.5權責
6.4.6內容
6.4.7報告和記錄表式
6.5檔案編輯
6.5.1名稱：黑體，小二號字。
6.5.2發文編號和主送物件：黑體，小四號字。
6.5.3正文、落款和日期、抄報和抄送物件、附件序號和名稱：宋體、小四號字。
6.5.4公文等檔案頁碼：宋體、小五號字、頁面底端居中、以「第 ？頁共 ？頁」形式標
夾註；標準、作業指導書、規定的檔案頁碼：宋體、四號字，以「？/？」形式
6.5.5附件內容：盡量參照正文本型字型大小。
6.6檔案編號
6.6.1編號由公司代號、部門代號、年號和順序號四部分組成。發文部門負責發文編號並登
記在《發文記錄》上；收發文部門在進行通用表單保管時應按其編號種類和順序號進
行存檔。
6.6.2幾個部門聯合發文，只註明主辦部門的發文編號。
6.6.3編號規則
lf/xx-08-001
1 2 3 4
為三位流水號。
為兩位年代號。
為公司各部門英文代號。
為「六方」漢語拼音縮寫。
如：lf/hr-08-001 代表安徽六方深冷股份****人力資源處2023年第1號檔案。
6.6.4部門代號
6.7檔案收發
6.7.1涉及公司機密的檔案，應嚴格控制收閱物件；對非本公司人員而言均為秘密。
6.7.2如是受控檔案，發放時必須蓋上受控章且填上發文號，以便於追查。
6.7.3如收到的是熱敏感光傳真件，還需將其影印到a4紙上。
6.7.4檔案的發放和**由制定部門實施，檔案的發放和**必須要有記錄；發放新檔案時
必須將舊檔案收回並由負責作廢。
6.7.5檔案審核、審批人在審批簽字的同時須註明審批意見及簽字日期，檔案接收部門在接
受時也須簽署接收日期。
6.8檔案修訂
6.8.1如果已發源檔案案的相當部分需要修訂，則應當更換檔案版本並更換版本號。如，原
始版本號為「1」，則換版後的版本號應為「2」，即表示該檔案為第二版。
6.8.2如果修訂已發源檔案案某項內容，首先應在檔案封面寫明修訂記錄；其次，更改修訂
頁頁碼，如，原始檔案頁碼為「1/8」，則修訂後的頁碼應為「1a/8」；最後，換發檔案
封面和修訂頁並做檔案收發記錄。
6.9檔案歸檔
6.9.1為了使檔案的管理規範、有序，檔案的保管應有專人負責（可兼職）。
6.9.2檔案的原件由制定部門保管且原件檔案上不得蓋上受控章。
6.9.3任何人不得擅自影印檔案內容；本部門如有員工借檔案閱讀，保管人員須做記錄。
6.9.4如果檔案丟失或缺頁必須有分管副總簽字後，制定部門方可補發並做發文記錄。
7.記錄
7.1《公司內部行文模板》見附件一；
7.2《公司檔案封面模板》見附件二；
7.3《公司檔案主體模板》見附件三；
7.4《公司檔案收發文記錄》見附件四；
7.5《公司會議紀要模板》見附件五。
附件一：
公司內部行文模板
附件二：
公司檔案封面模板
附件三：
公司檔案主體模板
附件四：
公司檔案收發文記錄
公司檔案收發文記錄
附件五：
公司會議紀要模板
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