內部備忘錄inner memorandum
為規範公司內部行文，實現檔案處理的規範化、科學化，特制定如下行文規定。
一、報告審批表
1、使用範圍：各部門向總經理請示工作決策、報告工作進展時採用。
2、規範格式：
①要求正文本型為宋體五號字（「報告事宜」需刷黑）；行距為固定值22磅，首行縮排2個字元；頁面設定為上邊距2.5cm，其餘三邊距均為2cm；插入頁首頁尾，格式如本文（詳見附件1）。
②檔號編排規則：
xx【年份】***
部門發文流水號（從001開始）
部門英文縮寫
部門英文縮寫如下：
3、呈報及保管：要求各部門自行呈報及保管，必要時提交行政人事部備案。
二、內部備忘錄
1、行政人事部為公司級內部備忘錄的控制及管理歸口部門。
2、使用範圍：各部門重要工作、規章制度、操作流程等以文字形式存檔時採用。
3、規範格式：
①全文均使用宋體字，表頭內「檔名稱」為四號（刷黑）、其餘為小四號字，正文一律使用五號字；行距、頁面設定、頁首頁尾等要求同《報告審批表》（詳見附件2）。
②類別/檔號的編排同《報告審批表》的檔號編排規則。
③表頭內的「頁/份」分別是指檔案的頁數和分發的份數。
4、擬稿：由部門負責人或其指定人員擬稿，檔案送審前要徵求執行檔案有關部門的意見，必要時取得會簽認可或聯名擬稿。
5、審批：公司級檔案的審批人為總經理。
6、報批：擬稿人本人負責檔案的報批工作，以便於領導詢問檔案細節時能及時答覆。
7、發放及保管：擬稿人完成檔案的報批後，將檔案原件送至行政人事部，由行政人事專員負責影印、分發，並將檔案原件和電子檔分別存檔，同時做好檔案存檔目錄以便於查閱；各部門也應有專人負責部門檔案的保管工作，行政人事部將對此進行不定期抽查。
8、執行：各部門應在認真傳達學習的基礎上，重點抓好落實、執行工作，這是每乙份檔案制定的出發點和落腳點。
三、內部工作聯絡函
1、使用範圍：各部門之間資訊傳遞、協調溝通時採用。
2、規範格式：
①要求表頭內及正文本型均為宋體五號字（表頭內「主題」需刷黑）；行距、頁面設定、頁首頁尾要求同《報告審批表》（詳見附件3）。
②函件編號同《報告審批表》的檔號編排規則，另需在部門英文縮寫和【年份】間新增「函字」。
3、簽發及保管：各部門函件由本部門第一負責人審核、簽發，由部門指定專人負責發放、保管，必要時提交行政人事部備案。
四、會議紀要
1、使用範圍：公司例會、各項專題例會及部門例會形成會議紀要時採用。
2、規範格式：要求正文本型為宋體五號字（「會議議題」需刷黑）；行距、頁面設定、頁首頁尾要求同《報告審批表》（詳見附件4）。
3、公司級會議紀要由行政人事專員負責記錄，由行政人事部經理審核無誤後，經會議主持人簽發相關部門，原件留存行政人事部備案。
4、各項專題會議紀要由會議召集部門指定專人負責記錄，經會議主持人簽發至相關部門，原件留存行政人事部備案。
5、部門級會議紀要由各部門自行指定人員記錄，各部門自行備案。
五、晉級任命書
1、使用範圍：公司內部員工調動、晉公升、任命時採用。
2、規範格式：要求頁面排頭用logo公司全稱宋體40號字居中（公司全稱需用刷紅），發行編號用宋體五號字居中，標題用宋體四號字居中，正文本型為宋體四號字（「會議議題」需刷黑）等（詳見附件5）。
3、公司內部人事調動任命要由行政人事專員負責起草，由行政人事部經理審核無誤後，經總經理簽發張榜，原件留存行政人事部備案。
五、本規定自簽發之日起執行。
附件1：《報告審批表》格式樣本
附件2：《內部備忘錄》格式樣本
附件3：《內部工作聯絡函》格式樣本
附件4：《會議紀要》格式樣本
附件5：《晉級任命通知書》格式樣本
報告審批表
檔號：hr【2012】001
呈送：陳總
申報部門：行政人事部
報告事由：關於餐飲部員工工作時間調整的報告
日期：2012-02-09
為了提高工作效率，合理的規劃餐飲部工作，保障正常的服務接待，特對餐飲部員工工作時間做如下規定：
一、員工正常班次
每日 9：30——21：00（21:00後每超過一小時，按照加班一小時來計算）
二、值班員工班次
1、每日9：30——21：00（中午不休息，直至當日收市完畢，且21:00後每超過一小時，按照加班一小時來計算）
2、次日12:00——21:00（21:00後每超過一小時，按照加班一小時來計算，以此類推）
三、若員工當日工作超過24:00的，則次日上班時間是16:00——21:00（21:00後每超過一小時，按照加班一小時來計算）
批覆意見：
總經理（簽字）
內部備忘錄inner memorandum正文
內部工作聯絡函
內容會議紀要
會議議題：
時間：地點：
會議主持：
參會人員：
缺席人員：
記錄人：
會議內容：
酒店管理****
*****酒店hr發〔2012〕**號
關於**同志的任命通知書
公司各部門：
正文主題詞：關於 ***同志任命通知
抄送酒店管理****年月日發
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酒店管理 酒店hr發 2012 001號 內部競聘通知書 公司各部門 為適應公司經營發展需求，科學 高效 合理的配置人力資源，同時給本公司優秀員工搭建施展才華的平台和創造平等競爭的機會。經公司研究決定，現擬在公司範圍內開展內部競聘，具體事宜如下 一 競聘範圍 餐飲部所有員工 二 競聘原則 堅持公開 ...
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