另外，和接聽**是一樣的，除了要用規範的職業語言之外，一般要等對方說完再見之後再掛機。
三、**內容的處理
1、**記錄單的製作
**記錄相當於內部檔案，有些要分送上司閱批，有的要分送給有關業務人員處理，有的還要存檔備查。因此，記錄內容要力求準確和完整。**記錄但不能隨便丟放，有些涉及機密的，更要與放洩密。
三、**內容的處理
1、**記錄單的製作
**記錄相當於內部檔案，有些要分送上司閱批，有的要分送給有關業務人員處理，有的還要存檔備查。因此，記錄內容要力求準確和完整。**記錄但不能隨便丟放，有些涉及機密的，更要與放洩密。
2、**內容的處理原則
①一般**自行處理 ②重要**應向上司請示後再作處理 ③處理**內容要加強催辦
3、過濾**的注意事項和基本要求
①接聽重要**②接聽糾纏**③過濾恐嚇**④過濾嘮叨**⑤過濾代接**
第三節時間管理與日程安排
一、時間管理
1、秘書如何協助領導進行時間管理
⑴了解領導者的時間分類
①了解領導者、管理者的時間分類及影響因素②記錄領導者的實際時間投向
（2）主動協助領導者掌握好時間分配
（3）有效地維護領導者的時間定向
①合理擋駕②處理好分內事務③請示領導的事分輕重緩急
2、秘書如何管理好自己的工作時間
（1）樹立時間觀念和時間效益觀念
（2）掌握時間管理的基本方法
abcd時間管理法
（3）提高時間管理能力
二、日程安排
1、日程安排的內容
（1）各種接待、約會（2）商務旅行活動（3）參加各類會議
（4）到車間進行實際檢查或指導
（5）組織的各類重大活動的安排（6）領導私人活動的安排
2、日程安排的原則與要求
（1）統籌兼顧，安排規範（2）突出重點，體系效率（3）留有餘地，勞逸結合
（4）事先同意，適當保密
3、日程安排的形式
（1）領導日程安排
年計畫表； 月計畫表； 周計畫表； 日程表
第四節接待工作
一、接待工作的內容和種類
種類：1.按照來賓的來訪意圖
公務接待、會議接待、視察與檢查接待、參觀接待、
經營活動接待、技術考察接待、其它接待
2.按照接待的物件不同
外賓接待
內賓接待：對上級單來人的接待、對平行單位來人的接待、
對下屬單位來人的接待、對新聞單位來人的接待、對本單位來人的接待
3.按照來訪者有無預約
預約來訪者接待；未預約來訪者接待
二、 接待工作應遵循的原則
1、熱情周到與人方便 2、一視同仁遵守制度
3、認真負責講求時效4、文明禮貌講究禮儀
三、接待工作的一般程式
（一）發出邀請
（二）接待前的準備工作
思想心理的準備； 業務知識和能力的準備； 物質和環境的準備
（三）接受任務後的接待準備工作
1.了解來賓的情況
2.確定接待規格 ：高格接待、對等接待和低格接待
3.制定接待工作計畫
（1）來賓概況：來賓的單位、來訪的目的、要求、人數、性別、身份、生活習慣、抵離的日期。
（2）工作日程的安排。
（3）確定接待負責人：高階管理人員、專職陪同人員、接待人員
（4）來賓的住宿安排：地點、標準、房間數量等。
（5）會見、會談安排：時間、地點、參加的人員、人數，擔任主談判的人員，其他談判人員、翻譯、後勤服務人員名單，大的專案還要有律師和會計的名單。
（6）宴請安排：時間、地點、規格、人數、次數。
（7）參觀遊覽或娛樂等活動的安排：時間、地點、人數、次數及陪同人員。
（8）接待期間的交通工具的安排。
（9）接待期間的安全保衛工作：飲食衛生、人身、財產安全等。
（10）接待經費：主要包括住宿費、餐飲費、勞務費（講課、作報告等費用）、交通費、工作經費（如租借會議室、列印資料、通訊等費用）、考察參觀娛樂費、紀念品費、其他費用等。
（四）接待工作的實施
1、迎接來賓
2、會見、會談的接待
(1)會見會談前，做好資訊資料工作；(2)來賓抵達時，做好迎候與引導工作；
(3)會見會談時，安排好座次，做好記錄工作。 (4)會見會談結束時，安排合影留念；
(5)會見會談結束後，做好送別工作。
3、宴請接待
4、參觀遊覽
5、娛樂活動
6、報道
7、送客
(五)接待工作後的總結工作。
1.整理歸檔接待記錄；2.結算接待經費；
3.寫好接待工作小結（必要時編印演示文稿 ）
四、 接待禮儀
1、 握手禮儀： 順序時間方式避諱
2、介紹禮儀
順序； 方法； 禮節(1)先向雙方打招呼。(2)注意介紹的先後順序。
3)介紹要清楚準確。(4)避免過分讚揚。
5)介紹停留時間得當。
3 、 稱呼的禮儀
4、名片的禮儀
5、接待禮儀
（1）迎賓禮儀（2）送客禮儀 （3）接待用語禮儀
第五節督查工作
一、督查工作的作用
1、督查和督查工作的含義
督查就是督促檢查的簡稱。
督查工作就是對領導機關重要決策或工作部署的貫徹執**況，以及各級領導批示、交辦事項的辦理情況進行督促檢查的工作。
督查工作的主要任務：一是決策督查、一是專項督查。
2、督查的種類
（1）直接督查與間接督查
直接督查是指督查人員親臨承辦單位和現場進行督查。效率高，用於專門事項的督查。
間接督查是指通過承辦單位的上一級主管部門或有關職能部門進行督促辦理。適用於可由基層單位辦理落實的事情。
（2）普遍督查和重點督查
普遍督查是指秘書部門的工作人員跟據領導的授權，對領導機關所管轄各地區、各單位、各部門和各級組織在執行領導重大決策或完成各項工作任務的情況等全面地進行督促檢查。適用於全域性性、必須貫徹執行的有關事項、問題、決策等，通常以發文或會議的方式部署進行。
重點督查是指對某些關鍵地區、重要單位或某項重點內容進行督促檢查。重點督查不等於抽樣調查。
（3）分級督查和歸口督查
分級督查又（塊塊督查）是指依據我國各級行政管理機構的組織原則按垂直縱向關係開展督查，由直屬上級督促其直屬下級。
歸口督查（條條督查）是指依據各職能部門的業務分工而採取的一種督查方法。適用於專業性比較強的督查事項。
（4）分階段督查和連續督查
分階段督查是指跟進決策的實施或中心工作的進展程度分若干個階段進行督查。適用於辦理落實與貫徹執行過程時間較長的重大督查課題。
連續督查是指在決策實施或中心工作的開展過程中不間斷地連續進行督查，直到督查事項辦理落實為止。
3、督查工作的意義
是實現決策目標的重要手段；是克服官僚主義的重要手段；是獲取資訊反饋的重要渠道。
二、督查工作的原則和程式
原則1、領導負責（領導負責、秘書協辦）2、分級負責（歸口管理、分級負責）
3、實事求是（實事求是、尊重客觀）4、講求時效（注意實效、講求時效）
程式1、查辦立項2、查辦通知3、催辦4、直接調查5、商討處理
6、結案反饋7、立卷歸檔
第六節保密工作
一、保密的概念和意義
1、秘密的概念與型別
國家秘密：是關係國家的安全和利益，依照法定程式確定，在一定時間內只限一定範圍的人員知悉的事項。
2、保密的意義和作用
保密：知悉無形的秘密或掌管有形的秘密的人員保守、保護這些秘密，不向無關人員洩露或失密。
意義和作用：
關係到國家安危；
關係到經濟、科技、文化教育事業的發展；
關係到領導工作的成敗；
關係到社會的安定團結
二、保密工作的內容和要求
1、內容：
檔案保密；會議保密；通訊保密；
電腦保密；涉外保密；信訪保密。
2、保密的工作方針
積極防範；突出重點；
既確保國家秘密，又便利各項工作。
3、具體規定
第七節印信工作
一、印章管理
1、印章的樣式、種類2、印章的刻製和啟用
3、印章的使用4、印章的保管
二、介紹信的保管和使用
專人保管、領導批示、使用登記……
值班工作的作用是保持日常工作的連續性。
一、值班工作的組織形式
辦公室值班；值班室和總值班室；首長**值班
二、值班工作的任務
來訪接待；通訊聯絡；處理突發事件；保衛安全
三、值班工作的制度與要求
交**制度；請假制度；安全、保密制度
思考練習：
1、 辦公室管理的內容有哪些？辦公室管理的作用是什麼？具體來說，對秘書工作有什麼影響？
2、 接打**應注意哪些問題？秘書應該怎樣接打**？秘書應該如何向領導或有關人員傳遞**資訊？
3、 學會設計製作**記錄單。
4、 秘書應該怎樣協助領導來管理時間？
5、 學會製作日程表。
6、 秘書如何管理好自己的時間？請練習使用abcd時間管理法來安排時間、管理事務。
7、 你接受接待工作後，可以從哪些方面做準備工作？
8、 如何制定接待計畫？
9、 督查的分類有哪些？
10、 做督查工作應該遵循哪些原則？
11、 熟悉印章、介紹信使用、保管的要求。
12、 秘書值班的作用是什麼？值班的工作任務有哪些？
公司行政部門日常事務工作流程
1 公司所有收發管理工作均由行政部統一負責。收發業務範圍包括 檔案 郵件 報刊 電報的傳送 登記，以及特殊檔案資料的遞送。2 收發人員須根據相關檔案資料填寫收件登記簿 發文登記。3 收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。4 對貴重物品 匯款 郵包，要進行專門登記，並及時通知個人簽字領取。5 對...
第三章資訊與秘書工作
一 填空 1 資訊從不同的角度，可以有多種分類，按資訊源的性質可分為 兩大類 按資訊的表現形式，可以分為 等 按資訊 的方向，可以分 按資訊的穩定狀態可以分為 按資訊存在或作用時間，可分為長時資訊 短時資訊。2 就一般的秘書部門來說，通常習慣將資訊劃分為 特殊資訊。3 資訊的主要特徵是開發性 4 現...
第三章辦公事務管理
辦公事務主管負責對日常行政事務進行計畫安排 組織實施 資訊溝通 協調控制及檢查總結等方面的工作。通過對辦公事務進行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進而提公升公司的綜合競爭力。其主要職責如圖3 1所示。圖3 1 辦公事務主管崗位職責 辦公事務專員作為辦公事務主管的主要助手，是公司日常辦公事務的主...