一、崗位職責
1．負責外來檔案、信函的簽收、傳遞、催辦、歸檔工作。
2．負責公司內部行政檔案的分類、建檔工作，並按分門別類、便於查閱的原則進行規範化管理。
3．負責公司各部門呈送總經理審批檔案的送籤、催辦、收件工作。
4．負責公司內部行政檔案的擬草、列印、送審、行文編號、分發及歸檔工作。
5．按需求計畫，負責辦公用品的採購，並按公司有關規定進行管理與發放。
7．協助總經理經理進行人力資源管理工作。
8．對公司固定資產、低值易耗品的實物管理，配合財務部定期進行核查，保證帳物相符。
9．負責公司水、電、通訊等費用的繳納工作。
10．收取報紙、信刊，轉交相關部門和人員，並做好分發簽收記錄。
11．接聽外來**，進行相應的**記錄，收、發傳真，管理印表機等辦公裝置。
12．接待來訪者，並**通報相關部門和人員或作出相應處理。
13．工資表的制定，員工的入職、合同簽訂及員工的離職手續辦理。
14．安排公司行政工作會議及公司領導臨時召集的會議，擬草會議紀要。
15．負責與財務人員配合，建好來往台賬，負責報銷手續的初審和填寫和備案工作。
16．負責車票、機票的定購，接待客戶房間的預定結賬工作。
17．領導安排的其他工作。
二、行政後勤工作流程
（一）辦公用品領用
1．領用人根據有關辦公用品清單及實際需要，向本部門負責主管提出申請，由部門統一向行政部簽字領取。
2．辦公用品採購原則上由各部門向行政部提出申請後統一採購，特殊物品採購由部門領導申請並經總經理審批同意後另行購買。
3．員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單並簽字。
（二）印簽管理
1．公司印章刻製均須由總經理批准，由行政部統一辦理刻製事宜。
2．各部門根據實際需要申請刻製內部或對外用章，由部門經理申請並報總經理批准。
3．各部門印章由各部門指定專人負責保管，印章使用須有記錄，不能委託他人代管。
4．用印人填寫用印登記簿，註明用印事由、數量、申請人、批准人、用印日期。
5．原則上使用公章須由總經理審批，部門章須由分管副總簽批後方可蓋印。
（三）檔案影印
1．公司所有影印文件工作原則上由行政部統一負責，未經行政部確認，各部門不得私自拿到公司外影印。
2．影印操作人應自覺在行政部影印管理臺帳上登記。
3．如行政部發現影印操作人未填寫影印數量或數量不符，除責成其重新填寫外，將對責任人進行相應處罰。
5任何人不得利用公司影印機影印與工作無關檔案，行政部一經發現，有權根據公司有關規章制度進行處罰。
（四）傳真收發
1．公司與外界聯絡需對方傳送傳真時，盡量要求對方註明收件人，以便行政部及時分發。
2．行政部收到傳真後，在傳真登記臺帳上登記，並負責通知收件人及時領取及簽字確認。
（五）信件收發
1．公司所有收發管理工作均由行政部前台文員統一負責，包括檔案、郵件、報刊、**信、電報的傳送、登記，以及特殊檔案資料的遞送。
2．前台文員須根據相關檔案資料填寫收件登記簿、發文登記。
3．收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。
4．對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，並及時通知部門或個人簽字領取。
5．對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。
（六）名片管理
1．公司名片格式統一化，由公司行政部依據企業形象規劃並聯絡印刷業務。
2．印製名片申請人填寫名片印刷申請單，部門領導簽字，報總經理、分管總監審批後交由行政部聯絡印製。
3．名片印製前由申請人確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯絡辦法等需確認無誤。
4．公務、客戶名片須在公司內作為共享資源。
（七）公司裝置申請流程
為加強公司固定資產管理，規範管理工作程式，提高資產的使用效率，杜絕浪費，結合公司實際情況，特制定裝置購買申請流程。
1．各部門根據各自工作的實際情況和預算計畫，提出切實可行的申請要求（內容具體翔實、理由充分），分管副總和總經理簽字報集團審批。
2．行政部根據各部門現有的裝置資產情況對申請進行核實，並對各部門要求從真正的客觀需求出發，遵循裝置申請原則，提出解決建議和意見（調撥或購買）。
3．採購由行政部統一申請費用、組織購買，過程遵循「價廉物美」的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意裝置的效能**比，多壓價比價、厲行節約。裝置採購結束後統一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產登記後，由各部門登記領用，責任到人。
4．所有資產在使用者離開公司或調離本部門時應收歸行政部倉庫，並在部門裝置管理員處登記。
（八）訂票、訂房申請流程
1．各部門根據各部門的實際需要，提出訂票、訂房申請，並填寫相應的申請表（內容具體詳實），主管副總簽字確認，報總經理審批。
2．各部門在訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦及結款。
3．相關部門承擔在訂票、訂房時過程中由於自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退房費等。
4．訂票、訂房需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政部，訂房一般提前1～2天）。
5．各部門在上述申請中不得提高出實際需要的要求。
三、崗位定員 2人
公司行政人事管理制度
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