公司1、主題內容和適用範圍
本標準規定了綜合檔案管理原則與管理體制，檔案的收集、檔案的鑑別、檔案的整理、檔案的保管、檔案的利用，庫房、檔案、銷毀管理，圖樣的更改、補充管理，檔案圖書借閱管理，檔案的統計工作管理辦法。
2、引用政策規定
《中華人民共和國檔案法》
3、職責
4、綜合檔案管理原則管理體制
4.1綜合檔案管理涉及生產、經營、科研、工程等各部門、各公司歸本公司經理分工領導，由本公司辦公室歸口管理，並列入企業領導議事日程，作為考核企業有關領導人政績的一部分。
4.2本公司檔案工作，實行統一領導，分級管理原則，本公司設綜合檔案室，配備專職檔案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用中心，並負責監督、指導、統籌、協調、組織、管理本公司各部門、各公司檔案、資料工作。各部門、各公司由負責人指定配備專、兼職檔案員，負責檔案、資料收集、整理立卷、案卷管理。
5、綜合檔案的收集管理
5.1收集範圍
5.1.1產品生產方面：有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術檔案、原材料檢驗、產品生產過程和生產排程工作過程中形成的各種檔案、材料等。
5.1.2經營銷售方面：有企業經營決策和經營管理的各種記錄、檔案、合同、協議等檔案材料、市場經濟資訊、廣告宣傳和使用者服務工作中形成的檔案材料等。
5.1.3裝置儀器方面：有裝置儀器的圖樣和技術檔案，裝置儀器安裝，除錯和驗收過程中的技術性，憑證性檔案材料，裝置儀器的執行、維修記錄、裝置改進、改裝和報廢的檔案材料等。
5.1.4技術管理方面：有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報等所形成的各種檔案材料等。
5.1.5科技研究方面：有科技研究準備、研究實驗、總結鑑定、成果獎勵，推廣應用等各階段工作形成的計畫、記錄、報告及技術性往來檔案資料等。
5.1.6物資**方面：有物資、原材料外協件採購、訓存保管、**和工具管理中形成的各種檔案材料。
5.1.7人事勞資方面：有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、安全生產、勞動保護等工作中形成的各種檔案材料，教育培訓方面，有幹部、職工教育和技術培訓、人事的檔案材料等。
5.1.8財務管理方面（包括計畫、財會、統計）：有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和檔案等。
5.1.9工程建議方面：有工程依報性，基礎性的檔案材料、工程設計、施工、驗收等檔案材料。
5.1.10聲像實物方面：
有產品、科研、裝置、基建專案：市以上領導開臨檢查指導工作等重大活動、本公司重大活動所拍攝的**、錄影（底片），錄音、錄影帶，還有獎旗、獎狀、獎盃、獎章、證書、獎品、贈品等材料。
5.1.11綜合、後勤方面：辦公用品和生活用品、用房、保衛治安、通訊裝置、環境綠化等過程中所成的檔案材料。
5.1.12黨、工、團、婦方面：在各項工作中形成的檔案材料。
5.2收集時間
5.2.1凡生產、經營、裝置、技術、計畫統計、物資、勞動工資、工事保衛、教育培訓、行政等工作中形成的檔案材料，由各部門、各公司兼職檔案保管負責收集整理立卷，經各部門、各公司負責人審定後，在第二年第一季度，向綜合檔案室歸檔。
5.2.2科研、工程建設，在工程或專案通過鑑定投產後，三個月內由部門指定專人負責，將檔案材料整理立卷，由工程或專案負責人審定後，向綜合檔案歸檔。
5.2.3聲像實物在各項活動後，由有關部門整理好隨時歸檔。
5.2.4財務檔案，要在第二年第二季度前，由財務部門負責立卷，裝訂成冊，統好案卷目標，由財會部門保管一年後，由立卷人寫好說明，再由部門負責人審定後，向綜合檔案室歸檔。
5.3檔案材料收集要求。
5.3.1收集的檔案材料必須完整、準確、齊全、字跡端正禁用賀珠筆、鉛筆，要用墨水書寫，傳真件必須做到及時影印、層次分明，符合其形成規律。
5.3.2收集圖樣及技術檔案要完整性審查簽字程式執行。
5.3.3收集檔案材料中，應當將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、批覆與請示、轉閱檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，不得分開，分別要立在一起，文電應合一立卷。
5.3.4不同年度的檔案一般不得歸入同一卷內,但跨年度的請示與批覆,歸入復文的年度內立卷,沒有復文的,歸入請示的年度內立卷，跨年度的規劃放在針對的第一年立卷。
非訴訟案件放在結案年立案。其它檔案材料立卷，按有關規定執行。
5.3.5收集時，各部門、各公司應由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄，一式三份，經綜合檔案室專職檔案人員驗收簽章後，雙方各執乙份，另乙份作檢索用。
5.3.6產品試製定型，科研成果鑑定，基建工程竣工驗收，必須由檔案部門參加。收集檔案材料完整、準確、統一。
6、檔案的鑑別
6.1各種檔案收集，按《檔案法》規定與實際利用價值，編制檔案保管期限表，檔案期限分永久、長期、短期三種，由本公司主管副經理、專業技術人員和檔案人員等相關人員參加鑑別小組確定。
7、檔案的整理
根據一定的原則和方法，將經過鑑別的材料，以檔案材料分類為特徵，裝訂成內容條理、系統的專門案卷，並不斷地對檔案的內容進行補充。
7.1檔案的分類
7.1.1檔案分類就是根據檔案材料的性質、內容和名稱等屬性，把性質相同、內容和名稱等屬性，把性質相同、內容上互有聯絡的集中在一起，不同的區別開來，使檔案成為乙個條理清晰、內容系統的有機體系。
7.2檔案的技術加工
7.2.1在管理過程中形成的一些材料，不但其書寫形式的不符合，檔案工作的要求，而且其規格和外形也很不規則，作為檔案不便於儲存，因而在檔案材料整理的過程中必須進行必要的技術加工，使其符合檔案管理的要求。
7.3檔案材料的排列、編目和裝訂
7.3.1檔案材料的排列就是將各型別的材料按照一定的順序排列起來，其作用在於通過排列，使每乙份檔案都有乙個固定的位置，使之更條理、更系統地反映各類內容，更進一步地體現分類的作用。
7.3.2所謂編目就是編制目錄。目錄是所保管的檔案材料的清單，是著錄案卷或檔案內容成分並按一定次序編排的一覽表。它對檔案材料所在的位置起固定和指引作用。
7.3.3裝訂是固定檔案整理成果的重要一環，必須做好。
8、檔案的保管
8.1凡國家正式批准或本公司主管副經理以上領導劃定的各項密級檔案檔案。凡本公司經營重大決策，重要科研成果、工程建設，產品的工藝、底圖、財務、人事、合同、協議書中提出保管的部分，均屬密級檔案範圍。
8.2凡查閱密級的檔案，須經本公司主管副經理以上領導批准後，限在檔案室內查閱，不得影印或摘抄。
8.3由綜合檔案室統一保管的檔案材料，任何部門和個人不得私自提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意帶出本單位，違者嚴肅處理。
8.4檔案人員要嚴格執行保管紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格檔案借閱手續，並不得隨便談論檔案中秘密資料，以防失密，發現洩密現象，按情節輕重，予以處理。
9、檔案的作用
9.1檔案資訊開發利用要重點服務於改善企業經營管理，提高產品質量、降低物資消耗和增加經濟效益等方面。
9.2編制和交流檔案資料目錄，在內部逐步實行擴大開架範圍。
9.3在檔案資料進行加工整理、彙編專題資料或編制產品科研成果，基建工程簡介，文摘和資料手冊，圖表手冊，市場資訊，使用者反映，國內外同行生產情況介紹等。
9.4檔案開發利用必須嚴格執行檔案保密管理規定。
9.5檔案利用是檔案管理的根本目的，綜合檔案室應編制必須的檢索工具（目錄、索引、卡片）為查詢利用創造條件，做到調卷迅速準確。
10、庫房、檔案、銷毀管理
10.1非檔案管理人員不得擅自進入庫房。需要進入時，必須由檔案管理人員陪同下方可進入。
10.2庫內資料、櫃架、裝置必須擺放整齊、排列科學、不得在庫內抽菸、飲食、喧嘩及發生其他違反管理規定的行為。
10.3庫內應保持整潔、空氣流通、光線充足、溫濕度適宜、定期打掃衛生、在場地許可的情況下，盡量做到辦公室、查閱室分開。
10.4庫房保持做好七防(防火、防水、防盜、防光、防汙染、防有害氣體、防有害生物)。
10.5定期安全檢查，發現不安全因素，及時匯報並採取措施，消滅事故隱患，確保庫房安全。
10.6要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進入修補和複製，以延長檔案使用期。
10.7堅持文明管理，檔案分類清楚、檢索明確，做到查閱調卷迅速，歸卷上架及時，確保卷本完整。
10.8對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經鑑定小組通過，由本公司主管副經理批准，方可進行。並應報請保衛部門人員參加監毀。
11、圖樣的更改、補充管理
11.1更改內容較小時，可直接在圖畫「槓改」、 「刮改」，應在更改處做「更改標記」。
11.2更改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入原圖樣目錄，並且註明新代替的原圖號。作廢的圖樣註明新圖的編號，根據需要另行保管。
11.3整個保管單位內圖樣作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，並且註明保管單位編號。原保管單位標註新保管單位的編號後，根據需要另行保管。
12、檔案圖書借閱管理
12.1綜合檔案是本公司生產、經營、科技、基建等活動中積累的檔案材料，是今後生產經營發展的重要依據，是科技和設計工作的必要條件，所以企業員工不得擅自查閱。
12.2凡本公司人員，因工作需要，經公司副總經理以上批准，並辦理登記手續，均可向綜合檔案室查閱。
12.3查閱檔案只限室內查閱、查閱時不得任意更改、塗劃、拆散、剪挖、轉借、攜帶外出，如有違反，檔案管理員有權停止使用，情節嚴重者，報請主管領導，嚴肅處理。
12.4歸還檔案時需經檔案管理員檢查無誤後，方能簽收。
12.5查閱檔案確需外借（不包括密級檔案），須經檔案主管部門批准，一般限三天內交還，如需延期，要辦理延期手續。
12.6借閱圖書時，應辦理借閱手續，當面清點，借期不得超過半月，科技圖書僅供專業人員借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超期不補辦手續者，一律停止借閱。
13、檔案統計工作管理
建立健全現有庫藏檔案概況：檔案資料開發利用概況。圖樣和技術檔案更改情況。各種圖樣、檔案資料複製情況。上級檔案業務普查與年報。檔案管理「五率」（歸
檔率、完整率、準確率、查準率、查全率）的專業統計工作。
13.1建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類檔案數量，檔案利用人次，利用效果登記，各型號圖樣曬發單，圖樣技術檔案更改等原始記錄，確保專業統計資料準確、可靠。
13.2檔案管理人員，應不斷加強業務學習，明確檔案統計範圍與區劃，如實填寫登記，完善統計彙總，確保統計質量。
檔案管理標準
檔案保管制度 第1條檔案室內要通風 避光 整潔，溫 濕度達到規定要求 溫度20 40 濕度45 65 檔案櫃及各類檔案排列科學有序，便於查詢。第2條未經檔案人員允許，不得隨意進入檔案室。第3條檔案室內嚴禁存放易燃 易爆物品，配備必要的防護裝置，加強防火 防光 防塵 防高溫 防潮 防漬 防有害生物工作...
檔案管理標準
行政管理標準 政策和規程 政策名稱 檔案管理標準 政策編號 適用範圍 本制度適用於開發的專案 相關政策 目的實現檔案管理規範化 標準化 科學化，有效保護和利用公司檔案，依據有關檔案管理規定，結合公司檔案工作實際情況，制定本標準。職責1 綜合管理部負責建立綜合檔案室，配備專職檔案管理人員 制定 完善檔...
工程檔案管理標準
園區市政工程檔案管理執行建設部 市政基礎設施工程施工技術檔案管理規程 城建 2002 2001號 建設工程監理檔案編制規程 遼寧省地方標準db21 總承包單位對付款 檔案相關要求及結合莊河地區檔案的具體要求，現編制流程及標準如下 一 施工階段 1 為便於日後竣工資料的整理，工程部檔案員需要求施工單位...