裝置技術檔案管理標準

為建立、健全公司裝置技術檔案工作，完整地儲存和科學地管理公司的裝置技術檔案，充分發揮技術檔案在公司生產和發展中的作用，更好地為生產服務，結合本公司實際，制定本標準。

本標準由提出。

本標準起草部門：辦公室。

本標準主要起草人：******

本標準於 20**―** 首次發布。

本標準適應於以下簡稱公司）所有裝置相關的所有應當歸檔儲存的裝置圖紙、裝置使用說明書、電子文件、**等技術資料的管理。

2 裝置技術檔案資料的歸檔

2.1 每一台裝置安裝竣工驗收完畢，都要有完整、準確、系統的技術檔案資料，並以每台裝置為單位，將所有的技術檔案資料進行整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由裝置主管審查後及時放入相應的檔案櫃內。

2.2生產部向辦公室移交裝置技術檔案或技術檔案資料時，交接雙方應形成技術資料交付清單並簽字確認，交付清單歸檔備查。

2.3 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、裝置入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，須通知辦公室參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

3 裝置技術檔案的鑑定和銷毀

3.1 認真做好裝置技術檔案的內容、保管期限的鑑定工作。因破損或變質的檔案，複製後，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

3.2 凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經總工程師審批後，在指定監銷人監督下進行銷毀，防止失密。有關鑑定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

4 裝置技術檔案的保管和借閱：

4.1 由辦公室對裝置技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。同時，應做電子版存檔。

4.2 認真執行裝置技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。並於12月30日以前整理出檢查報告，交總工程師審查。對出現的問題及時進行整改。

4.3 做好裝置技術檔案的安全、保密工作，並履行批准和借閱手續。

4.4 裝置技術檔案的保密制度：

4.4.1 全公司職工必須嚴守機密，維護裝置技術檔案的安全。

凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、裝置回公司的檔案資料，原始底圖等），要由總工程師批准後方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

4.4.2 裝置技術檔案如有丟失、被盜、洩密等情況，應立即上報總工程師並採取措施作妥善處理。

4.4.3 非工作人員未經允許，不得隨意翻閱裝置技術檔案。

4.5 技術檔案的借閱：

4.5.1 凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱裝置技術檔案。

在辦公室辦理借閱登記手續，借閱人員簽字後，方可使用。用後按期歸還，經辦公室檢查後，方可辦理登出手續。

4.5.2 裝置技術檔案和各種裝置說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出存放室，僅供在室內查閱。

若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經總工程師批准方能借出。

4.5.3 經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。

如工作需要，到期後需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者，由辦公室人員負責催收，並要求限期歸還。

到期還未歸還，由辦公室人員根據所藉資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按製作**）報總工程師審核，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事後借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

4.5.4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、塗改、抽換和丟失。

借、還雙方應共同清點份數、頁數，並檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向總工程師匯報。並根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由辦公室人員報總工程師審核，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

5 技術檔案的複製和技術資料的發放：

5.1 凡歸檔的裝置技術檔案資料，一般應存檔乙份。重要的和使用頻繁的應複製備份乙份，供日常借閱或發放使用，備份檔案發放後，應及時複製補充完整。

5.2 因工作原因，需要發放裝置人員使用的技術資料，應在裝置技術檔案交接後次日以後發放給專業人員保管。並編制《裝置技術資料發放清單》，裝置主管簽字後存檔備查。

發放時註明發放人員、發放號、發放日期、是否受控等，並有接收人員簽字。

5.3 發放給專業人員使用的裝置檔案資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或汙損至無法使用時，可申請換取新檔案，原破壞或汙損檔案資料**後報廢處理。

凡使用者無法提供原檔案資料，而要求重新發放時，檔案使用者應承擔重**放檔案的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際**核算，由總工程師審核，總經理批准後，送交公司財務部。

6 裝置技術檔案和受控技術檔案的更改：

6.1 當裝置管理人員需對技術檔案實施更改或補充時，應統一做好修改標記，標明日期。同時在修改清單中註明。

6.2 裝置技術檔案更改後，應及時通知相關的使用人員，以保證檔案的使用得到有效控制。