裝置技術檔案是考證裝置技術狀態的科學資料，是保障裝置正常運轉並處於良好狀態的重要依據。為了對應當歸檔儲存的隨機技術檔案以及直接接收、使用、維修和改進工作中形成的各種檔案材料形成有效的儲存、控制、管理，制定如下的裝置技術檔案管理制度。
一、裝置技術檔案歸檔範圍
1、申請訂購的技術檔案、合同、訂貨單（卡）；
2、隨機的全部技術文，件包括裝箱證、合格證、結構圖紙、圖表、線路圖、備件規格、裝置技術狀況鑑定表、安裝基礎圖、土建圖、裝置操作規程（包括崗位職責、主要技術條件、操作程式、維護保養專案等）、裝置檢修規程（包括：檢修週期、工期、專案、質量標準及驗收規範等）、**、錄影、錄音帶、驗收清單等檔案資料；
3、安裝記錄、變更記錄、除錯記錄及驗收報告；
4、使用過程中，定期檢修記錄、更換零部件記錄、改造記錄、重大故障及處理記錄等；
5、裝置轉讓協議，報廢的技術鑑定材料，報告和主管部門批覆的檔案；
其中1－3項由檔案室檔案員負責管理，4－5項由裝置工程師負責；
二、裝置檔案收集與整理、分類、立卷
1、收集：第一次專案安裝時的檔案收集由專案檔案員負責，裝置投運後由於裝置改造而購進的裝置，其全套資料，由車間安排拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案室，統一集中保管。
2、分類整理、組卷：按車間分類組卷，將乙個車間內的所有的材料組合成乙個保管單位。卷內檔案序號排列，依照裝置材料的自然形成過程排列。
3、編目、立卷：乙個保管單位編乙個流水號，每個保管單位內的乙個案卷編乙個號，然後編寫卷內目錄、備考表（第一次專案安裝竣工資料），立卷歸檔時歸檔號依照類別編流水號。
三、裝置檔案的利用
1、編制分類案卷目錄的檢索工具：使用excel**中的超級鏈結功能，建立相應檔案的查閱搜尋；
2、凡需利用（借閱）須履行登記手續。詳細的借閱手序見後附件。
四、裝置檔案的銷毀
對確已無儲存價值的裝置檔案，列出銷毀清冊，經主管領導審批後，由銷毀人、監銷人銷毀，並簽名登出。具體程式見後附件二：技術檔案的銷毀程式。
附一：裝置技術檔案的借閱程式
附二：技術檔案的銷毀程式
附一：裝置技術檔案的借閱程式
一、檔案的利用範圍，包括檔案室儲存的各種門類載體的檔案。
二、借閱程式
1、所有借閱檔案者均須持《檔案借閱審批單》。對於一般秘密和內部檔案資料，裝置類由機械維修副總簽批；電儀類由電儀車間主任簽批。其他情況下必須由總經理簽批。
2、如查閱一般秘密和內部檔案資料，經檔案工作人員驗明身份後，可在檔案閱覽室查閱；
3、如需摘抄，必須由分管副總簽批；
4、如需影印，必須持有《檔案資料影印批准單》方可進行影印，否則打字影印工作人員不得給予影印，如違犯，罰責任人20元；
5、如需將檔案資料帶出檔案室，必須認真登記借閱臺帳。
6、如需將檔案資料帶出公司利用，無論密級程度，均須由總經理簽批，否則罰責任人50元。
7、公司外部（包括分公司）利用者，須持相關證明或介紹信，辦理《檔案借閱審批單》，經總經理批准後方可利用。
8、磁性載體檔案資料，在借用前必須由電儀車間主任進行檢查，確保檔案資料的完整性和準確性後，再經電儀總工程師簽批方可借出；歸還時必須由電儀車間主任再次進行檢查確認方可歸檔。
9、若因特殊情況而來不及執行上述（磁性載體檔案）借閱程式，可在電儀車間主任的監督下進行借閱；或者必須先得到電儀車間主任或電儀總工程師的口頭認可後方可進行借閱。並於事後12小時內補辦《檔案借閱審批單》。
三、借閱期限
1、檔案利用者如需將一般秘密和內部檔案資料帶出檔案室或公司，利用期限為十四天。
2、檔案利用者如需將機密或絕密檔案資料（如軟體、光碟等）帶出檔案室或公司，利用期限為兩天。
3、若因特殊情況超出借閱期限未能歸還，必須提前辦理續借手續，否則每超1天罰款10元。
四、檔案利用管理相關規定
1、檔案利用者必須妥善保管所借檔案資料，不得任意擴大閱讀範圍，更不准任意轉借他人（由他人代還視同轉借），未經允許不得摘抄、影印，否則視情節輕重罰責任人5-20元。
2、檔案利用者，未經批准，不得尾隨工作人員進入庫房，否則給予警告，情節嚴重者處以5-50元罰款。
3、檔案利用者必須保持檔案資料的完整無損，嚴禁在卷頁上寫字、塗改、劃線、圈點、剪裁、拆卷等，否則按破損情況每處罰款5-10元。
4、對於磁性載體檔案資料，如發現有損壞、錯還現象，罰責任人50元。
5、借出檔案或內部管理過程中，如有丟失，按下列標準予以處罰：
（1）、一般秘密和內部檔案資料，如可恢復，罰款100元；不可恢復，罰款200元。
（2）、機密、絕密檔案資料，如可恢復，罰款400元；不可恢復，罰款800元並給予行政處分。
6、檔案工作人員接收歸還的檔案資料時必須在借閱臺帳中的有關欄目中填寫歸還時間，否則罰款5元。
7、歸還檔案資料，工作人員檢查後必須及時、準確地投放到原來的儲存位置上，否則罰責任人10元。
8、檔案工作人員借閱工作態度要熱情、主動，積極提供方便，並嚴格執行借閱程式，同時根據實際情況，借出檔案資料時附一張《檔案利用效果登記表》，利用結束後，協調檔案利用者如實填寫，及時收存。
附二：檔案鑑定銷毀制度
第一條為更好地保管有儲存價值的檔案材料，及時剔除不具有或失去儲存價值的檔案材料，制訂本制度。
第二條應列入鑑定銷毀範圍內的檔案村料主要是指在立卷前不必歸檔的檔案材料；對保管期滿的案卷進行複查審核，認定無須繼續儲存的案卷。
第三條檔案材料的銷毀必須經過鑑定、審批、監銷三個關鍵環節。
（一）檔案村料的鑑定
1、鑑定標準：有關管理制度及公司內部制訂的各類檔案保管期限表。
2、鑑定方法；
（1）必須直接審查檔案。（2）逐件、逐頁審查檔案材料。
3、鑑定程式
（1）檔案部門定期或不定期（會計檔案或人事檔案也可由會計部門或人事部門）複查鑑定發起。
（2）檔案部門組織鑑定技術小組進行現場鑑定，召開鑑定會議，如有必要可形成鑑定報告，供領導參考。
（3）檔案部門向鑑定領導小組呈報鑑定報告或《檔案材料鑑定銷毀審批表》，由鑑定領導小組確認鑑定意見。另外，根據實際情況，領導小組可直接參加現場鑑定和召開鑑定會議。
（4）報總裁審批。
4、鑑定組織
（1）鑑定技術小組，應由檔案部門負責人、檔案員及立卷部門的負責人、技術人員組成。
（2）鑑定領導小組，應由檔案主管、立卷部門及相關部門主管組成。
（二）審批
1、凡立卷檔案，銷毀時必須辦理《檔案材料鑑定銷毀審批表》。
2、有移交清單、未立卷材料，除無儲存價值的重複材料由檔案部門備案、部門負責人批准銷毀外，其餘材料必須經鑑定領導小組批准執行。
（三）銷毀檔案材料時，必須遵守下列事項：
1、未經鑑定和批准，不得以任何方式銷毀所存的任何檔案材料。
2、編制銷毀清冊（附表），供審批和日後查考銷毀情況用。
3、需要銷毀的檔案材料，應單獨存放，以便審批時檢查。
4、被鑑定需要銷毀的檔案材料，銷毀前必須與銷毀清單一一核對，並加蓋「銷毀」章。
5、嚴禁將準備銷毀的檔案材料出賣或改作他用。
6、銷毀時必須由檔案部門會同檔案材料形成部門派兩名以上專門人員現場監銷，直至檔案確已銷毀。
7、銷毀檔案材料時，應採取下列方式：
（1）一般紙質材料，數量多的，須送製漿車間完全打漿。
（2）一般紙質材料，數量少的，可用碎紙機打碎。
（3）不易打漿或粉碎的，可燒毀。
（4）聲像、磁性載體的檔案材料，可用專業裝置清空內容或採用其他方式。
8、銷毀的檔案材料在送達銷毀地點的路途中，必須在監銷人員的完全監督之下，且檔案材料必須捆紮結實。
9、監銷完畢後，監銷人須在銷毀清冊上註明「已銷毀」字樣和銷毀日期，並簽名蓋章。
第四條鑑定銷毀檔案所形成的材料必須立卷存檔。
檔案銷毀清冊
編制人編制日期：
監銷人銷毀時間：
注：銷毀後，監銷人員必須簽署已銷毀字樣。
鑑定意見書
檔案材料鑑定銷毀審批表
裝置技術檔案管理制度
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第一條為健全並妥善保管裝置技術檔案,明確裝置技術檔案管理職責，規範裝置技術檔案管理工作，提高公司裝置技術檔案管理水平，依據國家有關法律 法規和公司裝置管理制度，制定本制度。第二條本制度適用於公司裝置的檔案管理。內容包括檔案管理的主要內容，檔案管理的要求等。第三條各車間裝置管理部門應妥善保管裝置技術資...
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