機械裝置技術檔案管理制度

一、總則

機械裝置技術檔案是機械裝置從購入到使用，直至報廢的整個執行、使用過程中記載的全過程的技術資料。機械裝置技術檔案是做好技術管理工作不可缺少的基礎材料和科學依據。該技術資料報括原始資料、執行使用資料、檢定、檢測資料。

機械裝置技術檔案為掌握裝置執行狀況、效能變化情況，分析事故原因，申請報廢等安全、生產方面提供全面的、可靠的重要依據。機械裝置技術檔案的管理工作需要各部門人員的密切配合，及時提供相關的記錄與資料，從而保證機械裝置檔案的完整性、真實性和可參考性。

二、管理範圍

1、機械裝置指吉林省送變電工程公司具有所有權的所有機械裝置，由租賃公司負責則對其進行集中的統一管理。

2、凡主要機械裝置都必須建立機械裝置技術檔案。

3、租賃公司應設立專門的檔案管理人員，負責機械裝置技術檔案的收集、整理和歸檔工作。

三、管理程式

1、原始資料，包括出廠合格證、使用說明書、零部件目錄、圖紙。此類資料由租賃公司裝置管理人員從廠方蒐集，交予檔案管理人員存檔。

2、執行使用資料，包括機械裝置執行保修記錄、機械裝置修理驗收記錄、機械裝置事故報告單。

機械裝置執行保修記錄由租賃公司機械科在工程開工前，向施工隊長發放，然後再由施工隊長分發給各機械裝置操作人員，由裝置操作人員根據裝置執行、使用情況如實填寫記錄。工程結束後，由施工隊長負責收集該記錄，交予機械科，由機械科統一交資料室歸檔。

機械裝置修理驗收記錄是由租賃公司主管生產的副經理會同總工程師，在裝置維修時，對裝置的維修質量進行監督的一種形式，由主管生產的副經理負責填寫記錄，由總工程師負責驗收簽字，每年年終統一彙總，交予檔案室歸檔。

機械事故報告單，是機械裝置發生事故時，由各專案部填寫相關記錄，然後交予租賃公司檔案室歸檔。

3、檢定、檢測資料，包括機械裝置技術狀況檢查表。機械裝置技術狀況檢查表是對機械裝置每年進行的定期檢查，由租賃公司檢查小組負責檢查，填寫記錄。另外還需對機械裝置進行臨時性的檢查，由租賃公司總工程師負責填寫該錶，然後交予檔案室歸檔。

四、管理責任

1、認真貫徹國家對技術檔案管理的有關規定，做好檔案管理工作。租賃公司應指定專人負責對機械裝置技術檔案進行統一的管理。

2、檔案管理人員需認真做好資料的編目、整理、收集工作，及時提供歸檔技術資料，切實為生產、科研和提高企業管理水平服務。

3、機械裝置調出、調入時，技術檔案應隨機轉移，並作好檔案的保密工作。機械裝置技術檔案的儲存期限為，隨機械裝置報廢為止。

4、借閱技術資料應首先辦理借閱登記手續，借閱單位和借閱人不得在技術檔案上塗改、抽換、損壞。

5 、對需要銷毀清冊的資料，應附文字說明，經機械管理技術負責人批准後，方可銷毀。

6、保持檔案室清潔，做到防盜、防火、防潮、防蟲、防塵。對永久性檔案，每季度查點一次；年終對所有檔案查點一次。