行政管理標準
政策和規程
政策名稱: 檔案管理標準
政策編號：
適用範圍：本制度適用於開發的專案
相關政策：
目的實現檔案管理規範化、標準化、科學化，有效保護和利用公司檔案，依據有關檔案管理規定，結合公司檔案工作實際情況，制定本標準。
職責1．綜合管理部負責建立綜合檔案室，配備專職檔案管理人員；制定、完善檔案管理工作各項規章制度；集中統一管理公司的檔案，負責檔案的收集、整理、保管、統計、提供利用、鑑定和銷毀等工作；負責對各部門檔案管理工作的監督、指導、檢查；組織專、兼職檔案人員的業務培訓；負責向方興總部移交檔案的工作。
2.工程管理部負責工程檔案的管理工作，負責在工程竣工驗收後向市城建檔案館移交工程檔案。
3．綜合管理部、財務管理部需明確人事、會計檔案的專門負責人，確保檔案管理有效及安全。
4. 各部門設兼職檔案員負責本部門各門類、載體檔案檔案的收集、整理、儲存和移交工作。
政策1．本制度所涉及的檔案，是指公司在各項工作活動中直接形成的具有儲存價值的各種門類、載體的歷史記錄。主要包括：文書檔案、工程檔案、人事檔案、會計檔案、特種載體檔案（含實物檔案、聲像及電子檔案等）。
其中，工程技術資料及檔案管理參照工程部門的《技術資料及檔案管理標準》執行。
2. 公司及各部門的檔案檔案材料包括：
2.1召開的各級、各類工作會議和重要的專業會議檔案材料、會議紀要、會議決議等，包括：黨支部會議、總經理辦公會議、經理辦公會議、年度工作會議、戰略規劃工作會議、績效考核會議、安全生產工作會議（永久）。
2.2製發的各種正式檔案的簽發稿、印製稿。
2.2.1涉及法規性、主營業務、重要崗位人事任免等檔案材料（永久）；
2.2.2涉及非主營業務問題的（長期）；
2.2.3屬於事務性但有參考價值的（短期）。
2.3公司與各單位的往來檔案，包括本單位的請示與總部的批復檔案；所屬部門的請示與本單位領導的批復檔案。
2.3.1涉及主營業務、重大專案的（永久
2.3.2涉及非主營業務、重大專案的（長期
2.3.3一般事務性問題的（短期）。
2.4工作中形成的年度規劃、計畫、總結、報告（長期）。
2.5機構成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印章等檔案材料（永久
2.6制訂的工作條例、章程、規定、辦法等檔案材料（永久）。
2.7黨支部、工會、團委在工作中形成的決議、紀要、討論通過的檔案材料等（長期）。
2.8組織沿革、大事記、年鑑，反映本單位重要活動的聲像材料、榮譽證書和憑證性的實物和展覽**、錄音、錄影等檔案材料（永久
2.9重要外事活動、對外宣傳、廣告、展覽等檔案材料（長期）。
2.10與國內外單位簽訂的各種合同、協議及相關重要檔案材料
2.10.1重大合同（100萬人民幣以上）及相關重要檔案材料（永久
2.10.2有未結事宜的（長期）；
2.10.3一般業務合同（短期）。
2.11專案投資工作中形成的檔案材料。
2.11.1專案投資工作中形成的董事會、股東會決議、合同章程、年審報告等管理性檔案（永久）；
2.11.2專案投資工作中形成的請示、專題會議紀要、批覆等檔案材料（永久）；
2.11.3專案結束後形成的稽察報告、整改方案、專題調研報告、評估報告及相關的重要檔案材料（長期）；
2.12固定資產保管及轉移等有關檔案材料及其他法定契約性文字（永久）。
2.13商標管理中形成的檔案材料。
2.13.1商標註冊、補正、修正、異議和複審的檔案材料（永久）；
2.13.2商標許可使用的申請、批覆及使用合同等其他具有儲存價值的檔案材料（永久）；
2.13.3商標的爭議、裁定和起訴的檔案材料（長期）；
2.13.4商標的變更、轉讓和續展的檔案材料（長期）。
2.14人力資源、會計檔案歸檔範圍分別按照總部《員工檔案管理辦法》、《會計檔案管理辦法》執行。
2.15其他具有儲存價值的檔案材料。
3． 不歸檔的檔案範圍
3.1 不歸檔的上級公司的檔案材料
3.1.1 上級公司任免、獎懲非本公司工作人員的檔案，普發供參閱、不辦理的檔案材料；
3.1.2 上級公司發來供工作參考的抄件；
3.1.3 上級公司徵求意見的未定稿的檔案。
3.2不歸檔的本公司的檔案材料
3.2.1 重複檔案；
3.2.2無查考利用價值的事務性、臨時性檔案；
3.2.3未經會議討論，未經領導審閱、簽發的未生效檔案、傳真草稿，一般性檔案的歷次修改稿（重要法規檔案、定稿除外），檔案的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最後定稿除外）；
3.2.4從正式檔案摘錄的供工作參閱的非證明材料；
3.2.5公司內部互相抄送的檔案材料、介紹信等；
3.3 不歸檔的外單位和非隸屬單位的檔案材料
3.3.1 參加非上級公司召開的會議的不需要貫徹執行和無查考價值的檔案材料；
3.3.2非隸屬單位抄送的不需要辦理的檔案材料。
3.3.3為參考目的從各方面收集的檔案材料。
4．立檔部門對檔案應先分類後立卷，分類時應根據立檔部門檔案**、時間、內容或形式的異同，分門別類，系統的區分和整理檔案。檔案材料立卷時要根據檔案的發文時間、機構、內容、名稱等特徵，對檔案材料進行組卷，將一組具有有機聯絡的檔案材料組成乙個案卷。除工程建設類外的檔案以件為單位按類別整理裝盒，工程檔案按單項工程分階段分專業組卷
5． 劃分檔案所屬年度應遵循的原則：
5.1當年辦完的檔案應當年立卷；
5.2跨年度的請示、批覆，來函、覆函應一併歸入復文年立卷，沒有復文的歸入請示年立卷；
5.3跨年度的會議檔案，歸入會議開幕年立卷；
5.4跨年度的各類案件材料歸入結案年立卷；
5.5跨年度的條約、條例、規章、制度等歸入公布或批准年立卷；
5.6工程檔案根據其特殊性應不分年度連續立卷直至工程結束。
6． 卷內檔案的編號，編件號，在每份檔案首頁的右上角，加蓋檔號章，並填寫件號。如檔案的正本與定稿、正件與附件為乙份檔案，編乙個件號。
7. 各部門於每年三月底前將上一年度各門類、載體檔案材料進行立卷歸檔，並向綜合部構移交。工程檔案在工程竣工驗收三——六個月內向綜合部移交。
會計檔案可在材料形成的第三年3月底前向綜合部移交
8. 綜合部對接收的各部門案卷進行檢查，對不符合要求的案卷退回相關關部門重新整理；符合要求的案卷，交接雙方在案卷移交清單上簽字，各留乙份，以備查考。
9． 公司檔案管理機構需配備適合檔案保管的庫房，具有防火、防熱、防盜、防潮、防有害生物等裝置，確保檔案的安全與完整。 電子檔案、**、聲像檔案的保管，應根據儲存介質的需要，具備低溫、避光、防磁等相應技術條件，並定期檢查。
10． 檔案借閱辦法：
10.1一般性檔案可履行借閱、登記手續後直接借閱。
10.2重要檔案借閱者須經本部門領導簽字確認 。
10.3借閱時間一般為一周。借閱人如不能按時歸還，需辦理續借手續；否則，檔案管理人員有權收回檔案，停止外借。
10.4借閱人對檔案卷宗需妥善保管，遵守保密規定，做到不丟失、不洩密、不轉借、不損壞。
10.5公司內部檔案，原則上不允許外借。如確因工作需要，借閱人應持領導審批同意檔案，經綜合部經理批准後，方可借閱。
10.6檔案室為機要重地，無關人員未經許可不能入內。
11.機構調整中檔案的處置
11.1涉及機構調整的部門，須向綜合部申請檔案處置，確定檔案的流向，並確定專人負責檔案的整理工作。
11.2 合併機構檔案，由原部門負責清理移交，併入部門負責接收、管理。
12． 檔案的保密、鑑定、銷毀
12.1 各部門形成的涉及商業秘密的各類檔案、資料，圖紙需根據保密程
度，由承辦人定密，經部門負責人審核後，加註密級，並按密級程度嚴格管理。
12.2 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，嚴守公司機密，不得隨意將檔案帶到其他公共場所，也不得私自傳播。
12.3 檔案的鑑定工作須成立鑑定小組，由該小組負責對超過保管期限的檔案進行鑑定、登記造冊，並報主管負責人批准後，實行二人監銷。
檔案管理標準
檔案保管制度 第1條檔案室內要通風 避光 整潔，溫 濕度達到規定要求 溫度20 40 濕度45 65 檔案櫃及各類檔案排列科學有序，便於查詢。第2條未經檔案人員允許，不得隨意進入檔案室。第3條檔案室內嚴禁存放易燃 易爆物品，配備必要的防護裝置，加強防火 防光 防塵 防高溫 防潮 防漬 防有害生物工作...
工程檔案管理標準
園區市政工程檔案管理執行建設部 市政基礎設施工程施工技術檔案管理規程 城建 2002 2001號 建設工程監理檔案編制規程 遼寧省地方標準db21 總承包單位對付款 檔案相關要求及結合莊河地區檔案的具體要求，現編制流程及標準如下 一 施工階段 1 為便於日後竣工資料的整理，工程部檔案員需要求施工單位...
文書檔案管理標準
附件1 文書檔案歸檔標準 1主要工作依據 1.1 歸檔檔案整理規則 da t 22 2000 1.2 電子公文歸檔管理暫行辦法 國家檔案局第6號令 1.3 企業檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局第10號令 1.4 企業檔案工作規範 da t 42 2009 2管理職責 2.1檔案部門是文書檔...