學習導航
通過學習本課程，你將能夠：
● 認識到中國人缺乏時間觀念的現狀；
● 樹立起進行時間管理的信念；
● 了解時間管理的發展歷程；
● 學會時間管理的13個法則。
一線主管如何管理時間
一、時間效率管理的現狀與誤區
在時間效率管理問題上，中國人有以下兩個缺點：
1.缺乏時間觀念
中國人的傳統是重視生命、樂於理財，卻往往缺乏時間觀念。經研究調查表明，人們所處的地區越發達，人們的時間觀念就越強。隨著改革開放的深入，在東部沿海等很多經濟發達地區，缺乏時間觀念的情況已經得到很大改觀。
2.缺乏效能概念
人們的時間觀念增強往往只停留在效率層面上，不能達到效能層面。高效率是指辦事速度快，而高效能則不僅要求速度，還要求在單位時間內獲得價值和回報，即速度快、方向對、效果好、效益高。這是很多經濟發達地區至今沒有重視的問題。
二、時間管理的4個發展歷程
時間管理大致經歷了以下四個階段：
1.備忘錄
在這個階段中，人們是將需要做的所有事情都記錄下來，每完成一件就劃去一件。
2.工作計畫
在這個階段中，人們在完成每件事情之前，都要分配、安排乙個預定的時間段，設計每個時間段內需要完成的工作，最終以時間表的形式表現出來。
3.排列優先順序以追求效率
在這個階段中，由於需要完成的工作越來越多，在規定時間內可能無法全部完成，或者由於工作太多，需要理清，這時就需要按照輕重緩急，對工作任務進行時間排序，以提高工作效率。
4.以價值性和重要性為導向
在這個階段中，一切以價值性和重要性為評判標準，優先做創造生產力和價值多的工作，相反的工作則盡量少做，甚至完全不做。
三、時間管理的13法則
1.排列優先順序
四象限時間管理
在分配工作時，可以假設有「重要」和「緊急」兩根軸，以此形成乙個座標系，這個座標系分為a、b、c、d四個象限，分別代表不同級別的待分配工作：a為既緊急又重要的工作，也就是通常所說的突發事件；b為重要但不緊急的工作；c為緊急但不重要的工作；d為既不重要又不緊急的工作。
要點提示
四象限法中各象限工作的特性：
①a類工作：既重要又緊急；
②b類工作：重要但不緊急；
③c類工作：緊急但不重要；
④d類工作：不重要不緊急。
在這此種工作中，突發事件a應當優先處理，d可以延後處理，甚至不去處理，難點在於b和c哪個應該優先處理。如果b工作一直沒有完成，時間久了就會變成突發事件a；如果c工作一直沒有完成，則一般不會變為a工作，因為它雖然緊急，但是不夠重要，即使會有損失，也不會造成太大的影響。因此，如果在一定時間內只能完成b和c的其中乙個，則應當選擇首先完成b，不要為c耗費太多時間和精力。
有人認為，從理論上可以先處理完c，再來處理b，這樣就能兩全其美。然而在實踐中卻是行不通的，因為c往往是無窮無盡的，不可能一次性處理完。而人的精力是有限的，當有限的精力陷入無窮無盡的c之中時，就必然沒有時間完成b，從而將大部分時間用在不能獲得高效益的工作當中。
【名詞解釋】
帕金森定律
帕金森定律是指要給事情，哪怕是小事也要設定完成期限，否則事情會像橡皮筋一樣拉得很長，沒完沒了。這也被成為「爆公尺花」定律，意為很少的公尺能膨脹成一籮筐的爆公尺花，主要指工作的業務會被擴大、膨脹，充斥在主管的工作時間內，使其迷失方向，陷於雜物叢林之中。
時間分配比例
在實際的工作時間分配中，對這四類工作應該控制在圖1所示的比例上：
圖1時間分配比例表
對於既緊急又重要的突發事件，需要安排20%—25%的時間，且一定要控制在25%以下；對於重要但不緊急的事件，需要安排65%—80%的時間，也就是將絕大部分時間花費在這類工作上，把重要但不緊急的工作當作既緊急又重要的工作去做；對於緊急但不重要的工作，需要花費15%的時間處理；對於既不緊急又不重要的工作，則要花費1%甚至更少的時間去做。
2.艾森豪威爾原則
對於各類工作，管理者應當如何區別對待呢？美國的艾森豪威爾將軍提供乙個原則，如圖2所示：
圖2艾森豪威爾原則
對於既重要又緊急的突發事件，管理者親自、立刻處理；對於重要而不緊急的工作，則要管理者本人花最多的時間進行戰略規劃；對於緊急而不重要的工作，管理者要減少花費的時間，也可酌情委託給下屬處理；對於不緊急也不重要的工作，管理者可以選擇不處理。
3.艾維·李十分鐘六件事效率法
具體操作
美國著名效率管理專家艾維·李提出了十分鐘六件事效率法，具體操作方式如下：
第一，用前五分鐘列出明天（下週、下月）要做的六件重要的事情；
第二，用後五分鐘將這六件事情按重要程度排序；
第三，上班後先做1號，完成之後再做2號，以此順延直至下班。
效率法的目的是保持每分每秒都在做最有生產力、重要性最大的事情。
**三問
每位主管在遇到具體事務時都要問自己三個問題，即「**三問」：
第一，此事價值是不是很大？真的很重要嗎？
第二，如果價值很大，是否需要親自做，能否請別人代勞？
第三，價值高又必須親自做的事情，如果不做，是否會有重大影響？
4.時間管理的十條法則
時間就是金錢，效率就是生命，對於管理者來說，在有限的時間內為企業創造出盡可能多的價值才是正確的方向。「昨天」是過期的支票，「明天」是期票，而「今天」是現金，只有不斷地把握當下，創造價值，才能在時間管理方面成為乙個合格的主管。
要管理好時間，就要遵循一定的法則：
第一，每一分、每一秒都做最有生產力的事；
第二，有效授權，帶來輕鬆；
第三，用金錢換取時間；
第四，把重要的事情變成緊急的事情；
第五，要不斷地行動；
第六，明確目標，制定計畫，寫成清單；
第七，設定完成期限；
第八，分秒不浪費，工作日誌法；
第九，管理業餘時間；
第十，專心致志，不虎頭蛇尾。
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