一．採購管理的功能和目標
通常，採購部門能夠掌握企業近一半的銷售金額，減少材料成本對乙個企業的經營管理狀況有著最大的效益。另外，企業可以以現有的人員，常常不需要額外的支出或投資就能降低材料成本。
儘管以適當的**、適時地從合格的**商採購材料，是採購管理最明顯不過的目標，但是達成這一目標的重要性卻很少真正地被企業的管理層所認識。企業的高階管理層都應該認識到以下關鍵性的採購原則：
（1）參與採購：許多高階管理人員對採購的作用並不熟悉，所以將自己與採購部門隔離開來，而是應該參與進來。
（2）關注重要的部件：通常在所有的材料中有少數的部分，占用全部材料成本的比重較大，或是交貨期較長，或者其品質不易保證等，應該將這些材料列為重要的部件。應該保證採購人員在這些重要部件的選擇、交貨期控制和周轉上花費最多的工作時間。
（3）不要加速完成採購：要允許採購部門充分運用其創造力和專業經驗，以盡可能低的**、在正確的時間採購正確數量的合格材料。不要因為缺少正確的銷售和生產計畫，讓採購部門迅速辦理，而要充分利用erp系統中mps/mrp的自動規劃的功能，以營業需求為源頭，通盤規劃生產計畫和採購計畫，讓採購工作有序進行。
在採購過程中，採購部門必須考慮的關鍵專案是：
（1）**；
（2）從**商到工廠的距離；
（3）交貨的及時性；
（4）影響**的特殊因素；
（5）採購訂單中的數量；
（6）**商的穩定性和可靠性；
（7）**商的創造性貢獻；
（8）質量。
另外，採購職能還與企業的長期目標密切相關。儘管採購部門極少單獨作出長期的戰略決策，但是在以下長期的管理職能方面，採購部門應該發揮重要的作用：
（1）新產品開發或產品的重新設計；
（2）產品價值分析；
（3）自製或外購的決策；
（4）產品定價；
（5）**。
在erp系統中，採購管理是**面的重要組成部分。經過mps和mrp的自動規劃，或者採購人員手動輸入，產生規劃性採購訂單，經過承辦單位審核後成為正式的採購訂單，然後再據以執行（收料、檢驗、驗收入庫、結轉應付帳款等），並控制其結果。
二．採購管理的系統功能與作業流程
下面以用友erp系統中「採購管理」和「進口管理」模組為例，說明採購管理的系統功能與作業流程。
1．採購管理的系統功能
本系統是針對採購工作有關的規劃、請購、鎖定、審核、收料追蹤、歷史記錄、結轉應付帳款、採購訂單關閉等作業的管理，協助採購部門有效地掌握各採購活動的訊息。
● 採購訂單的規劃方式: 由產銷排程或物料需求規劃系統自動生成、或由使用者自行輸入。
● 已審核請購單可自動轉為採購訂單。
● **商的歷史交易往來資料記錄。
● 料品採購的詢價資料記錄。
● 採購訂單輸入時，系統可以自動帶出料品的詢價或歷史交易單價。
● 採購訂單請購、規劃、鎖定、審核、收料、驗收、結轉應付帳款、關閉等狀態的追蹤管理。
● 採購訂單逾期未交貨料品資料追蹤。
● 請款作業處理: 驗收單價的查核、驗退單價的查核、請款明細資料列印。
● 與財務系統整合，自動生成應付帳款。
● 採購專案可分為: 庫存品、非庫存品（屬代(暫)收費用之記錄）。
● 採購訂單輸入功能設定: **商位址、收貨廠商、收貨廠商位址、允收上/下限、付款條件、幣別、稅別、預定交貨日、預定驗貨日、驗收倉庫、原因碼等。
2．採購管理的作業流程
3．進口管理的系統功能
本系統是處理國外採購訂單的規劃、審核、收料追蹤、歷史記錄等作業，協助採購部門有效地掌握各項採購作業的訊息。
● **商的歷史交易往來資料記錄。
● 料品採購的詢價資料記錄。
● 進口採購訂單輸入時，系統可以自動帶出料品的詢價或歷史交易單價。
● 進口採購訂單規劃、審核、信用狀、保險、贖單、報關、收料、驗收、進口費用分攤、結轉應付帳款、關閉等狀態的追蹤管理。
● 請款作業處理: 驗收單價的查核、驗退單價的查核、請款明細資料列印。
● 與財務系統整合，自動生成應付帳款。
● 採購專案可分為: 庫存品、非庫存品（屬代(暫)收費用之記錄）。
● 進口採購訂單輸入功能設定: **商位址、收貨廠商、收貨廠商位址、允收上/下限、付款條件、幣別、稅別、原產地、預定交貨日、預定驗貨日、驗收倉庫、原因碼等。
4．進口管理的作業流程
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