會議是企業通過集思廣益的方式實現有效溝通，資訊傳遞和解決問題的主要手段，也是企業實現科學決策的重要途徑。然而，企業如果對會議系統缺乏有效的管理，就會很容易陷入「文山會海」之中，使會議成為沒有實際內容的「走過場」、這樣的會議不僅會大量消耗企業的資源，甚至會對企業的經營發展產生嚴重的負面影響。因此，建立科學系統的會議管理體系，提高會議效率，對於提高企業的管理水平，提公升企業的執行力，具有十分重大的意義。
本章內容從實際情況入手，全面闡述了會議管理的方式和相關的知識。首先，明確了會議事務管理人員的崗位職責和任職條件，幫助會議事務管理人員了解自身職責，便於其有針對性的開展會務管理工作：其次，根據會議的性質、意義和規模等將公司會議分為一般會以和重要會議兩種型別，以制度列文的方式著重介紹了公司常規例會的管理，會議提案管理，會議室管理，會後工作各個環節的把控內容及要點，並對會議費用的控制方面也提供了詳細的制度參考。
針對會議事務管理內容龐雜，頭緒眾多的特點，本章還提供了公司例會管理，提案管理和重要會議管理的流程圖，將複雜事務簡單化，方便對相關內容的禮節和掌握。最後還羅列出《月度會議計畫表》、《年度會議實施計畫表》、《會議記錄表》、《臨時會議申請表》、《填表》、《員工提案評定表》、《提案改善成果報告表》、《會議室使用申請表》、《會議室使用統籌安排表》、《會議通知單》、《會議審核表》、《會議安排工作落實情況檢查表》、《會議議程表》、《會議程式表》、《會議發言要點記錄表》等一系列實用表單，為會議事務管理人員開展會務管理工作提供了得力工具。
會議事務管理崗位職責及任職條件
會議事務管理人員是會議管理方案的具體實施者，負責會議的組織和各項安排工作。一般情況下，企業不設定專職的會議事務個管理人員，而是由秘書或行政管理人員兼任。本節著重介紹了會議事務管理人員在會前，會中，會後三個階段的具體職責分配，羅列出了其所需具備的能力和素質等方面的要求，為企業選派會議事務管理人員提供了明確參考。
會議事務管理崗位職責
會議事務管理人員在行政經理的直接領導下負責企業有關會議事務的管理，其崗位職責主要包括以下內容：
職責1：做好會議前的準備工作。
（1）根據具體需要安排適當的會議場所。
（2）備齊會議所需裝置，並進行除錯，確保其能夠給正常使用。
（3）將準備好的儀事日程分發給與會者。
（4）影印會議所需的相關檔案資料。
（5）準備出席人員登記簿，會議記錄本等會議所需品。
（6）與無法出席會議的人員進行必要的溝通，為其提供幫助。
職責2：做好開會過程中的各項安排。
（1）帶齊會議所需品，提前到會。
（2）將會議座位安排就緒。
（3）備好茶水。
（4）安排與會者在出席登記簿上簽名。
（5）協助提供會議所需的相關檔案資料。
（6）做好會議記錄。
職責3：會後相關事務的處理。
（1)將會議中使用的所有檔案資料收回存檔。
（2)整理會議記錄，必要時應由會議主席簽字後分發各個會議成員或相關部門。
（3)影印，歸檔會議中產生的文字資料。
會議事務管理任職條件
條件1：具有文秘，中文，行政管理，公共關係等專業教育背景，了解企業管理方面的知識。
條件2：從事過文秘等相關工作，有較為豐富的會務經驗。
條件3：具有較強的組織協調能力和應變能力。
條件4：具有較強的寫作能力和良好的英語聽、說、讀、寫能力。
條件5：語言表達能力強，善於與人溝通。
條件6：學習能力，知識面廣，思路開闊，領悟力強。
條件7：能熟練的操作使用計算機及各種辦公軟體。
條件8：事業心強，職業化素養高。思維縝密，考慮問題全面。
條件9：心裡素質及身體素質良好，能夠承受工作壓力，做事有條不絮。
條件10：具有良好的品德修養，有團隊意識。
特別提示
會議召開的成功與否和會議主持人的工作密切相關，想要會議取得明顯成效，主持人必須做好以下幾點：
（1）事先做好會議規劃，明確會議主題，討論重點，發言順序及自己所應採取的具體措施等。
（2）按照會議程式組織會議，引導會者遵守會議規則，確保會議程式能夠完整實施。
（3）啟發與會者思維，使會議朝有利於解決問題的方向發展。
（4）控制討論活動圍繞議題進行，及時機智打斷無關會議主題的發言，避免跑題，爭論不休等現象。
（5）掌控會議整體程序，會議冷場時主動採取化解措施；討論熱烈時要善於引導，對建設性意見及時給與鼓勵。
（6）關注每一位與會者，主動給內向沉穩者提供發言機會。
（7）會議超市需要延長時間時，必須徵求全體與會者的意見，與會者表示否定時，應宣布另外擇時召開。
（8）做好會議總結和會議跟蹤，確保會議議定事項得到落實。
一般會議管理
一般會議是對企業的經營管理活動具有普通意義的會議，如各種例會性質的辦公會議等，一般會議管理主要包括對會議的型別範圍，會議召開的原則，會議的程式及會議紀律等方面的制度管理，還包括提案管理，會議場地管理，會議保密管理和會議禮儀規範等方面的內容。較全面和完善的會議管理制度，為會議管理方案的實施提供了必要的制度保障和依據。
一般會議管理制度
一般會議的管理制度中，大部分企業部認為例會的次數比較多而注重例會的管理，卻忽視會議其他方面的管理。實際上有關會議的保密、禮儀方面的制度也同等總要，企業同樣需要重視這方面的建設。
公司例會管理規定
以下列出某公司的例會管理規定，以供閱讀者參考。
提案管理制度
以下列出某公司的提案管理制度，以供讀者閱讀參考。
會議室管理制度
以下列出某公司的會議室管理制度，以供讀者閱讀參考。
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