銷售事務處理制度(a)
□交貨、檢查、配送
(一)對於已接受訂單的工程,工務科就在做好相關的生產**,使工程的進行程式得以明確,並就感動適當的機會,通知給發出訂單的客戶知道。
(二)當生產接近完成時,應與工務科協議,選擇指定交貨日前的適當時日,通知交貨物件。如交貨有遲延的顧慮時,也應事先通知對方,求得其諒解。
(三)在進行產品的檢查時,應將結果做成測試成績表等等的有關資料。
(四)產品的傳送是依據出貨傳票來進行的,另外,每次傳送貨品時,應將其要項記入傳送登記簿中。□銷售額的計算及收款
(一)在繳交產品時,應將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售帳中。
(二)如已經從客戶處先收取訂金或預付金時,應將此內容也記入銷售帳中。
(三)財會部門於每月的25日,依據銷售帳的資料算出每位客戶的未付款項明細表(包括前月餘額、本月銷售額、應收帳款),送交營業經理。
(四)營業經理得命令各負責人員在應付款項明細表的收款欄中記入預付金,經過調整後,再決定營業部的收款預定額,然後呈報常務董事簽核。
(五)常務董事應先查閱營業部所呈的收款預定表,如有必要徵求經管經理的意見,則由營業經理作說明後,裁定收款的預定計畫。(六)收款業務原則上是由營業部門負責,但有時也可委託經管(財會)部門的人員去進行。
(七)有關款項的催收是由銷售科負責督促,銷售科必須把相關資料記入收款預定表中,通知給各有關人員。
(八)財務科應將每月收款收據副本製作成表,在各冊、各頁上打上編號。並要求有關人員於每日業務終了時,交回這些單據證明。收據上蓋有公司印章者,會計科應加以保管,並加蓋部門印章。
(九)款項進來時,負責收款或處理款項人中應製作收帳傳票,並連同現金、收據副本,提交給財務科。
(十)根據上述的應收帳款傳票,將收得的款項記入銷售帳目中。記入內容除包括金額外,須再記入負責人員的名字。□書信的製作及資料整理
(一)營業書信資料通常包括下列六項:1.書信、電報(發文、訂單)。
2.估價單、訂購單、請講單、規格明細單。3.
交貨單。4.請款單。
5.收據。
6.備忘錄。
(二)交易上的發文資料,原則上都須影印並製成副本儲存。另外,發文資料上應蓋契印或負責人的印章。
(三)所有的書信資料,都應編列收受號碼,並記入受信簿中,蓋上收受日期印章。
(四)處理中的檔案,應依照下列方式加以分類、歸檔。1.估價檔案資料--將交易客戶與自己公司方面的估價資料,依照發生的順序,歸類或存檔。
2.訂購資料--依照順序將合同書、請款單歸檔。3.存檔資料。
(五)參考方面的資料,可按下列分類方式加以整理:1.市場資料。2.成本計算。3.同業的目錄。4.交易資料。□報告及會議
(一)營業部必須將每日的活動及業務處理狀況記入**表,經由科長、經理,向總經理提出。
(二)銷售科應根據每月及上個月的訂單量、轉撥餘額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產額、未收款項餘額、各項接受訂貨的產品內容等等製作成月報表,並經由經理審編後呈報告給總經理。
(三)每月或每月月初的營業部與工廠方面,應召集經理,廠長、科長及其他負責人員,舉行生產、銷售聯合會議。
銷售事務處理制度(b)
□銷售(一)營業科的外務負責人員在訪問或開拓新客戶時,應留意下列事項:
1.透徹觀察對方在買賣上的需求及判定對方在買賣上的立場2.觀察對方進貨及銷售的意願。
3.利用談話、對應技術來引導對方購買的意願。
4.針對對方的買賣意識及對商品的認知程度,檢討它與我方計畫的合適與否。
5.檢討對方的銷售政策與營業預算是否與本商品合適。(二)營業科的外務負責人員應致力於商品知識、銷售方法及市場知識的研究、同時須勤於調查銷售客戶的狀況,隨時以預算、效率化為基準、冷靜且親切地致力於銷售活動。
(三)對客戶提示重要事項或表達意向時,須取得經理的認可後才能執行。
(四)交易的開始有的是基於對方的申請,有的是出自我方的誘導,不管是何種方式,除了交易一開始即以現金往來的情況之外,都須事前對交易客戶的資產、銷售能力、負債、信用及其他評核事項進行調查,並向部長提出報告。
(五)對於各家客戶須訂明每月性的訪問預定及收入預定,另外,對於客戶的新開拓商品也須擬定每個月的大概預定額,根據這個來開拓新市場。
(六)不論老客戶或新交易或預估的交易,都須私下迅速打聽清楚,有了充分的調查,才能盡早與對方進行交涉。
(七)對於同業者的預估內容及交貨實績,須經常調查探聽清楚,如此才能檢討自己在接受訂貨上的難易,另外,以於自己在預估及交貨上的損失,應究明原因,以便修正製造技術及營業方面的缺陷。(八)營業科應針對各方面的訂貨情況,進行廣泛的調查,使銷售活動的資料備齊,並傳給各相關人員參考。1.
從經濟新聞上做剪報整理。2.參考經濟雜誌及其調查記錄。
3.將業界的訊息記錄下來。
(九)將老客戶及預定客戶等的訂貨資料整理成卡片,並將下列十項事由記錄下來經常做修正:1.資產、負債及損益。
2.產品的種類、人員、裝置、能力。3.銷售狀況及需求者狀況。4.應收帳款**的實績、信用狀況。5.與過去客戶的關係。
6.**、往來銀行、代表者、負責人員。7.公司內容的訂單發出手續、過程。
8.付款的手續、過程。9.在業界的地位。10.組織、工資。
(十)與老客戶應經常保持密切的聯絡,除了對訂貨情況及其他需求應探聽清楚之外,尚須設法斡旋,使對方下單訂貨。為達成上述目的,可於必要時邀集對方舉行研究會或是懇談會。
(十一)在與對方交易的休息之際,應適當地提供餐飲、茶點及香菸等等。尤其需要外出用餐時,應在之前提出預算,取得經理或代表(董事長)的認可。
(十二)開拓新交易通常經由已交易客戶之手進行,或委託其斡旋,或要求其持續過去曾經有過的交易來拓展業績。□ 估價
(一)商品的估價須根據下游生產及採購的估價統一來估算,做成後經由經理的決裁,提供給各客戶做為參考。
(二)估價書的製作由營業科的內務負責,通常須先從客戶處拿到正確的規格書後才著手進行。
(三)營業部必須完備下列各項資料做為估價參考資料:1.主要材料**表
2.預估成本計算表(主要材料費、副資材費、加工費)3.一般市價表4.標準品單價表
(四)營業科對於定期委託製造部生產的標準品,應要求製造部提出其主要材料**表與估價成本計算表。
(五)對於標準品以外的交易或估價委託,每次都須經由製造部經理的裁決,以估價的**方式處理。
(六)對客戶做估價時,應儘速進行狀況調查,儘速提出報告。(七)將估價書送給客戶之後,必須在估價帳目表中提出日期及合同的成立與不成立等事項。□ 受理訂貨
(一)營業科在確定訂貨已成立時,應將工廠生產及出貨的必要事項記入訂貨受理傳票中,發函給相關單位。其規定如下:1.一般訂貨受理傳票
本傳票乃受理一般性訂貨時填定,通常印製成二份,乙份交給本人,乙份交給營業科受理科保管,在製成訂貨編號,並做好製造委託書(影印四份)後,將其中a、b、c三聯交給製造部。2.特別訂貨受理傳票
本傳票主要為大量生產的商品或訂有長期合同的商品、出口品填寫,一共製成五份,乙份由本人保,乙份交給經理或代表(董事長)閱覽後,由營業科受理科負責保管,另外二份交給製造部,剩餘的乙份交給總務部的總務科。本傳票必須記明品名、規格、數量、單價、金額、交貨日期、裁決條件、交貨地點、捆包運送方式及其他必要事項。3.
預估生產委託表?營業部在委託生產標準品的預估生產或其他特定品的生產時,應填寫本表。本表須記明品名、規格、數量、生產完成的希望日期及其他必要事項。
填寫並取得營業經理的認可後,交給製造部。
(二)所有**、外部銷售或來函的訂貨受理,不論外務或是內務,皆由受理訂貨的本人填寫本訂貨受理傳票。1.上月底的訂貨受理餘額。
2.本月份的訂貨受理額。3.
本月份的交貨量。4.上月底預估生產委託餘額。
5.本月份的預估生產委託額。6.
本月份的預估生產額。
(三)營業科向製造部公告預估生產委託表時,應要求提出下列的處理報告,以說明其經過:1.製造品與在製品的區分2.製造品的交貨預定
(四)營業部為執行各項計畫、使銷售、訂貨受理活動順利進行,應與製造部保持密切連系,並隨時準備下列三項資料:1.商品庫存明細表。
2.主要材料的進廠預定表。3.
主要材料的庫存明細表。□交貨檢驗、配送
(一)營業科對於客戶的訂貨商品及委託生產的商品的交貨期,須經常與製造部保持聯絡,以掌握其經過情形及進行狀況。
(二)營業科若已於指定交貨日期前確定可以交貨,應主動與客戶聯絡確實的交貨時間。
(三)當確定要貨商品的交貨日可能延遲時,應通知訂貨的客戶以取得其理解。
(四)營業科在交貨或查驗商品時,應對照訂貨帳單,以確定品名、品質、規格、單價、數量及其他事項是否符合。
(五)商品的交貨與配送業務由營業科進出綱管理科負責。(六)在交貨或配送商品時應發行送貨通知單。送貨通知單的內容記載要項包括:1.客戶名稱。
2.品名、規格、數量、單價、金額。3.明細、其他事項。
(七)關於商品交貨、配送後,客戶拒絕收貨、要求退貨及其他等等的抱怨問題,應取得負責人或營業經理的認可,設法尋求處理辦法。
行政事務管理制度
一 總則 第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化 制度化，提高辦事效率，特制定本規定。第二條本規定所指行政事務包括檔案管理 印鑑管理 公文列印管理 辦公及勞保用品管理 庫房管理 報刊及郵發管理等。二 檔案管理 第三條歸檔範圍 公司的規劃 年度計畫 統計資料 科學技術 財務審...
行政事務管理制度
辦公室用品管理一定要做到文明 清潔 注意安全 防火 防盜 嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。第十六條勞保用品的購發 勞保用品的配給，由總經理辦公室根據各部 室的實際工作需要統一購買 統一發放。六庫房管理 第十七條庫房物資的存放必須按分類 品種 規格 型號分別建立帳卡。第十八條採購人員購...
行政事務管理制度
1 總則 第一條目的 為加強公司行政事務管理，明確公司內部關係，使各項管理標準化 制度化，提高辦事效率，特特定本制度。第二條內容 行政事務管理包括檔案管理 印鑑管理 公文列印管理 辦公及勞保用品管理 報刊及郵發管理等內容。2 檔案管理 第三條歸檔範圍 公司的規劃 年度計畫 統計資料 財務審計報告 經...