嘉和（南寧）企業集團公司
第一章檔案管理 2
第二章印章管理 5
第三章會議管理 6
第四章商務中心管理 11
第五章報刊及郵發管理 12
第六章辦公及勞保用品的管理 13
第七章車輛管理制度 13
第八章員工食堂管理 15
第九章保安管理 16
第十章附則 18
為加強集團公司行政事務管理，使各項管理標準化、制度化、提高辦事效率，特制定本規定。本規定所指行政事務包括檔案管理、印章管理、文印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。
第一條歸檔範圍
（一）公司的各類證照、規劃、年度計畫、統計資料、科學技術、財務審計勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、專案方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
（二）凡公司發文，經公司領導同意蓋章後，必須交1份影印件給行政部檔案保管員存檔。
第二條各公司、部門檔案由集團公司行政部歸口管理，指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第三條收發文程式與要求
（一）發文程式規定：
1、各部門需要發文，應事先向主管副總經理以上領導提出申請；
2、公司主管領導同意發文後，主辦部門應以國家政策法令，上級指示或工作實際需要草擬發文初稿；
3、草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡鍊、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用原子筆、鉛筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬稿人應填寫發文審批表，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、份數、是否存檔、擬稿單位與擬稿人等，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、部門主管應根據公司要求和上級有關指示精神、檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿人重新擬稿；
6、經部門主管審查修改後的文稿，送公司主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）簽發；
7、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
8、文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送公司副總經理、總經理審定批准簽發；
9、經領導批准簽發後的文稿交行政部統一編號列印、分發。
（二）收文程式規定：
凡集團公司收到需存檔的檔案、資料、檔案，必須填寫收文登記表，由檔案保管員統一登記簽收。
第四條文件的借取和借閱程式與要求
（一）總經理、副總經理、總助、總師查閱文件可通過檔案保管員辦理有關手續，直接提檔。
（二）集團公司其他人員需借取和借閱公司文件（原件或影印件）時，必須按規定填寫「檔案借取（或借閱）登記表」，並報經公司副總經理以上領導按許可權審批後，檔案保管員方可給予借取（或借閱）。
（三）抽閱文件須在當日歸還，借取和抽閱期間對文件資料必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總經理批准方可摘錄和複製，一般內部檔案需經公司副總經理以上領導批准方可摘錄和複製。
（四）凡交行政部存檔的嘉和合同：
1、關於付款的合同，須交乙份原件給財務部存檔。（行政部只有乙份原件時，交影印件）
2、關於嘉和工程的合同，須交乙份影印件給工程部存檔。
3、以上兩類合同交接時須做好登記，不需經領導審批。
（五）檔案使用審批人如下：
1、嘉和（南寧）企業集團公司檔案：梁巨集朝、鍾山、勞以強、王一流、梁巨集書。
2、廣西南寧嘉和房地產****檔案：梁巨集朝、鍾山、勞以強、梁巨集書；
3、廣西南寧嘉潤經貿****檔案：梁巨集朝、鍾山、王一流；
4、優利信（南寧）科技****檔案：梁巨集朝、鍾山、勞以強、譚宇平；
5、南寧市嘉利和物業管理公司檔案：梁巨集朝、鍾山。
第五條檔案的銷毀
（一）任何部門或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
（二）若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批准後方可銷毀，一般內部檔案，須經公司副總經理以上領導按審批許可權批准後方可銷毀；審批許可權按第四條（五）規定執行。
（三）經批准銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。
第六條本規定就集團公司內印章的製發、管理、使用、改正及廢止做出規定。
第七條本規定中所指印章是指嘉和地產、嘉潤經貿、優利信科技、嘉利和物業、嘉和集團公章和合同專用章；嘉和法人章、嘉和基建章。
第八條公司印章的刻製由行政部負責，如有需要更換或廢止的印章應及時按規定辦理有關手續。
第九條公司印章由公司指定專人保管。印章保管員應嚴格遵守公司印章管理制度，妥善保管印章，防止盜用印章現象發生；如印章在受到丟失、損毀、被盜的情況下，保管員應及時向上級領導反映情況；未經公司領導同意不允許開具空白介紹信及其他證明檔案；如違反規定私自蓋章，造成嚴重後果，一經發現，立即開除；對涉嫌違法犯罪的，則移送司法機關處理。
第十條印章使用必須按規定填寫「使用印章登記表」，並報經領導審批簽字同意後印章保管員方可蓋章。凡因工作需要借取公司印章，必須按規定填寫「借取印章登記表」並報經領導審批簽字同意後方可借取。
第十一條印章使用審批原則：誰批准，誰負責。印章使用審批人對蓋章後果負直接責任。對於未辦理印章使用審批手續的人員，印章保管員有權拒絕給予蓋章。
第十二條經領導審批同意，已蓋過章的檔案，若需重新蓋章，無論內容是否改變，都須經原批准領導重新審核簽字同意蓋章後，印章保管員方可蓋章，否則，印章保管員有權拒絕重蓋。
第十三條印章使用審批人如下：
（一）嘉和（南寧）企業集團公司印章：梁巨集朝、鍾山、勞以強、王一流、梁巨集書。
（二）嘉和法人印鑑（梁巨集朝）：梁巨集朝、鍾山、勞以強、王一流、梁巨集書。
（三）廣西南寧嘉和房地產****基建專用章：梁巨集朝、梁巨集書、林仲清（非林仲清本人起稿，經黃健簽字認可，林仲清方可有權簽字同意蓋章）。
（四）廣西南寧嘉和房地產****印章：梁巨集朝、鍾山、勞以強、梁巨集書。
（五）廣西南寧嘉潤經貿****印章：梁巨集朝、鍾山、王一流。
（六）優利信（南寧）科技****印章：梁巨集朝、鍾山、勞以強、譚宇平。
（七）南寧市嘉利和物業管理公司印章：梁巨集朝、鍾山。
第十四條任何會議都必須有目的、有計畫、有組織地進行。開會的目的在於集思廣益，溝通意見，糾正偏差，統一意志，提高工作效率進而促進問題的解決。
第十五條會議的分類及組織：
（一）集團公司會議，主要包括：總經理辦公會議、重大專案投資評估會議、整體工程管理研討會議，全體員工大會及其他重大問題議定會議。會議由總經理或常務副總經理主持召開。
（二）分公司和部門專項工作會議，包括：行政辦公會議，集團各公司及部門召開的經營、生產、分析、研究、檢查、排程、布置工作會議，週會、例會等。會議由集團分管領導或部門主管組織召開。
（三）黨、工、團或其他團體會議，會議由團體負責人組織召開。
第十六條總經理辦公會議例會，每月召開一次，定於每月第一周的星期一上午9：00召開。由行政部每月26日向出席會議人員發放「會議提案申請表」，與會人員應按要求填報會議擬報告事項及提案並提出意見，28日前交回行政部轉呈會議主持者，主持者根據「會議提案申請表」報告事項擬定議事議程，提前通知與會人員。
參加會議人員為集團公司總經理、常務副總經理、副總經理及有關人員。其他會議根據工作需要召開。
第十七條出席會議人員的確定，應以必須參加為準則：
（一）與會者與會議所要實現的目標是否負直接或主要責任，與會後的工作是否直接相關。
（二）與會者在中心議題方面是否具備專門的知識與經驗，是否能有助於議題的深化。
（三）與會者是否有能力或者有權力形成一項決議，是否可有可無。
第十八條擬定會議議事日程。並非所有會議都必須擬定書面議程，但是，與會者應該事先了解議題或會議主要討論事項，以便有所準備。議事日程通常由會議主持人擬定。
在擬定議事日程時必須考慮下列要點：
1、重要的議案或事項必須列在整個議事日程的前項，不重要的事項靠後討論。
2、必須合理分配各項議案或事項的時間，要為重要的事項留出足夠的時間，必要時標出各議案的時間分配，以便會議主持及與會者控制時間。
3、每次會議議程不必太雜，內容不必太多，以提高會議的成效。必要時可以考慮分兩次開會，或分階段討論同乙個議案。
4、議程的目的在於提醒與會者注意，並為開好會議早作準備，所以，議程應提前通知每一位與會者。
5、如屬重要議題，在時間允許的情況下，可以事先要求與會者作準備，並指定時間提交建議或要求，由會議主持人歸納彙總，提交會議議定。
6、提前送交與會議議程有關有的資料或通知會議議題以減少會議討論的時間。
第十九條會議記錄。會議記錄要求真實、準確、完整。要求會議記錄人員有認真負責的精神，具有一定的秘書工作專業知識和實際訓練。
會議記錄人員還必須熟悉會議情況，明確會議的宗旨，否則，不可能迅速地對會議內容做出完善準確的記錄。
（一）、會議記錄包括兩部分內容：
1、會議的組織情況：包括會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等。
2、會議內容：包括會議議題，討論發言，形成的決議等。
（二）會議記錄方法：
1、摘要記錄：適用於一些日常性的工作會議，不是每言必錄，而是抓住重點，摘錄要意。如發言要點，結論，會議通過的決議，決定等。
記錄人員對與會人員的發言必須迅速作出分析，抓住重點，領會要意，明白取捨。既要準確地表達發言者的中心意思，沒有曲解和疏漏，又要做到簡明扼要。
2、詳細記錄：適用於領導的重要發言，會議決定、決議等。詳細記錄要求有言必錄，不僅要記錄要點，而且要按照原話記錄下論述的材料和論證。
作詳細記錄速度要快，要求記錄者集中精力，思想不能分散，否則聽了上句沒聽下句就不能全面、準確、詳細地記錄會議的內容。
行政事務管理制度
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