物業行業工作規範化怎麼做？
隨著物業行業企業規模的擴大及業務的擴充套件，企業出現了崗位及部門職責分工不明確、人員閒忙不均、出現問題互相推諉等現象，嚴重阻礙了物業行業企業的進一步發展。這些問題的出現，究其原因就是物業行業企業沒有做到工作規範化。那麼，如何明確和量化崗位及部門的職責分工，如何實現工作規範化就成為物業行業企業管理者關心的重點。
對物業行業企業進行工作規範化，可以進一步提高企業管理水平，夯實管理基礎，著眼長遠的戰略措施，不斷提高企業的管理水平和核心競爭力。由此可見，實現工作規範化是物業行業企業實現基業長青，穩步向前發展的重要環節。實現工作規範化的重要手段之一就是對企業進行精細化管理。
本文便是人力資源專家——華恆智信為某物業行業企業進行精細化管理，實現工作規範化的專案紀實。
某物業集團是一家全國性的股份制物業管理集團，成立於2023年，是國家一級資質物業管理企業，是聯合20余家成員單位共同成立的物業服務集團化運營機構。該物業集團以物業服務為核心經營領域，同時跨越了房地產投資、商業物業經營的物業價值鏈上游，以及樓宇科技、電梯工程、停車場建設的物業價值鏈下游，是物業全生命週期綜合性服務機構。
該物業集團通過旗下各專業子公司為全國各地客戶服務，服務型別包括多/高層商住樓、別墅、服務式公寓、寫字樓、商場、市政公建、高等院校、醫院、大型社群等，形成了產品結構多元化的、龐大的專業服務體系，業務遍及全國20多個省、直轄市。
該物業集團以優質的口碑贏得客戶信賴，整合全國百餘個專案的成功運作經驗，厚積二十多年的物管文化，有信心與實力保障物業服務的專業素質，樹立物業管理的行業典範，為客戶提供持續不斷的價值。
隨著業務的不斷擴充套件，該物業集團發展迅速，公司規模的擴大，帶來了部門設定的增多，部門與崗位職責的增加。這樣，在部門內部或部門間就出現了職責分工不明確的現象，職責的交叉，使得責任無法鑑定清楚、部門間配合不順暢，進而導致了工作效率的降低；同時，部門內部存在人員忙閒不均現象嚴重，部門及人員配置不合理，沒有乙個可供衡量工作量的標準，管理的無標準，導致管理僅是憑感覺進行；遇到問題時，往往是部門之間或者是員工之間相互的推脫，問題得不到及時有效的解決。
另外，由於集團組織結構採用的依然是直線職能式的組織結構模式，該模式的應用對指令的傳達與確保執行起到非常好的作用，但是在跨部門協作與支援方面的不足成為管理的短板。而且，由於部門管理人員的職業化水平不足，在管理過程中有效的檢查監督不足、不到位的現象時有發生。如何規範企業運作，捋順部門與崗位職責成為該集團企業發展的關鍵所在。
★ 通過對該集團所存在的部門內部、部門之間職責不清、員工責任不明的問題的把握，可以看出該企業在內部管理上應該先梳理清晰部門職責，只有內部理順了，才可以為外部競爭力的增強奠定基礎。而部門內部、部門之間職責的梳理，體現在企業的管理過程中，主要是通過精細化的管理來實現。
★ 所謂精細化管理，主要包括三個要素（如圖一所示），即組織結構與職能劃分、業務流程與管理流程優化、崗位規範與工作標準，將三者有效地梳理清晰，將有利於企業效率的提高及工作的規範化。組織效率的提高又主要包括三個層面，即行業效率、部門效率和崗位效率，對於該集團而言，重點是提高部門效率和崗位效率。根據精細化管理的思路，企業在改革過程中，主要是進行部門職責的梳理、崗位說明書的編寫，部門間的協作配合規範等。
圖一：精細化管理的三要素
根據企業實際情況，華恆智信顧問公司為企業提供了精細化管理的改革方案。所謂精細化，就是從思路上一般要體現流程化、定量化、資訊化等要素，使紛繁複雜的工作盡可能地變成有條不紊的固化工作鏈。領導主要從事決策性的工作，而員工主要從事具體的常規性的工作。
在精細化管理的過程中，重點強調精細化管理四原則——例行化、定時化、程式化、視覺化。具體的四原則的內涵詳見圖二所示：
圖二：精細化管理的四原則
在精細化管理原則的指導下，首先，是將部門職責加以梳理，形成清晰明確的職責分工，在職責分工過程中，運用華恆智信特有的**五角色分工工具將部門職責落實到每一位員工的身上，保證人人有職責，事事有備份。在職責梳理過程中，重點是要明確各部門、各崗位的工作職責內容、具體要求標準以及人員所承擔的角色責任。
其次，在部門職責梳理完畢之後，根據部門職責的內容，進行員工崗位說明書的編寫。部門崗位說明書的編寫，要注意從工作量、工作用時、頻次方面加以細化，通過對崗位職責的梳理，確定出員工的日周月季年工作事項。同時，在任職資格要求中，針對各崗位的性質，制定出該崗位任職者的必備要求和期望要求，為以後的招聘、培訓奠定基礎。
最後，在部門內部和崗位職責清晰的基礎上，要進一步明確部門之間的職責關係，梳理清楚各自的責任，制定部門協作配合事項內容及要求標準制度，規範各部門間的協調配合內容，加強部門之間的配合力度，以提高整體的工作效率。
總之，精細化管理，貴在細，但又貴在精。只有精和細真正地做到位了，基礎的管理也就上了乙個大的台階，企業的規範化與標準化也就自然而然建立起來了。
精細化管理是一種管理理念和管理技術，是通過規則的系統化和細化，運用程式化、標準化和資料化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續執行。精細化管理有三大原則：注重細節、立足專業、科學量化。
只有做到這三點，才能使精細化管理落實到位。對於精細化管理，我們可以從以下八個方面進行理解：
1、精細化管理首先是一種科學的管理方法。管理是組織將有限的資源發揮最大效能的過程。要實現精細化管理，必須建立科學量化的標準和可操作、易執行的作業程式，以及基於作業程式的管理工具；
2、精細化管理也是一種管理理念。它體現了組織對管理的完美追求，是組織嚴謹、認真、精益求精思想的貫徹；
3、精細化管理排斥人治，崇尚規則意識。規則包括程式和制度，它要求管理者實現從監督、控制為主的角色向服務、指導為主的角色轉變，更多關注滿足被服務者的需求；
4、精細化管理研究的範圍是組織管理的各單元和各執行環節，更多的是基於原有管理基礎之上的改進、提公升和優化；
5、精細化管理研究的物件是各類社會組織，但更多關注的是企業，特別是面臨轉型期、管理提公升期的企業；
6、實施精細化管理的目的是基於組織戰略清晰化、內部管理規範化、資源效益最大化的基礎上提出的，它是組織個體利益和整體利益、短期利益和長期利益的綜合需要；
7、精細化管理最終的解決方案只能是通過訓練達到組織成員素質提公升的方式實現；
8、精細化管理不是一場運動，而是永續精進的過程，是自上而下的積極引導和自下而上的自覺響應的常態式管理模式。
在人力資源專家華恆智信顧問團隊和該物業行業企業管理者的共同努力下，華恆智信顧問團隊基於該物業行業企業的工作規範化問題設計的精細化管理方案實現了順利落地。在華恆智信顧問團隊的指引下，該物業行業企業逐步實現工作規範化，使得日常的工作有了執行的標準、有了檢查監督的方向，為企業的管理提公升奠定了堅實的基礎。工作規範化，強調管理的細緻，只有細緻到點上，才可以真正地實現工作的量化與標準化。
工作規範化不僅是物業行業企業適應激烈競爭環境的必然選擇，也是企業成為乙個基業常青的百年老店的必然選擇。
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