第一部分：什麼情況需要開會？
通常以下幾種情況下有必要召集開會
1、解決問題
當主管面臨問題時他希望通過開會來集思廣益以取得解決問題的更好的效果此時最好是能邀請部屬開會。邀請部屬共商問題、解決方案不但可讓部屬感受到尊重而且也能表現出對協商解決的熱情。
2、收集資訊
召集能夠提供資訊的人開會是收集資訊的一種有效的方法。你可以請求資訊提供者用書面的方式將資訊傳遞給你也可以當面向他們收集資訊。如果有必要讓其他的人了解這種資訊你也可將它影印然後分發出去。
3、提供資訊
開會是為提供資訊的一種明智的舉措。。
4、協調矛盾
。 5、激勵士氣
年初或者年底的總結會或者年會常具有這一目的這類會議是總結收穫、獎勵員工使公司上下團結一心朝著乙個方向公共努力。
6、宣傳政策
當主管準備將既定的政策傳達給部屬的時候他可以採取三種途徑：第
一、書面宣傳第
二、面對面個別宣傳第
三、開會宣傳。。
7、作為一種日常的管理工具。定期召開例會比如每週例會、每月例會、每季例會等讓下屬匯報自己的工作情況可以使管理者及時掌握下屬的工作進展、存在的問題以及困難從而給他們提供相應的支援和幫助。
8、突發情況及其他。
第二部分：召開高效會議的步驟
本工具主要針對企業日常會議召開步驟如下
第一步：會議準備
會議組織者需要在會議之前做好會議相關準備根據會議議題需要對各項準備工作進行分工將任務明確給個人。以下是會議準備工作的任務分配樣表。每個人須根據安排在規定時間內按質按量完成各項任務。
會議準備工作任務分配表
充分的會議準備是召開高效會議的基礎只有做好了充分的準備才能在會場上就所需的資料背景、需要解決的問題、可能出現的異議等做到有的放矢、游刃有餘。會議準備是快速有效地解決會議議題、實現會議目標的關鍵它包括設定會議目標、制定會議方案、發出會議通知、準備會議資料。具體內容如下：
一、會議目標的設定
會議目標就是召開會議的目的例如安排下月銷售任務、招聘乙個財務主管等等這都是開會的主要目的。會議目標必須要明確、具體不可似是而非、模稜兩可其要求如下：
1、會議目標必須書面列明許多會議組織者在規劃會議的時候都以為沒有必要將目標寫出來其實這是不太好的。用書面方式寫下會議目標有三個好處第
一、有助於目標的內涵澄清第
二、書面目標較不容易被遺忘第
三、當目標較多時以書面方式寫下容易調和它們之間的潛在矛盾。
2、會議目標必須明確「應實現什麼目的」
會議目標要明確這次會議「應實現什麼」而不是在會上「應做什麼」。例如當會議目標被定為「向員工宣傳新的告假程式」時主持人只是照本宣科地讀一遍程式說明而草草了事這樣的會議只流於形式起不到作用。但若會議目標被定為「讓員工了解新的告假程式」則主持人將不能不關心員工對新的告假程式是否已真正了解。
3、會議目標必須具體而且可以衡量
含糊籠統的目標很難作為行動的指南。例如某主管因為感到某產品不良率過高而決定開會研討降低產品不良率方案。如果他將會議目標定為「**如何降低產品的不良率」則該目標肯定很難為參會者提供指南，因為他沒有具體地指出產品的不良率應降低多少，以及應在多長的時間內達到這個結果，但若他將會議目標改定為「**如何***底之前將產品不良率由目前的5降低至3」，則上述缺點將不復存在。
二、制定會議方案
會議方案主要包括會議議題及討論順序、確定會議發言人和參會人員、提出會議的時間和地點。
1、會議議題及討論順序
會議議題也就是會議商討研究的主要內容。一次會議的議題可能不只有乙個但是一定要分清輕重緩急首先解決主要的問題次要的問題放在後面。。很明顯第乙個問題是重中之重是會議首先應該解決的問題其他兩個議題的重要性次之應該放在後面討論。
2、確定會議發言人
會議發言人是根據會議目標來確定的。會議發言人的確定、發言內容和發言順序都要根據會議議題的內容和重要程度來確定。
（1）會議發言人
會議發言人可以是對會議議題提供重要資訊的人他能幫助與會者提高認識、獲得知識例如培訓會上的講師的發言就是提供資訊和知識的。。
（2）會議發言內容與順序
會議發言內容是由會議議題決定的會議發言內容不能拋開議題而談那些與議題無關的內容。會議發言順序也是按照會議內容以及議題的重要程度來確定的。
3、確定參會人員
參會人員必須是與會議議題相關的，人員無關人員不應該參加，尤其是對於一些關係商業秘密的會議。
與會者人數不宜太多，因為：第一，會議的成本非常昂貴，沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。第二，與會者人數較多時，溝通將趨於困難。
一般限制在 5—7人為宜這時與會者普遍擁有較多的參與機會。若與會人數多如多至20人以上可以視實際需要而採取分組討論方式處理各種議案。
4提出會議的時間地點
（1）會議時間
會議召開時間需要在與會人員溝通後才能確定尤其是對於重要的參與者如重要的發言人、嘉賓等。另外還要盡量避開一些企業常規的活動日期和節假日以及其他重要的活動的日期。會議地點安排以方便為原則如需預約應提前預約不能出現兩個會議在同一時間使用同乙個會議室的衝突。
會議持續時間不宜過長以乙個小時為宜。若是會議議題較多會議時間將延長但最好不要超過兩個小時。時間超過乙個半小時的會議中間要選擇一定時間休息。
（2）會議場地
。 三、發出會議通知
1、會議通知形式
會議通知一般有書面通知、**通知、郵件通知、當面通知和宣傳欄張貼通知幾種方式。對於不同的會議採取的通知形式不同。
（1）郵件通知
。 （2）**通知
**通知也是很方便的一種通知方式這種方式能逐一確認與會者能否參加會議但是它只適用於人數較少的會議。
（3）簡訊通知
。 （4）宣傳欄張貼通知
。 （5）當面通知
當面通知是一種快捷的通知方式並通過一定的溝通能讓與會者提前獲取會議的資訊。當面通知也只能適應於規模較小、人數較少的會議有時當面通知不能保證與會者完全記清會議通知資訊。
（6）書面通知
書面通知是一種正式通知它要求與會者對通知簽收。若當事人不在請別人代通知要求代通知人也要簽字事後通知人要追蹤落實。書面通知適應於重要的會議。
（7）邀請函
邀請函也是一種會議通知形式邀請函是邀請嘉賓或其他重要的領導參加會議的一種通知形式。
2、會議通知內容
會議通知內容必須包括開會的具體時間、地點另外還包括會議議題及議程安排和所需其他準備如會議所需材料等。
一般情況下發放會議通知時一定注意要得到與會者的一一確認，確認與會者收到準確的會議通知並視情況拿到回執。另外對於一些重要的會議和重要的與會者會議組織者應提前一天再次提醒確保會議的順利召開。
溫馨提示會議的書面通知式樣請見工具箱附件1：會議通知。
四、準備會議資料
會議資料的準備是否得當也影響到會議的質量。由於會議任務的不同所需的材料也不盡相同。
（1）對於決策性會議，需要準備大量的統計分析材料，而且材料要求還要準確不能存在錯誤。例如，擬定下一年銷售計畫，需要準備包括市場分析、競爭對手分析以及各種企業報表等大量的統計分析資料；
（2）對於解決問題類會議，會前需要對準備提交的會議決議的問題梗概、癥結、處理意見以及對處理意見的證論等形成書面文字材料。
注意：會議資料要正確詳實不能存在錯誤所以就要求在開會前認真地核對檢查。另外材料應於會前提早發放，尤其是對那些需要依據資料做出某些決策的會議，應該在會前提前10-15分鐘發放，或者在傳送會議通知時一併附上。
五、準備工作核查
在上述四個方面完成後需要對完成的工作進行核查發現是否存在疏漏、是否存在其他問題。
溫馨提示會議準備工作核查表請見工具箱附件2：會議準備工作核查表。
第二步會議開始
一、如何主持會議
會議主持是全面掌控會議、確保會議按照會議議程進行、保證會議目標實現的關鍵，所以會議主持人對於會議的順利開展是極為重要的。
主持會議的基本程式為宣布會議開始、介紹會議議題、掌控會議程序、總結會議、宣布會議結束。
1、宣布會議開始
按時宣布會議開始，即便有幾個與會者還沒有到會，也要按時開始。當遲到的人到達會場時，可能會落掉一些重要的內容，但是也不要返回，否則會影響整個會議的程序。
2、介紹會議議題
在介紹完出席會議的重要領導和嘉賓後，介紹會議所要討論的問題、討論順序和預期要實現的目標。這個介紹可以使與會者對會議的議程安排、會議的目的以及所要達到的目標有乙個清晰地認識，然後再根據實際情況做出必要的調整。
3、掌控會議程序
在會議過程中主持人的主要作用是掌控會議的程序。在會議中可能會遇到發言人的發言偏離主題、與會者不能完全理解發言人的發言、兩方或多方無意義的爭辯、會議陷入僵局等情況主持人應該及時制止、引導、解釋、補充等使會議能夠順利進行下去。有關「主持人的職責與主持注意事項」請見後文。
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更新日期2011 6 24 16 37 59共有303人瀏覽 作為企業管理者，每週可能約有35 以上的工作時間在開會。可以說，怎樣開乙個高效會議，是老闆們的必修課。高效會議怎麼開 開會，開會，開會！說起開會人人都煩。據統計，全世界每天至少有6000萬個事務性會議，而我國以每日1000萬個會議名列榜首...
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企業會議怎麼開
會議的種類 談判會議 用於解決爭端和衝突，目的在於經過討論達成一致或諒解。報告會議 資訊往往是意向流動，不許討論，否則會影響資訊的有效傳遞。解決問題會議 要求充分發揮參會員的主觀能動性，使用問題得以有效的解決。制定決策會議 只限於特殊人員參加，組織嚴密。參與者必須深刻理解決策，並對決策承擔責任。收集...