更新日期2011-6-24 16:37:59共有303人瀏覽
作為企業管理者，每週可能約有35%以上的工作時間在開會。可以說，怎樣開乙個高效會議，是老闆們的必修課。
高效會議怎麼開
開會，開會，開會！說起開會人人都煩。據統計，全世界每天至少有6000萬個事務性會議，而我國以每日1000萬個會議名列榜首。
作為企業管理者，每週可能約有34%以上的工作時間在開會。可以說，怎樣開乙個高效會議，是老闆們的必修課。
會議成本亦驚人
一些人會說，開會不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵？其實，會議成本通常是由三部分組成的，即會議工時成本，會議直接成本和效益損失成本。那麼我們來算算會議的成本究竟是多少。
假設一家企業要組織乙個10個人參加的專案會議，時長2小時，假設人均工時成本為30元/小時，薪資附回值係數為1.5，公司超額利潤稍頃數為薪資附加值係數＋1。
按照國際通行的會議成本計算公式，會議工時成本＝參會人員平均小進工資×薪資附加值係數×會議小時數×（參會人數＋2位會前準備員工）×公司超額利潤係數來計算，會議工時成本＝30×1.5×2×（10＋2）×（1＋1.5）＝2700元。
如果需外租會議室以及投影儀，會議室使用成本為120元/小時，投影儀使用成本為100元/小時，又會產生（150＋100）×2＝500元用費。
這些還不包括無形的效益損失成本，比如由於開會，會者不得不離開自己的工作崗位，影響工作效率，不及時處理突發事件乃至造成嚴重事故等。
10大因素致使會議效率不高
調查發現，至少有50%以上的會議是沒有效能的。綜合各種因素，會議效率不高通常由以下10大原因造成：
1.會議時間安排不當，每個人或精神困乏或飢腸轆轆，或因會議頻繁，員工不勝其煩。
2.會議地點設定不當，或環境不好，致使會議時常被干擾。
3.開會物件的選擇有誤，通知到來的是一些可有可無的參與者，而一些"必須到會"者卻因為有事務在身不能到場。
4.主持人缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引導，被與會者牽著鼻子跑，跑離了會議主題。
5.沒做好會議的準備工作，致使會議匆促而無成效。
6.一把手不重視會議，不抓實效，使與會者敷衍了事，致使會議大多流於形式。
7.目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義。
8.會議缺少責任績效制約，沒有良好的會議制度。
9.領導者缺少會議成本觀念，沒有考慮會議時間的無形損失。
10.開會仍停留在"口＋筆"的傳統模式，沒有利用好現代技術，致使開會成本居高不下。
如何開乙個高效會議
人生活在乙個時時處處充滿會議的世界，我們又不得不承認，有些會議對推動企業不斷發展的確非常關鍵。如何才能開乙個高效的會議，如何能在會議中切實解決問題，以提高企業競爭力？
明確會議目標
會議本身就是以目標為導向。有乙個明確、對口的目標才能體現召開會議的意義。比如召開銷售會的目的就是要調整相關營銷策略、把市場占有率提高多少點、銷售收入增加多少點等等，讓與會者都有指標才有可能認真貫徹執行。
合理安排會議時間
上午9-10點之間，員工開始進入工作狀態，思想活躍情緒飽滿。這個時間段最合適開重要的會議，同樣也是進行業務洽談的最佳時機。上午10-11：
30點或下午2-4點之間，較為適合調動員工集思廣益，讓大家能充分展開頭腦風暴。其他時間可處理較為次要的會議。
制定會議計畫，使會議標準化
會議計畫主要包括確立適合的參會者、會議的記錄、議程、時間、會場、開會的方式等。如會議討論是分小組進行還是個人發言，決策是領導人拍板還是團隊表決。在會議之前應建立清楚會議議程，將所要解決的問題、程式、時間、地點以文字形式分發給與會者，讓他們對會議的目的、本質與架構等各種情況有乙個詳細的了解，使他們有充爭的時間準備相關的資料進行有針對性地發言。
國內地產標桿企業萬科到日本企業對標，發現日本人每次開會都是標準化操作模式，包括會議的目標/議程/參與者/主持/決議/執行等。連兩個不同的會議前後隔幾天都是標準的。這對萬科震動很大，回國後也開始對會議進行梳理、分類，進行標準化管理。
制定會議議程細分表
乙個大型會議議程、事項很多，為不使會議忙而出錯，制訂會議日程表很重要。開會當中，主持人可以不時抽出一些時間來檢查議程明細表上的每一項，看看過去執行的情況，努力在計畫規定的時間內把會議討論全部落實，並及時結束會議。利用議程明細表還可對突發事件進行調整，以保證會議順利進行。
巧妙控制會議過程
為使會議自始至妖冶保持良好執行狀態，會議必須進行有效過程控制。會議開始時應由主持人說明會義的和期望，明確誰做會議記錄和誰協助控制時間，並說明會議的規範，如關閉手機、做好筆錄、網路連線、鼓勵提問、不准中途離開等，以避免影響會議的正常進行。會議主持人的首要任務是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題。
同時還要設定時間，準時開始和結束，並對每個議程擬定大致的時間限制。乙個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。
善於對付"會議麻煩製造者"
乙個會議最怕的就是不配合的人，使會議難以順利達到計畫目標，我們把這些人稱之為"會議麻煩製造者"，美國柯達公司把"會議麻煩製造者"歸為六大類，並制定了對付這六大類人的方法。
遲到者--對有各種藉口常遲到者，採取重點盯人術。在會前特別打招呼，屢教不改者會後就作相應處罰；對偶爾遲到者，會後多加補課，分發會議記錄；對重點人物的遲到，就是會上簡要快速回顧剛才會議主要情況，會後分發會議記錄。對一般人物遲到，仍按時開會；對重點人物遲到，就適當延時開會，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會議。
攪局者--攪局者往往對某個主題或計畫持有嚴重偏見，提不出正面建設的意見，為反對而反對 。因此會議主持者往往應在徵求多數人的意見的情況，採取限制時間量、設制時間段、限制主題和要求並提出正反兩個方面意見來干預隨意"炮火亂開"的攪局者。
心不在焉者--這種人愛做小動作，容易分心，有時還會嚴重干擾會議情緒 。對付此種人，主持人就用眼睛不時關注他提醒他，或者穿插提問，吸引其滿意注意，甚至可以讓這種人做會議記錄，寫會議感想提建議，讓他無法分心。
窮嘴多舌者--這種人家辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費大家時間；或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會議秩序。對此，主持人就限制時間量、設制時間段，巧妙控制這些人隨意發言，或在會尾給這些人多留發言時間，以免偏離主題。
幹私活者--這些人沒把會放在心上，在會上藉機忙碌其他事。主持人應在會前作出禁止會上處理其他事情的宣告。尤其是對愛幹私活者更要挑明，指出其行為的不正當性。
應付幹私活者，非重要會議也可設在上班前後開，或隔絕會場內外環境，營造嚴肅氣氛，同樣是好方法。
爭寵者--這種人往對領導提出的某個主題或計畫一味迎合、讚賞，毫無主見地支援，對會議提不出任何建設性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會議被一片讚美聲所淹沒。
做好會議記錄
每一項會議一定要有乙個準確完整地會議記錄。會議的各項決議一定要有執行人員、所負職責及完成期限，且必須在記錄中明確說明，避免會後互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會議結束2-3天後，所有與會者應拿到會議記錄，所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋、執行的職責。
建立會後追蹤責任制
看一次會議是否成功，要看會議是否產生了切實可行的決定，並且是切實有效的執行。因此，會議結束時要及時總結會議的主要決定和行動方案，建立會議事後跟蹤程式，明確各項任務的責任人及完成時間，並確定由誰進行督促和檢查實施的情況。如有意外，可及時發現並調整。
在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，關係著公司的成本。前幾年日產汽車大刀闊斧推行全員的會議革命，省下了六十億日元成本，未來三年預計還可省下三百億日元。
葉茂中說："成功的會議是需要設計的。如果就像設計公司的產品那樣精心設計會議，那麼會議成功率就會越來越高，企業就越有競爭力。"
如何組織高效會議
會議的 傾向 在會議過程中，應避免 傾向 不守時 不負責 議而不決 不投入 不執行。1 不守時。一旦人沒有到齊，會議就會延長時間，影響的就不是乙個人的時間。2 不負責。大家都是作為收音機來參加會議，你說什麼我聽什麼，不參與討論，也不對議題最終結果負責，這樣的會議成果也不會顯著。3 議而不決。大家討論...
高效會議如何開
第一部分 什麼情況需要開會？通常以下幾種情況下有必要召集開會 1 解決問題 當主管面臨問題時他希望通過開會來集思廣益以取得解決問題的更好的效果此時最好是能邀請部屬開會。邀請部屬共商問題 解決方案不但可讓部屬感受到尊重而且也能表現出對協商解決的熱情。2 收集資訊 召集能夠提供資訊的人開會是收集資訊的一...
如何組織會議
會議組織注意事項 會議組織流程圖 一 會議籌備 一 會議資料準備 1 在具備條件的前提下，將參會人員的資料按每人次準備好，注意區分參會人員的角色 如分成會議主持 參會領導 參會普通人員 資料按照人員角色分別準備。2 會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參...