公司管理制度

石河子市東盛房地產開發****

檔案管理制度

1 總則

1.1 為加強本公司檔案管理工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

1.2 公司檔案是指本公司在各項業務及管理活動中形成的，對本企業具有查考、利用價值的各種檔案、圖表、簿冊、資料、音像碟片、電腦碟片等不同載體形式的記錄資料。公司檔案是反映企業歷史面貌，維護企業合法權益的憑證，是企業的寶貴資源和財富。

1.3 公司總經理辦公室是公司檔案的管理部門，負責公司檔案管理。各部門及檔案管理人員，應認真執行檔案工作規定，確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

2 檔案材料的收集管理

2.1 公司指定專人負責檔案材料的管理。

2.2 檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交公司領導審閱後歸檔。

2.3 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的檔案材料，由主辦部門或人員收集，交總經理辦公室備案。會議檔案由總經理辦公室收集。

3 歸檔範圍

3.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

3.2 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3.3 本公司的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及演示文稿。

3.4 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。

3.5 本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料。

3.6 本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、**、錄音、錄影等。

4 歸檔要求

4.1 檔案管理總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同型別，便於保管和利用。

4.2 歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。

4.3 在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4.4 不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。

4.5 檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。

4.6 案卷封面，應逐項按規定書寫，字跡要工整、清晰。

5 檔案管理人員職責

5.1 按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

5.2 按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。

5.3 管理人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

6 檔案的利用

6.1 公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》（附件1），報公司領導批准後，方可借閱。

6.2 檔案借閱的最長期限為一周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報公司領導處理。

6.3 必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

6.4 不准拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。

6.5 必須愛護檔案，保持整潔，不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6.6 不准轉借，必須專人專用。

6.7 用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

附：檔案借閱（用）申請表

公司辦公室

2023年11月12日

附件一：

檔案借閱（用）申請表